Zaliczka czy zadatek – czym się od siebie różnią? Co wybrać?

 Zaliczka, czyli część przyszłego zobowiązania
W kodeksie cywilnym znajdziemy pojęcie zaliczki (artykuł 743 kodeksu cywilnego), jednak nie przedstawia on żadnej definicji tej formy zabezpieczenia, co przysparza wielu problemów.
Aktualnie z zaliczki korzysta się najczęściej przy umowach zlecenie, umowach agencyjnych i komisu. W najprostszym ujęciu zaliczką jest część przyszłego zobowiązania wniesiona przez jedną ze stron umowy przed nadejściem terminu wymagalności lub przed momentem otrzymania świadczenia przez drugą stronę.

Obie strony umowy same wskazują, jaka część kwoty będzie traktowana jako zaliczka pobrana przed realizacją świadczenia. Zwykle określa się ją poprzez wskazanie konkretnej kwoty, jednak można zrobić to również stosunkiem procentowym. Przykłady:

„Kupujący zobowiązuje się wpłacić do dnia 3 czerwca br. kwotę w wysokości 2000,00 zł tytułem zaliczki. Wskazana kwota powinna zostać wpłacona na rachunek bankowy wskazany przez sprzedającego.”

„Niniejszą umową Usługobiorca zobowiązany jest do zapłaty zaliczki w wysokości 20% ceny usługi określonej w umowie. Zapłata zaliczki powinna zostać uiszczona w dniu podpisania umowy.”

Najważniejsze w przypadku zaliczki jest to, iż w sytuacji odstąpienia od umowy lub jej rozwiązania za porozumieniem stron, wpłacona kwota jest zwracana temu, kto ją wniósł. Za to gdy strona zobligowana do realizacji świadczenia zwleka z jego wykonaniem przed odstąpieniem od umowy, trzeba wyznaczyć zobowiązanemu dodatkowy termin. Dopiero po tym terminie można zażądać zwrotu wpłaconej zaliczki. Taki wymóg nie będzie obowiązkowy, gdy w umowie zastrzeżemy ściśle określony termin – wtedy nie trzeba wyznaczać kolejnego.

Jeżeli strony nie wykonają zobowiązań, odpowiadają na podstawie artykułu 471 kodeksu cywilnego, ex contracto, czyli muszą naprawić szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Dlatego gdy dłużnikiem będzie strona pobierająca zaliczkę, można domagać się zarówno zwrotu wpłaconej kwoty, jak i naprawy szkody, która zaistniała przez niewykonanie zobowiązania.

Jeśli jednak to strona wpłacająca zaliczkę nie wykona umowy, to kwota to jest zaliczona na poczet kwoty umowy, za to pozostałą część wierzytelności traktuje się jako niespełnienie świadczenia należnego. Daje to możliwość wytoczenia powództwa o zapłatę razem z odsetkami. Może też skutkować obowiązkiem naprawy szkody na podstawie artykułu 471 kc.

Czy zaliczkę zawsze trzeba zwrócić?
Zgodnie ze swobodą umów, strony mogą samodzielnie ustalać i zmieniać zapisy związane z zaliczką. Dotyczy to przede wszystkim stosunków gospodarczych, ponieważ konsument jako podmiot niewyspecjalizowany jest objęty wyjątkową ochroną.
W ramach modyfikacji można na przykład:

• Określić, w jakich sytuacjach zaliczka nie podlega zwrotowi;
• Określić, z jakich kwot i tytułów składa się łączna kwota zaliczki;
• Stworzyć klauzulę zaliczki bezzwrotnej.

Ostatni punkt będzie klauzulą abuzywną (niedozwoloną) w umowach, w których jedną ze stron jest konsument. Jako przykład takiego postanowienia można wskazać zapis, który znajduje się w rejestrze klauzul niedozwolonych na podstawie wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie Sąd Ochrony Konkurencji i Konsumentów o sygnaturze XVII Amc 56/05:

„W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, zaliczka przepada na rzecz Przyjmującego zamówienie w całości”

Gdy odstąpienie od umowy przez konsumenta zostanie zgłoszone w terminie przysługującym stronie, to umowę uznaje się za niezawartą, a zaliczka musi zostać zwrócona.

Poza tym nie istnieje termin, który określałby termin na zwrot zaliczki. W przepisach znajdziemy jedynie informację o tym, że gdy jedną ze stron umowy, od której odstąpiono jest konsument, to zwrot świadczenia ma nastąpić niezwłocznie. W innych przypadkach termin ten ma wynikać z umowy zawartej przez strony lub (z jego braku) zaliczka powinna zostać wypłacona po wezwaniu drugiej strony do jej zwrotu.

Zadatek – skuteczne zabezpieczenie wykonania umowy
W odróżnieniu od zaliczki zadatek został legalnie zdefiniowany w artykule 394 kodeksu cywilnego. Tak jak w przypadku zaliczki, po realizacji świadczenia zadatek zalicza się na poczet kwoty ostatecznej. Jednak jego główną rolą jest zabezpieczenie wykonania umowy. Kiedy więc jednak ze stron umowy nie wykona świadczenia, do którego w tej umowie się zobowiązała, to zadatek traktuje się jako formę rekompensaty dla uprawnionego do jej pobrania. W tej sytuacji nie podlega on zwrotowi.

Zadatek rozlicza się inaczej wtedy, gdy osoba uprawniona do jego pobrania nie wykona umowy ze swojej winy. Wtedy strona ta musi zwrócić wpłaconą kwotę w podwójnej wysokości. Takie żądanie drugiej strony może wystąpić tylko wówczas, gdy odpowiedzialność za brak realizacji zobowiązania leży wyłącznie po stronie pobierającej zadatek.

Za to gdy brak realizacji umowy jest spowodowane okolicznościami, na które obie strony nie miały wpływu i nie są za nie odpowiedzialne, albo gdy obie strony takową odpowiedzialność ponoszą, to zadatek ulega rozliczeniu. Powinien więc zostać zwrócony, ale bez konieczności zapłaty jego dwukrotności.

Kolejną kwestią, która różni zadatek od zaliczki, jest możliwość odstąpienia od umowy – jest to wymagane przez prawo, jeśli w kontrakcie znajdzie się klauzula określająca obowiązek zapłaty zadatku. Nie trzeba więc wprowadzać żadnych dodatkowych postanowień umownych.

Samo przekazanie zadatku jest czynnością prawną realną, czyli polega na jego wręczeniu – aby więc taka instytucja była skuteczna, musi dojść nie tylko do uzgodnienia jego wysokości, ale też do realnego przekazania zadatku. Warto jednak wiedzieć, że nie musi odbywać się to w chwili podpisania umowy. Ten pogląd ewoluował na przestrzeni lat, ale aktualnie Sąd Najwyższy wyrokiem z dnia 8 lutego 2008 roku o sygnaturze I CSK 328/07 dopuszcza możliwość przekazania zadatku po zawarciu umowy, jeśli strony dokonają takich postanowień w umowie:

(…) przepis ten (art. 394 § 1 KC) ma charakter dyspozytywny, nie jest zatem wykluczone, na co zwraca się uwagę w doktrynie, aby strony ustaliły w umowie, iż kwota mająca stanowić zadatek zostanie przekazana kontrahentowi w uzgodnionym terminie już po zawarciu umowy, w ten sposób, że zostanie wpłacona na jego konto. Wykluczenie takiej możliwości, szczególnie przy zadatku stanowiącym znaczną wartość, narażałoby strony na dodatkowe utrudnienia związane z bezpieczeństwem takiej transakcji.

Jaką formę wybrać? Zaliczka vs zadatek
Niestety nie ma jednej, słusznej odpowiedzi na to pytanie. Każda z tych form zabezpieczenia transakcji ma swoje plusy, ponadto mogą być korzystne dla stron umowy zależnie od tego, jaki jest jej cel.

Mimo wszystko wskazuje się, że to zadatek daje znacznie więcej korzyści stronie umowy, która zobowiązuje się do wykonania świadczenia. Wtedy gdy druga strona odstąpi od umowy, utrata zlecenia będzie, choć w części rekompensowana przez wpłacony zadatek. Sprawia to, że przyjmuje się, iż to właśnie zadatek jest korzystniejszą opcją niż zaliczka.

Najważniejsze plusy wynikające z wyboru zadatku to:

• zabezpieczenie wykonania umowy;
• w razie odstąpienia od umowy przez stronę wpłacającą zadatek, ulega przepadkowi jako rekompensata;
• gdy od umowy odstąpi strona pobierająca zadatek, kwota zwracana jest w podwójnej wysokości;
• można skonstruować umowę w ten sposób, że zostanie zawarta pod warunkiem wpłaty zadatku;
• istnieje możliwość modyfikacji skutków zadatku.

Jeśli chodzi o minusy, to na pewno będzie nim brak górnej granicy zadatku. Dodatkowo Sąd Najwyższy w wyroku V CK 577/04 uwzględnił możliwość określenia zadatku o wartości przewyższającej nawet połowę ceny całego świadczenia. Oprócz tego swoboda umów może w tym przypadku iść na tyle daleko, że instytucja zadatku pochłonie inne opcje przewidziane przez prawo cywilne, np. karę umowną.

Czasem jednak strony umowy chcą jedynie pokryć koszty pojawiające się przed sfinalizowaniem świadczenia umownego. Wtedy zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie zaliczka. Jakie są jej kluczowe zalety? Otóż wpłacona zaliczka:

• zostaje zaliczona na poczet kwoty całkowitej;
• może zostać zwrócona, jeśli dojdzie do odstąpienia od umowy lub rozwiązania jej;
• może zostać rozliczona i zwrócona stronie, która ją wpłaciła – gdy wystąpi wina obu stron;
• daje możliwość swobodnej modyfikacji klauzul zaliczkowych w umowie.

Wadą będzie za to brak dostatecznego zabezpieczenia umowy, ponieważ zaliczkę można zwrócić. Poza tym korzystanie z klauzuli zaliczki sprawia, że aby móc odstąpić od umowy, trzeba wyznaczyć dodatkowy termin na realizację zobowiązania. Ponadto trzeba pamiętać, że zaliczka ulega przedawnieniu w ciągu 2 lat na tej samej podstawie co roszczenie o wynagrodzenie zgodnie z artykułem 751 kodeksu cywilnego.

Podatki w przypadku zaliczki i zadatku
Zaliczka i zadatek są postrzegane tak samo przez przepisy prawa podatkowego. Wyróżniamy w tym przypadku dwa obowiązki podatkowe, czyli podatek VAT i podatek dochodowy.

Obowiązek podatkowy w przypadku podatku od towarów i usług powstaje z chwilą otrzymania wpłaty. Nie ma przy tym znaczenia, czy przekazano całość czy tylko część zapłaty. Dlatego zarówno zadatek, jak i zaliczka powodują powstanie obowiązku podatkowego u przedsiębiorcy (w miejscu, w którym je otrzymał).

Gdy umowa nie zostanie wykonana z winy drugiej strony, to zaliczkę trzeba zwrócić, za to przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygującą i dokonać zwrotu. Jeśli chodzi o zadatek, to zostaje on zachowany, ale nie będzie stanowić już części przyszłej ceny. Wówczas zmienia swój charakter na zabezpieczenie umowy – staje się więc rekompensatą niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT.

Obowiązek odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych nie powstaje w wyniku otrzymania zaliczki czy zadatku, tylko ze względu na to, iż ustawa nie traktuje pobranych należności na poczet dostaw towarów i usług jako przychodu. Dlatego obowiązek zapłaty PIT powstaje dopiero w chwili wystawienia faktury ostatecznej.

Wnioski
Chociaż zaliczka i zadatek funkcjonują na co dzień w obrocie gospodarczym, to wciąż bywają dość problematyczne. Dla skutecznego korzystania z tych form zabezpieczenia umowy warto znać ich następstwa, wady i zalety. W przypadku przedsiębiorców koniecznością jest również regulacja obowiązku podatkowego, który wynika z ich pobrania.

Za to w celu skutecznego skonstruowania umowy i wyboru najlepszej formy zabezpieczenia transakcji, najlepiej skonsultować się z kancelarią prawną, która weźmie pod uwagę interesy obu stron.

Czytaj także:
- Twoje dane zostały ujawnione w sieci sprawdź co możesz z tym zrobić
- Polski Ład a branża transportowa. Jaka forma prowadzenia działalności da najwięcej korzyści?
- Kary za przekroczenie czasu pracy kierowcy. Jakie są skutki prawne?
- Przepisy prawne, które regulują pracę przewoźników międzynarodowych
- Odpowiedzialność przewoźnika za przewożony towar. Podstawy prawne
- Windykacja należności w transporcie. Jak odzyskać zaległe płatności?