Jak założyć oddział firmy zagranicznej w Polsce?

Jakie możliwości mają przedsiębiorcy zagraniczni?

Wszyscy przedsiębiorcy zagraniczni, którzy chcą poszerzyć zakres terytorialny swojej działalności na Polskę, mogą zrobić to, wybierając jeden z 3 sposobów:

1. Zakładając w Polsce nową spółkę.
2. Tworząc oddział spółki zagranicznej w Polsce.
3. Tworząc przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że według Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 470; dalej: „Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych”), do prowadzenia działalności na terytorium naszego państwa na tych samych zasadach, co obywatele polscy, uprawnione są osoby zagraniczne z państw członkowskich – a więc innych niż Polska krajów Unii Europejskiej lub państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym (oprócz krajów członkowskich UE są to: Norwegia, Islandia i Liechtenstein).

Ponadto wyżej wymieniona Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych rozbudowuje tę grupę również o osoby, które:

• posiadają w Polsce zezwolenie na pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej lub pobyt czasowy udzielony w związku ze szczególnymi, wymienionymi dokładnie w ustawie okolicznościami,
• posiadają w Polsce status uchodźcy,
• posiadają w Polsce ochronę uzupełniającą,
• posiadają w Polsce zgodę na pobyt ze względów humanitarnych lub zgodę na pobyt tolerowany,
• posiadają w Polsce zezwolenie na pobyt czasowy w połączeniu z pozostawaniem w związku małżeńskim zawartym z obywatelem polskim zamieszkałym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• posiadają w Polsce zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania działalności gospodarczej, udzielone ze względu na kontynuowanie prowadzonej już działalności gospodarczej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
• korzystają w Polsce z ochrony czasowej,
• posiadają ważną Kartę Polaka,
• są członkami rodziny, w której skład wchodzą obywatele państw członkowskich i do której dołączają,
• są uczestnikami programów wsparcia dla cudzoziemców w zakresie podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W rezultacie osoby z krajów należących do Unii Europejskiej oraz osoby z krajów członkowskich  Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), a także osoby należące do jednej z wyżej wymienionych grup, mogą prowadzić działalność gospodarczą na terenie naszego kraju zarówno:

• zakładając nową spółkę w każdej dostępnej formie organizacyjno-prawnej,
• albo tworząc oddział lub przedstawicielstwo.

Z kolei przedsiębiorcy spoza UE i EFTA oraz te, które nie należą do żadnej z powyższych, wyszczególnionych grup, mają dość ograniczone możliwości działania na terenie Polski. Mimo to wciąż mogą wybrać jeden z dwóch z trzech wymienionych sposobów prowadzenia działalności, czyli z:

• utworzenia na terytorium RP oddziału spółki zagranicznej;
• oraz przedstawicielstwa spółki zagranicznej,

pod warunkiem, że ratyfikowane umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej.

Jeśli chodzi o założenie zupełnie nowej spółki, mogą zrobić to jedynie w formie spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej, spółki  z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej (zgodnie z art. 4 ust. 3 Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych). Do spółek o wyże wymienionej formie organizacyjno-prawnej mogą też przystępować i obejmować lub nabywać udziały i akcje. Warunkiem ponownie jest to, że umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej.

Podsumowując, tacy przedsiębiorcy – spoza UE i EFTA – nie mogą prowadzić w naszym kraju jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej, spółki jawnej i spółki partnerskiej.

Choć ten artykuł dotyczy przede wszystkim założenia oddziału firmy zagranicznej w Polsce, to chociaż w niewielkim stopniu należy nawiązać do możliwości założenia przedstawicielstwa firmy zagranicznej oraz wyjaśnić, jakie są główne różnice pomiędzy oddziałem a przedstawicielstwem.

Co różni się oddział firmy od przedstawicielstwa?

Każdy z tych sposobów umożliwia – a przynajmniej w pewnym stopniu – rozszerzenie zasięgu aktywności prowadzonej działalności poza granice administracyjne państwa. Jednocześnie nie wymaga to tworzenia odrębnej spółki z siedzibą na terenie Polski.

Najważniejsze jest tutaj słowo „zakres”, ponieważ właśnie tym różni się oddział od przedstawicielstwa. Otóż zakres działania przedstawicielstwa według Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych może obejmować jedynie prowadzenie działalności w zakresie reklamy i promocji przedsiębiorcy zagranicznego. W efekcie przedstawicielstwo pełni wyłącznie funkcję marketingową danej firmy. Nie umożliwia tym samym prowadzenia w Polsce faktycznej działalności gospodarczej.

Natomiast zakres działania oddziału jest ograniczony tylko w tym zakresie, w jakim przedsiębiorca zagraniczny prowadzi daną działalność poza granicami Polski. Dlatego oddział jest znacznie szerszą instytucją.

Jednak wybór pomiędzy oddziałem a przedstawicielstwem zależy od sytuacji i indywidualnych uwarunkowań danego przedsiębiorstwa. Okazuje się bowiem, że każda z tych instytucji może być tą „lepszą” w zależności od konkretnych celów, intencji i założeń.

Warunki, które trzeba spełnić, aby założyć oddział firmy zagranicznej w Polsce

Gdy podejmiemy już decyzję o założeniu w Polsce oddziału firmy zagranicznej, powinniśmy zapoznać się ze związanymi z tym warunkami i dokładną procedurą rejestracji oddziału.

Po pierwsze jako przedsiębiorca zagraniczny musimy ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania nas w oddziale przedsiębiorstwa. Aby rozpocząć działalność oddziału, trzeba także wpisać go do rejestru przedsiębiorców KRS (Krajowego Rejestru Sądowego).

W tym celu należy podjąć poniższe działania:

• Złożyć wniosek przedsiębiorcy zagranicznego (sporządzony w języku polskim) do Krajowego Rejestru Sądowego (co istotne, od 1 lipca 2021 r. wniosek złożony może być wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych, a wniosek złożony w inny sposób podlega zwróceniu bez wezwania do uzupełnienia braku),
• Dołączyć do wniosku wymaganą dokumentację, tzn.:
• akt założycielski, umowę lub statut (niezbędne są tutaj uwierzytelnione tłumaczenia na język polski – nie wystarczy więc ani oryginał niesporządzony w języku polskim, ani nieformalne, nieuwierzytelnione tłumaczenie),
• informację o polskim adresie do korespondencji wybranej - zgodnie z ustawowymi wymogami - osoby upoważnionej w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego,
• odpis z rejestru przedsiębiorców z obowiązkiem przedstawienia także jego uwierzytelnionego tłumaczenia na język polski,
• zaświadczenie polskiego przedstawicielstwa co do wzajemności działania,
• ewentualne pełnomocnictwa oraz związane z nimi opłaty skarbowe,
• Uiścić opłatę sądową za wpis oraz opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Jak długo czeka się na wpis do KRS i co zrobić, gdy wniosek zostanie odrzucony?

Wniosek o wpis oddziału przedsiębiorcy zagranicznego do KRS według art. 20a ust.1 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1683 z późn. zm.), z reguły powinien zostać rozpoznany w terminie nie późniejszym niż 7 dni od daty jego złożenia w sądzie. Trzeba jednak podkreślić, że ten termin jest jedynie instrukcyjny, a więc za jego przekroczenie nie obowiązują żadne sankcje. Z tego względu – niestety – rzadko dochodzi do jego dochowania. W praktyce tego typu wniosek najczęściej zostaje rozpatrzony w terminie 1-2 miesięcy.

Gdy okaże się, że wniosek zawiera braki, sąd rejestrowy wzywa przedsiębiorcę do ich uzupełnienia we wskazanym terminie. Jeśli nie uzupełni on owych braków, sąd zwróci wniosek bez rozpoznania. Naprawa wszelkich wskazanych przez sąd błędów w terminie siedmiodniowym sprawi z kolei, że wniosek będzie dalej procedowany i zostanie rozpoznany w terminie siedmiu dni od złożenia kompletnego, poprawionego wniosku.

W szczególnych, uzasadnionych przypadkach sąd rejestrowy odmawia wpisu oddziału do Krajowego Rejestru Sądowego. Wówczas przedsiębiorca zagraniczny może wnieść apelację do sądu okręgowego za pośrednictwem sądu, który wydał decyzję. Ma na to dwa tygodnie od daty doręczenia decyzji o braku wpisu wraz z jej uzasadnieniem.

Co ma znaczenie poza wnioskiem?

Warto pamiętać, że poza złożeniem poprawnie wypełnionego wniosku o rejestrację oddziału razem z niezbędnymi załącznikami, trzeba także zgłosić do właściwego urzędu skarbowego wszelkie dane uzupełniające – takie jak numery rachunków bankowych, informacje o miejscu prowadzenia działalności, dane kontaktowe, informacje o wpisie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), o szczególnym statusie spółek, umowach i zmianach, które mogą podlegać podatkowi od czynności cywilnoprawnych, a także wszelkiego rodzaju informacji potrzebnych do prawidłowego opłacenia wszystkich składek oraz podatku VAT itd. Należy zgłosić to wszystko na stosownym formularzu NIP-8 w terminie 21 dni od daty wpisu oddziału do KRS oraz 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności.

Specjalne obowiązki oddziału

Przedsiębiorca podejmujący decyzję o założeniu oddziału przedsiębiorstwa, poza wymienionymi wyżej wymogami rejestracyjnymi, musi spełnić też szereg innych, dodatkowych wymagań. Są one niezbędne do spełnienia, aby oddział mógł funkcjonować poprawnie.

Według Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych należą do nich:

• obowiązek używania do oznaczenia oddziału oryginalnej nazwy przedsiębiorcy zagranicznego wraz z przetłumaczoną na język polski nazwą formy prawnej przedsiębiorcy oraz dodaniem wyrazów "oddział w Polsce",
• prowadzenie dla oddziału odrębnej, zgodnej z polskimi przepisami, rachunkowości w języku polskim,
• zgłaszanie ministrowi wszelkich zmian stanu faktycznego i prawnego w zakresie takich okoliczności jak otwarcie likwidacji przedsiębiorcy zagranicznego, który utworzył oddział, lub utracenie prawa do wykonywania działalności gospodarczej w terminie 14 dni od dnia ich wystąpienia.

Działalność gospodarcza prowadzona w Polsce przez firmy z Francji, Włoch, Niemiec, Norwegii czy Zanzibaru

Zgodnie z powyższym, aby wykonywać działalność gospodarczą na terenie Polski na tych samych zasadach, co obywatele polscy, konieczne jest przynależenie do państw członkowskich – a więc, zgodnie z ustawą, innych niż Rzeczpospolita Polska krajów członkowskich Unii Europejskiej bądź państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, przy poszerzeniu tego kręgu podmiotów o szczególne przypadki wyżej już wymienione.

Jednak aby w sposób przejrzysty objaśnić opisaną teorię, trzeba przedstawić ją na gruncie praktycznym i zarysować konkretne przykłady przedsiębiorców zagranicznych, którzy planują założyć przedstawicielstwo, oddział lub nową spółkę w naszym kraju i pochodzą z różnych państw. W naszym przypadku niech będą to przedsiębiorcy z Francji, Włoch, Niemiec, Norwegii i Zanzibaru:

• W najlepszej sytuacji są przedsiębiorcy pochodzący z Francji, Niemiec, Włoch i Norwegii. Mają oni najszersze pole manewru, gdyż zgodnie z przepisami mogą wykonywać na terenie Rzeczpospolitej Polskiej działalność gospodarczą w identycznym zakresie, co obywatele polscy. Francja, Niemcy i Włochy należą bowiem do Unii Europejskiej, a Norwegia jest stroną umowa o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Dlatego przedsiębiorcy z tych krajów muszą jedynie: wybrać formę działalności na terenie Polski (czyli: otwarcie nowej spółki, utworzenie oddziału albo utworzenie przedstawicielstwa) oraz spełnić opisane wyżej wymogi i podjąć wszystkie, niezbędne do tego czynności.
• Większe trudności i ograniczenia napotka przedsiębiorca z Zanzibaru – oczywiście zakładając, że nie ma on żadnych powiązań z Rzeczpospolitą Polską uwzględnionych w art. 4 ust. 2 Ustawy, które wymieniliśmy już w tym artykule (są to np. zezwolenie na pobyt stały, ważna Karta Polaka, albo rodzina w Polsce). Przedsiębiorca z Zanzibaru bez powiązań z naszym krajem ma możliwość utworzenia jedynie oddziału spółki zagranicznej lub jego przedstawicielstwa. Nie może utworzyć na terenie Polski (na identycznych zasadach, co obywatele polscy) zupełnie nowej spółki.

Taki przedsiębiorca, według art. 4 ust. 3 Ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych, może podejmować i wykonywać działalność tylko w formie spółki komandytowej, spółki komandytowo-akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej, oraz przystępować do ww. spółek i obejmować lub nabywać ich udziały oraz akcje.

Jeśli jednak stwierdzi, że woli utworzyć na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oddział zagraniczny przedsiębiorstwa, musi przejść przez dokładnie taką samą procedurę, jaką przyjęto dla przedsiębiorcy z Francji, Włoch, Niemiec, czy Norwegii.