Jak zweryfikować, czy importowany towar z Chin spełnia europejskie wymagania?

W InspectoHub każdego tygodnia spotykamy firmy, które były przekonane, że „skoro produkt wygląda dobrze”, to na pewno spełnia wymogi UE. Niestety – to jeden z najczęstszych błędów. Podczas audytów dostawców i inspekcji produktów w Chinach widzimy, że wielu producentów nie ma pełnej wiedzy o europejskich przepisach, a część z nich nawet tworzy dokumenty „pod klienta”, które nie mają żadnej mocy prawnej.
Dlatego w tym artykule wyjaśniam krok po kroku, jak zweryfikować, czy importowany produkt z Chin jest zgodny z normami UE – zanim zamówienie trafi do kontenera i zanim poniesiesz odpowiedzialność jako importer.

1. Czym właściwie są normy i wymagania UE?

Unia Europejska nie dopuszcza do obrotu produktów, które nie spełniają określonych wymagań bezpieczeństwa, chemicznych, elektrycznych, konstrukcyjnych czy środowiskowych. W praktyce oznacza to, że niemal każdy produkt podlega konkretnej dyrektywie, rozporządzeniu lub normie.

Najważniejsze z nich to m.in.:

• CE – znak potwierdzający zgodność z odpowiednimi dyrektywami (np. LVD, EMC, RED, MDR).
• RoHS – ograniczenia dotyczące substancji niebezpiecznych w elektronice.
• REACH – regulacje chemiczne obejmujące materiały, tekstylia, tworzywa sztuczne.
• GPSR (General Product Safety Regulation) – ogólne wymagania bezpieczeństwa dla produktów konsumenckich.
• EPR – obowiązek rejestracji m.in. opakowań, elektroniki, baterii w krajowym systemie recyklingu.

Warto podkreślić: Znak CE nie jest certyfikatem. To deklaracja producenta lub importera, że produkt spełnia wszystkie obowiązujące przepisy. Łatwo to nadużyć – i chińscy producenci robią to bardzo często.

2. Jakie dokumenty musi mieć produkt, by legalnie trafić na rynek UE?

Każdy importer ma obowiązek upewnić się, że produkt jest bezpieczny, zgodny z normami, prawidłowo oznakowany, udokumentowany.

Najważniejsze dokumenty to:

1. Deklaracja zgodności (DoC)
Podstawowy dokument w UE. Powinien zawierać m.in. dane producenta, dyrektywy, normy, numer serii, opis produktu, podpis osoby odpowiedzialnej.
2. Raporty z badań (test reports)
Prawdziwe testy laboratoryjne wykonane przez akredytowaną jednostkę, np. Intertek, TÜV, SGS. Deklaracja zgodności bez testów = dokument bez wartości.
3. Specyfikacja techniczna produktu
Wymiary, materiały, komponenty, parametry użytkowe. Bez specyfikacji dostawca może twierdzić, że „produkt odpowiada widocznemu na zdjęciu”.
4. Etykiety i instrukcje w języku kraju docelowego
Może to być język polski, niemiecki, francuski – zależy, gdzie produkt trafia. Brak instrukcji = niezgodność.
5. Dokumentacja EPR / rejestracje środowiskowe
W wielu grupach produktów to obowiązek importera.

3. Jak zweryfikować dostawcę pod kątem zgodności z normami UE?

Chiński dostawca bardzo rzadko ma pełną wiedzę o europejskich wymaganiach. A wielu importerów zakłada, że „producent powinien wiedzieć”. Niestety – to nie działa.

O co trzeba poprosić dostawcę?

1. O test reports z akredytowanych laboratoriów
Uważaj na: – raporty sprzed 5–10 lat, – testy wykonane dla innego produktu, – testy wystawione na firmę, która już nie istnieje, – raporty wygenerowane w Photoshopie (bardzo częste).
2. O deklarację zgodności (jeśli producent ją posiada)
Prawdziwa deklaracja zgodności nie wygląda jak broszurka reklamowa.
3. O zdjęcia etykiet, oznaczeń i tabliczek znamionowych
Na tym etapie często wychodzi, że… produktu nie da się legalnie sprzedać.
4. O listę norm, według których produkt został przetestowany
Normy muszą odpowiadać kategoriom ryzyka i dyrektywom UE.
5. O możliwość zlecenia testów laboratoryjnych
Rzetelny producent nie ma z tym problemu.

4. Kiedy testy laboratoryjne są konieczne?

Testy powinno się wykonywać:

• gdy produkt podlega obowiązkowym testom (elektronika, zabawki, wyroby medyczne, kosmetyki)
• gdy nie masz pewności, czy dokumentacja dostawcy jest prawdziwa
• gdy zmieniasz producenta
• gdy wprowadzasz produkt złożony lub nietypowy
• gdy produkt trafia na rynek o wysokich wymaganiach (np. Niemcy, Francja)

Testy można wykonać:

• na golden sample,
• na losowej próbce pobranej podczas inspekcji,
• na partii masowej (najczęściej podczas PSI).

5. Kontrole jakości w Chinach a zgodność z normami UE

Inspekcje jakości to nie tylko sprawdzanie wyglądu produktu. Jeśli są odpowiednio zaplanowane, pomagają ocenić, czy produkt spełnia wymogi UE.

Audyt dostawcy - https://inspectohub.pl/uslugi/audyty-dostawcow

Pozwala sprawdzić czy fabryka zna wymagania UE, czy posiada prawdziwe, aktualne certyfikaty, czy ma procedury kontroli jakości, czy ma historię eksportu do Europy, jakie materiały i komponenty wykorzystuje.

Inspekcja na początku produkcji - https://inspectohub.pl/uslugi/inspekcje-produktow

Daje możliwość wczesnego wykrycia stosowania niewłaściwych materiałów lub komponentów niespełniających norm.

Przedwysyłkowa kontrola jakości

Podczas PSI można sprawdzić etykiety, oznaczenia CE, piktogramy, instrukcje obsługi, ostrzeżenia, zgodność komponentów z dokumentacją, pobrać próbki do testów laboratoryjnych.

W InspectoHub często znajdujemy na tym etapie błędy, które mogłyby skutkować zatrzymaniem towaru przez europejski urząd celny. 

6. Najczęstsze błędy importerów

Z naszego doświadczenia największe ryzyka to:

• Brak specyfikacji produktu – dostawca sam decyduje o standardzie.
• Zaufanie „certyfikatom” wysłanym w PDF (większość jest fałszywa).
• Odrzucanie testów laboratoryjnych, bo „dostawca mówi, że nie trzeba”.
• Brak audytu fabryki przed zamówieniem.
• Zbyt późna inspekcja – dopiero po produkcji.
• Brak kontroli etykiet, instrukcji i oznaczeń CE.
• Używanie kopiowanych deklaracji zgodności znalezionych w internecie.
  Ten ostatni punkt jest szczególnie niebezpieczny – importer odpowiada prawnie za każdy dokument, jaki podpisze.

7. Jakie są konsekwencje wprowadzenia niezgodnego produktu na rynek UE?

Skutki mogą być bardzo poważne:

• konfiskata towaru przez urząd celny,
• wysokie kary finansowe,
• obowiązek wycofania produktu z rynku (system Safety Gate/RAPEX),
• roszczenia od klientów,
• utraty kontraktów handlowych,
• szkody wizerunkowe marki.

W praktyce koszt jednej decyzji może być wyższy niż łączna wartość kilku lat inspekcji i testów.

Podsumowanie

Weryfikacja zgodności produktów z normami UE to kluczowy element bezpiecznego importu z Chin. Nie wystarczy, że towar „wygląda dobrze” – musi być prawidłowo przetestowany, oznakowany, opisany i udokumentowany. Połączenie audytu dostawcy, kontroli jakości w Chinach i testów laboratoryjnych daje importerowi realne bezpieczeństwo oraz pewność, że towar przejdzie odprawę celną i trafi legalnie na rynek UE. Jeśli chcesz zweryfikować, czy Twój produkt lub dostawca spełnia wymagania europejskich norm, napisz do nas: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub dowiedz się więcej na https://inspectohub.pl/

Przeczytaj poprzednie artykuły związane z tematem importu towarów z Chin:
- Jak zweryfikować dostawcę, planując import z Chin?
- Jak sprawdzić jakość towaru przed importem z Chin i uniknąć wadliwych produktów?
- Na jakim etapie produkcji przeprowadzać kontrolę jakości towaru z Chin?
- Case Study: jak przedwysyłkowa inspekcja towaru uratowała importera przed stratą 50.000 USD
- Jakość produktów a zgodność z normami UE