Windykacja należności w transporcie. Jak odzyskać zaległe płatności?

Dbaj o bezpieczeństwo firmy od samego początku
Pierwszą ważną kwestią jest dbałość o bezpieczeństwo już na samym początku współpracy. Jeśli chcemy zminimalizować ryzyko trafienia na nieuczciwego kontrahenta, należy wstępnie weryfikować firmy, z którymi rozpoczynamy współpracę. Oprócz tego konieczne będzie staranne sporządzanie wszystkich dokumentów.

Jak zweryfikować kontrahenta? Wystarczy skorzystać z Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Znajdują się tam informacje m.in. na temat daty rozpoczęcia, zawieszenia, czy opcjonalnego zakończenia działalności, a także wiele innych, istotnych danych.

Na co zwrócić szczególną uwagę? Przede wszystkim na wpisy związane ze wszczęciem postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego, za to w przypadku spółek handlowych również na osoby legitymowane do reprezentowania przedsiębiorstwa, informacje o złożeniu sprawozdań finansowych, wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego, czy informacje o przekształceniach, podziałach i połączeniach.

• Jeśli mamy do czynienia z kontrahentem zagranicznym, warto skorzystać z danych znajdujących się na właściwych portalach poświęconych działalności gospodarczej funkcjonujących w konkretnym państwie. Przykładowo, w Niemczech będzie to Rejestr przedsiębiorców (Unternehmensregister), na Łotwie Rejestr Przedsiębiorców Republiki Łotewskiej (Latvijas Republikas Uznemumu registrs), a w Danii – Duński Rejestr Działalności Gospodarczej (Erhvervsstyrelsen).
• Oprócz tego do dyspozycji są zasoby unijne, a więc portal European e-Justice oraz European Business Registry Association. Kontrahentów wpisanych do rejestru podatku VAT można zlokalizować za pośrednictwem systemu VIES, czyli unijnego portalu przeznaczonego do wyszukania spółki po numerze VAT oraz powiązanych z nią informacjach.

Alternatywą dla ogólnodostępnych rejestrów jest tzw. wywiad gospodarczy. Chodzi tutaj o legalne działania pozwalające na zdobycie informacji o spółce, np. ze stron www, danych na portalach społecznościowych, a także rozmów z pracownikami danego kontrahenta.

Warto pamiętać, że wywiad gospodarczy nie jest tożsamy ze szpiegostwem gospodarczym (różnica polega na tym, że wywiad nie narusza zasad uczciwej konkurencji).

Jakie dokumenty są potrzebne i co powinny zawierać?
Kolejny aspekt to dbałość o dokumenty. Muszą być prawidłowo skonstruowane. Wśród najważniejszych kwestii wymienia się:

• Umowę – przygotowując umowę, postaraj się, aby w sposób precyzyjny wskazywała prawa i obowiązki stron, przedmiot umowy oraz terminy, których kontrahenci muszą przestrzegać. Możesz zastosować też narzędzia zabezpieczające dopasowane do konkretnej sytuacji, takie jak kary umowne, kaucje lub gwarancje bankowe.
• List przewozowy – szczególnie istotny w prawie transportowym. Jest dokumentem handlowym wydawanym podczas przekazywania ładunku przewoźnikowi. Jednocześnie potwierdza on zawartą umowę przewodu i uprawnia odbiorcę towaru do zarządzania nim oraz dochodzenia ewentualnych należności. Poza tym pomaga określić przedmiot umowy w kontekście wagi i ilości przewożonych towarów. Mogą znaleźć się w nim także inne informacje, np. termin wykonania przewodu, warunki, w jakich ma być realizowany (jest to konieczne w przypadku towarów wrażliwych typu materiały chemiczne, żywność lub leki).
  • Prawidłowe wypełnienie listu przewożonego jest niezwykle ważne, gdyż niewpisanie w nim zastrzeżeń, zgodnie z konwencją CMR, jest rozumiane jako:
    • dobry stan towaru lub jego opakowania w momencie wydania rzeczy przewoźnikowi,
    • zgodność ilości, cech i parametrów z danymi ujawnionymi w liście.
      Brak lub nieprawidłowe wypełnienie listu przewozowego nie przekreślają możliwości dochodzenia roszczeń, jednak bardzo utrudniają udowodnienie błędów ze strony odbiorcy, nadawcy lub przewoźnika.
• Fakturę – ostatnia kwestia to wpisanie prawidłowych danych do faktury i właściwych informacji, które pozwolą na identyfikację kontrahentów, a także inne dane (np. zobowiązanie do stosowania mechanizmu split-payment). W poszczególnych krajach faktura może mieć oczywiście nieco inną formę.

Jeżeli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w przygotowaniu i obiegu dokumentów do realizacji przewozu, skorzystaj z pomocy prawników wyspecjalizowanych w analizie, opiniowaniu i sporządzaniu dokumentacji gospodarczej.

Postępowanie polubowne. Windykacja miękka
Jeśli pomimo dochowania należytych starań wystąpią trudności w odzyskaniu płatności, trzeba zacząć od działań polubownych.

Windykacja miękka ma wiele zalet. Najważniejsze z nich to oszczędność czasu i pieniędzy oraz brak konieczności na oczekiwanie na wyrok sądu lub działania komornicze. Zgodnie z naszą praktyką, wiele nieporozumień na tle spłaty można zakończyć już na tym etapie. Nie trzeba wdawać się w spór, jeżeli zastosuje się odpowiednie techniki negocjacyjne.

W pierwszej kolejności należy więc ustalić, dlaczego kontrahent nie reguluje płatności. Często bywa, że brak spłaty nie jest celowym działaniem, nakierowanym na „oszukanie” drugiej strony. Zdarza się, że wynika to z chwilowego braku płynności finansowej, błędu ludzkiego, czy utraty własnego klienta.

Głównym działaniem windykacji miękkiej jest wezwanie do zapłaty. Jest to pismo, w którym wierzyciel domaga się konkretnego świadczenia pieniężnego wynikającego z umowy. W odpowiednio napisanym wezwaniu do zapłaty muszą znaleźć się następujące elementy:

• datę i miejsce sporządzenie pisma,
• oznaczenie stron umowy,
• wskazanie podstawy żądania (np. umowy, faktury),
• określenie wysokości należności wraz z odsetkami,
• wyznaczenie terminu do zapłaty (np. 14 lub 21 dni),
• wskazanie działań, jakie zostaną podjęte w sytuacji, kiedy dłużnik nie zastosuje się do wezwania.

Wezwanie do zapłaty należy podpisać, a następnie wysłać dłużnikowi w taki sposób, aby mieć możliwość śledzenia losów korespondencji oraz daty jej podjęcia. Najlepiej sprawdzi się do tego list polecony lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Do wezwania warto dołączyć kopię dokumentu, z którego wierzyciel wywodzi swoje roszczenie – dzięki temu od razu można zidentyfikować określony stosunek prawny.

Jeszcze inna metoda miękkiej windykacji to podanie firmy dłużnika do rejestru dłużników, którym zarządza Biuro Informacji Gospodarczej. Tego typu wpis utrudni dłużnikowi ubieganie się o różne formy zewnętrznego finansowania działalności gospodarczej, np. wzięcie kredytu lub leasingu. Większość instytucji udzielających kredyty sprawdza tego typu rejestry.

W Polsce istnieje kilka rejestrów dłużników, w tym:

• Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej,
• ERIF Biuro Informacji Gospodarczej,
• Krajowy Rejestr Długów BIG,
• BIG InfoMonitor

Aby skorzystać z ich usług należy podpisać umowę, a następnie zgłosić zalegający ze spłatą podmiot. Są jednak pewne warunki – zadłużenie kontrahenta nie może być niższe niż 500 zł, za to przed wpisem należy ostrzec dłużnika o planie zgłoszenia go do rejestru.

Postępowanie sądowe – gdzie złożyć pozew?
Jeśli to wszystko nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, pozostaje skierowanie sprawy na drogę sądową.

Gdzie można złożyć tego typu pozew? Właściwość sądu w przypadku sporu transportowego zależy od tego, czy chodzi o przewóz krajowy, unijny czy międzynarodowy.

- Transport krajowy

Pozew składamy korzystając z właściwości ogólnej – wówczas sądem właściwym będzie sąd siedziby dłużnika. Jednak w wielu sprawach dogodniejszą opcją jest odwołanie się do właściwości przemiennej dla stosunków umownych zgodnie z treścią artykułu 34 k.p.c. Wtedy wierzyciel może wybierać pomiędzy sądem ogólnym, a właściwym dla miejsca wykonania umowy. Istotne jest więc, aby w treści kontraktu zastrzec miejsce, które będzie mieć związek z wykonaniem umowy

Strony mogą także przewidzieć w umowie tzw. klauzulę prorogacyjną i określić w niej właściwość miejscową sądu. Właściwość rzeczową określa artykuł 16 oraz 17 pkt 4 k.p.c., które uzależniają sąd pierwszoinstancyjny od wartości przedmiotu sporu:

• do 75 tysięcy złotych właściwe są sądy rejonowe,
• powyżej tej kwoty właściwe są sądy okręgowe.

Będzie to istotne na etapie postępowania odwoławczego. Apelacja może być w tym przypadku złożona zależnie od konfiguracji procesowej do sądu okręgowego lub apelacyjnego.

Wyjątkiem od priorytetu klauzuli prorogacyjnej będzie za to złożenie pozwu w elektronicznym postępowaniu upominawczym. W tej sytuacji wyłącznie właściwym będzie XVI Wydział Cywilny Sądu Rejonowego dla Lublina-Zachód w Lublinie.

Gdy spór dotyczy roszczenia z polisy OC, to właściwość sądu zostanie określona zgodnie z artykułem 20 ust. 1 ustawy o ubezpieczeniach obowiązkowych. Na podstawie tego przepisu, powództwo można wytoczyć:

• według właściwości ogólnej,
• przed sąd właściwy dla miejsca zamieszkania lub siedziby poszkodowanego albo uprawnionego z umowy ubezpieczenia Transport międzynarodowy

- Transport międzynarodowy

W transporcie międzynarodowym do określenia właściwości sądu konieczne jest stosowanie się przede wszystkim do Konwencji CMR. Artykuł 31 aktu informuje, że spory, które wynikają z przewozów podlegających regulacji Konwencji CMR mogą być rozstrzygane przez sądy umawiających się krajów, określonych przez strony w drodze wspólnego porozumienia, a ponadto przez sądy kraju, na którego obszarze:

• pozwany ma stałe miejsce zamieszkania, główną siedzibę lub filię albo agencję, za pośrednictwem której zawarto umowę o przewóz,
• znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce jego dostawy, i nie może wnosić sprawy do innych sądów.

Powód może więc wybrać jurysdykcję krajową i skorzystać przy tym z kilku określonych możliwości. W umowie nie mogą znaleźć się postanowienia, które byłyby sprzeczne z Konwencją CMR.

Wybór sądu krajowego jest ustalany każdorazowo w oparciu o przepisy proceduralne danego państwa.

- Spory w obrębie UE

Jeśli obaj kontrahenci będący uczestnikami sporu mają siedzibę w Unii Europejskiej, do ustalenia sądu właściwego uwzględnia się rozporządzenie nr 593/2008 w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (tzw. Rzym I).

Według tego rozporządzenia, jeśli strony nie ustalą prawa właściwego dla przewozu towarów, spór będzie rozstrzygany według porządku prawnego państwa w którym przewoźnik ma miejsce zwykłego pobytu, pod warunkiem, że w tym samym państwie znajduje się miejsce przyjęcia towaru do przewozu lub miejsce dostawy, lub miejsce zwykłego pobytu nadawcy. W przeciwnym razie stosuje się prawo państwa, w którym strony uzgodniły miejsce dostawy.

Co istotne, omawiane rozporządzenie określa prawo właściwe do rozstrzygania sporów, ale nie wpływa na właściwość rzeczową i miejscową sądów.

Wyroki sądów wydawane na terenie państw członkowskich mają jednakową moc i są wiążące w każdym innym państwie członkowskim. Dlatego wyrok wydany przez sąd w Grecji można egzekwować również w Polsce. Jednak w przypadku międzynarodowego sporu sądowego trzeba posiadać wiedzę z zakresu prawa obcego.

- EPU – Elektroniczne Postępowanie Upominawcze

Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) to mniej kosztowna, a przy tym prostsza alternatywa dla tradycyjnego postępowania sądowego. W tym wariancie pozew wraz ze skanami załączników składa się w e-sądzie. Jeśli sprawa nie trafi do postępowania zwykłego, można uniknąć:

• konieczności przygotowywania dokumentacji w kilku egzemplarzach,
• standardowej opłaty od pozwu (w EPU to 1,25% wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 30 zł)
• obowiązku stawiennictwa na rozprawie.

Wszystkie powiadomienia dotyczące zmiany statusu sprawy są przesyłane elektronicznie.

Jeśli pozwany wniesienie sprzeciw, nastąpi upadek nakazu zapłaty i skierowanie sprawy do postępowania zwykłego. Wówczas pozwany również otrzymuje po raz pierwszy pozew wraz z załącznikami i może podjąć obronę przed żądaniami powoda.

Trzeba przy tym pamiętać, że według przepisów prawa przewozowego, skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego przysługuje dopiero po wyczerpaniu drogi reklamacji lub skierowaniu wezwania do zapłaty. Dłużnik ma tym samym trzy miesiące na zapłatę należności, co liczy się od dnia doręczenia reklamacji lub wezwania do zapłaty.

- Europejski nakaz zapłaty

Ostatnia opcja to wykorzystanie europejskiego nakazu zapłaty. Można stosować go w sprawach cywilnych lub handlowych o charakterze transgranicznym. Warunkiem jest to, aby choć jedna ze stron umowy miała miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim, niż sąd, który rozpatruje sprawę.

Europejski nakaz zapłaty jest wydawany przez sądy wszystkich krajów oprócz Danii. Warunki jego uzyskania mogą być jednak różne zależnie od państwa członkowskiego, np. w kwestii dokumentacji czy wymaganych opłat. Na ustalenie jurysdykcji sądu wpływają tutaj nie tylko unijne przepisy, ale również treść zawartego kontraktu.

Gdy sąd danego państwa nie stwierdzi braków formalnych pozwu, wówczas wyda nakaz zapłaty i dostarczy go dłużnikowi, który może złożyć sprzeciw w terminie 30 dni od dnia otrzymania orzeczenia. Jeśli to zrobi, sprawa trafi do rozpoznania przez sąd, który wydał nakaz zapłaty.

Jakie są terminy przedawnienia roszczeń?
Należy zwrócić szczególną uwagę na terminy przedawnienia roszczeń. W przypadku usług transportowych są one wyjątkowo krótkie:

• zgodnie z art. 32 Konwencji CMR termin przedawnienia wynosi 12 miesięcy lub 3 lata, jeżeli sąd rozpoznający sprawę stwierdzi niedbalstwo lub złą wolę kontrahenta,
• zgodnie z prawem przewozowym, roszczenia przedawniają się z upływem 1 roku, a w przypadku ubytku lub uszkodzenia przesyłki, 2 miesięcy. Przedawnienie roszczeń między przewoźnikami wynosi 6 miesięcy.

Bez względu na uwzględniane prawo (krajowe czy międzynarodowe), terminy przedawnienia z reguły nie ulegają wydłużeniu. Wyłącznie w wyjątkowych przypadkach przepisy umożliwiają zawieszenie biegu przedawnienia, np. działań zbrojnych. Dlatego przeoczenie terminu raz na zawsze uniemożliwia windykację zaległej należności.

Egzekucja zasądzonych należności
Uzyskanie prawomocnego wyroku nie jest jednoznaczne z odzyskaniem należności. Dlatego kompleksowa obsługa prawna obejmuje również działania przed organem powołanym do egzekucji.

W Polsce rolę takich organów pełnią komornicy działający przy sądach rejonowych, ale w poszczególnych państwach członkowskich dochodzenie należności może wyglądać nieco inaczej. Różnice mogą być związane np. z wysokością obowiązujących opłat, rodzajami i strukturą wniosków egzekucyjnych, czy przymusem działania przez profesjonalnego pełnomocnika (adwokata).

Jeśli dłużnik nie chce zrealizować wyroku sądu, wszczyna się windykację przed komornikiem.

Podsumowując, gdy kontrahent zalega ze spłatą w branży transportowej, należy działać jak najszybciej. Im dłużej czekamy na podjęcie czynności windykacyjnych, tym bardziej zmniejszają się nasze szanse na odzyskanie płatności.

Czytaj także:
- Kary za przekroczenie czasu pracy kierowcy. Jakie są skutki prawne?
- Przepisy prawne, które regulują pracę przewoźników międzynarodowych
- Odpowiedzialność przewoźnika za przewożony towar. Podstawy prawne