Jak zatrudnić imigranta z Ukrainy? Jakie dokumenty są potrzebne i czy obecnie procedura została uproszczona?

Na czym polega uproszczenie procedury dla pracodawcy?
Procedura, na podstawie której firma może zatrudnić obcokrajowca w oparciu o oświadczenie pracodawcy o powierzeniu wykonywania pracy, dotyczy obywateli pochodzących z:

• Ukrainy,
• Mołdawii,
• Armenii,
• Białorusi,
• Gruzji,
• Rosji.

We wszystkich tych przypadkach zakład pracy może zrezygnować z pozyskania pozwolenia na pracę, a także tzw. testów pracy. To działania wdrażane przez urząd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy, które zmierzają do ustalenia, czy pracodawca może znaleźć odpowiednich pracowników na lokalnym rynku pracy (wśród zarejestrowanych osób bezrobotnych).

Kiedy pracodawca może złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy?
Aby skorzystać z procedury uproszczonej, pracodawca musi spełnić łącznie następujące warunki:

• pracownik pochodzi z jednego spośród wymienionych krajów Europy Wschodniej,
• pracownik jest zatrudniany na czas nieprzekraczający 24 miesiące,
• rozpoczęcie pracy następuje w terminie do 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia,
• wynagrodzenie pracownika musi być porównywalne z tym, jakie otrzymywałby pracownik z polskim obywatelstwem za tę samą pracę.

Procedura oświadczeniowa nie może dotyczyć zatrudnienia w pracach sezonowych (np. w gospodarstwie rolnym). Warto wskazać, że 6-miesięczny termin nie ulega wydłużeniu o czas wymagany na dopełnienie formalności, dlatego dokumenty należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem. Okres zatrudnienia cudzoziemca jest liczony łącznie dla wszystkich zatrudniających go firm, dlatego przed złożeniem oświadczenia pracodawca powinien ustalić, czy – i jak długo – dany pracownik był już zatrudniony u innych pracodawców.

Oświadczenie należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy wraz z kompletem załączników:

• dokumentów potwierdzających tożsamość pracodawcy (z CEIDG, KRS lub KRUS),
• wypełnione dokumenty podróży cudzoziemca,
• oświadczenie o niekaralności pracodawcy,
• dowód wniesienia opłaty w wysokości 30 zł za złożenie oświadczenia,
• pełnomocnictwo, jeżeli pracodawca działa przez pełnomocnika.

Jakie działania podejmuje urząd pracy po otrzymaniu dokumentów?
Kiedy pracodawca złoży wniosek wraz z załącznikami, podlegają one weryfikacji. Urząd pracy może wszcząć postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia spornych okoliczności. Musi ono zakończyć się w terminie 30 dni. Jeżeli nie ma takiej potrzeby, w terminie 7 dni:

• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest wpisywane do ewidencji oświadczeń – jeżeli formalności zostały spełnione,
• starosta odmawia wpisania oświadczenia do ewidencji na mocy decyzji – jeżeli pracodawca nie spełnił warunków.

Starosta może odmówić wpisania oświadczenia jeżeli:

• pracodawca był karany za nielegalne praktyki w związku z zatrudnianiem cudzoziemców,
• osiągnięto limit oświadczeń w danym roku kalendarzowym, o ile został on wyznaczony,
• oświadczenie złożono dla pozoru,
• oświadczenie zostanie wykorzystane przez cudzoziemca w innym celu niż świadczenie pracy dla pracodawcy,
• pracodawca nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej lub powierzeniem pracy innym osobom (np. nie opłaca składek ZUS, zalega z płatnością zobowiązań publiczno-prawnych lub prowadzi działalność, która nie uzasadnia zatrudnienia cudzoziemców).

Jakie są obowiązki pracodawcy względem zatrudnionego cudzoziemca?
Po dopełnieniu procedury administracyjnej pracodawca musi:

• skopiować dokument tożsamości pracownika,
• przedstawić osobie zatrudnionej umowę przetłumaczoną na zrozumiały dla niej język,
• przekazać pracownikowi oświadczenie zarejestrowane przez urząd pracy,
• zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
• poinformować właściwy urząd pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca.

Czy zawsze wystarczy jedno oświadczenie od danego pracodawcy?
Każde oświadczenie o powierzeniu pracy jest wydawane dla konkretnego stanowiska, miejsca pracy oraz zawodu. Oznacza to, że pracodawca będzie musiał złożyć nowe oświadczenie, jeżeli dojdzie do zmiany:

• stanowiska,
• warunków zatrudnienia,
• miejsca pracy,
• innych zmian dotyczących firmy lub pracownika.

Nie ma potrzeby składania nowego oświadczenia jeżeli:

• doszło do zawarcia umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej (daje ona więcej uprawnień i jest mocniej sformalizowana),
• zmianie uległa siedziba, nazwa lub forma prawna przedsiębiorstwa albo doszło do przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę lub jego przejęcia w ramach procedur M&A.
• Nowego oświadczenia nie muszą także składać agencje pracy tymczasowej, jeżeli pracownik jest kierowany do pracy w innym miejscu, o ile zmianie nie ulegają warunki zatrudnienia.

Pracodawcy, którzy chcą dalej zatrudniać obcokrajowców po wygaśnięciu terminu oświadczenia o powierzeniu wykonania pracy muszą uzyskać pozwolenie na pracę. Jest ono wydawane po przeprowadzeniu:

• procedury zwykłej – konieczne będzie przedłożenie do starosty informacji o rynku pracy,
• procedury uproszczonej – jej zastosowanie jest możliwe, jeżeli ostatnie 3 miesiące pracownik pracował na podstawie umowy o pracę i jego stanowisko nie uległo zmianie.

Procedury zatrudniania imigrantów z Ukrainy, choć uproszczone, nadal budzą wątpliwości wielu pracodawców. Aby terminowo dopełnić wszystkich formalności, warto rozważyć skorzystanie z usług kancelarii prawnej, która pomoże znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Niezależnie od omawianych rozwiązań w Sejmie trwają prace nad nowymi przepisami, które mają ułatwić podjęcie pracy obywatelom Ukrainy. Wstępnie przewiduje się, że preferencyjne regulacje wejdą w życie jeszcze w marcu 2022 roku.

Czytaj także:
- Zaliczka czy zadatek – czym się od siebie różnią? Co wybrać?
- Twoje dane zostały ujawnione w sieci sprawdź co możesz z tym zrobić
- Polski Ład a branża transportowa. Jaka forma prowadzenia działalności da najwięcej korzyści?
- Kary za przekroczenie czasu pracy kierowcy. Jakie są skutki prawne?
- Przepisy prawne, które regulują pracę przewoźników międzynarodowych
- Odpowiedzialność przewoźnika za przewożony towar. Podstawy prawne
- Windykacja należności w transporcie. Jak odzyskać zaległe płatności?