Pułapki czyhające na firmę transportową

Brak weryfikacji kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy

Brak weryfikacji jest jak spacer po polu minowym – nigdy nie wiadomo, kiedy pojawi się problem, a wtedy często jest już za późno. Współpraca z niesprawdzonym kontrahentem to nie tylko większe ryzyko strat finansowych, związanych na przykład z brakiem zapłaty, ale też potencjalne problemy z prawem, jeśli kontrahent okaże się oszustem. To wszystko rzutuje na reputację firmy, która traci wiarygodność przez nierzetelnych partnerów i może mieć problemy ze zdobywaniem kolejnych zleceń.

– Podstawowa weryfikacja kontrahenta zwykle nie wymaga wiele czasu i środków. Publiczne bazy, takie jak polski KRS czy REGON są bezpłatne, podobnie jak branżowe grupy w mediach społecznościowych czy mapy Google, pozwalające sprawdzić siedzibę firmy. Dla użytkowników giełdy frachtów Trans.eu podpowiedzią jest oznaczenie „QuickPay” przy zleceniach. Jego obecność oznacza, że zleceniodawca jest zweryfikowanym kontrahentem, a  współpraca z nim daje możliwość skorzystania z szybkiej płatności za zrealizowane zlecenie – mówi Kamil Nowak, Dyrektor Sprzedaży w Transcash.eu.

W weryfikacji partnera z zagranicy pomóc mogą także poradniki Transcash z serii „Jak zweryfikować kontrahenta z branży TSL?”, opisujące sposoby na sprawdzanie firmy z 10 europejskich krajów. To niewielki wysiłek, który może uchronić przed poważnymi kłopotami, choć wielu przedsiębiorców wciąż nie ma tej świadomości. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez ERIF BIG i Apfino w 2024 roku, blisko 40% polskich firm nadal nie weryfikuje firm, z którymi podejmuje współpracę.

Współpraca z nierzetelnymi kontrahentami

Brak weryfikacji kontrahentów to domyślna zgoda na współpracę również z tymi nierzetelnymi. Jeśli kontrahenci nie płacą na czas lub co gorsza, nie robią tego w ogóle, firma może szybko wpaść w spiralę zadłużenia. Ryzyko jest realne i rośnie z roku na rok. Zgodnie z danymi BIG InfoMonitora i BIK, na koniec września 2024 roku firmowe długi polskich firm wobec banków i kontrahentów przekroczyły rekordowy pułap 45 mld zł. To oznacza, że każda firma mająca długi jest winna kontrahentom średnio 138 tys. zł.

Rosnące długi i trwała utrata płynności, grożą bankructwem. Jak wskazuje raport wywiadowni gospodarczej MGBI „Postępowanie upadłościowe i restrukturyzacyjne, raport 2025”, w 2024 roku liczba upadłości firm w Polsce wzrosła o 10% w stosunku do 2023 roku, szczególnie w branżach budowlanej, handlowej i przemysłowej.

W liczbach bezwzględnych mowa o niecałych 500 upadłościach, ale równocześnie zwiększyła się liczba restrukturyzacji. W 2024 roku wszczęto blisko 4500 postępowań restrukturyzacyjnych, czyli blisko 7,5% więcej niż w 2023.

Skutki nieprzemyślanej współpracy nie muszą być drastyczne, ale zawsze niosą konsekwencje dla firmy. Mowa o zachwianiu jej płynności czy dodatkowych kosztach związanych z długim oczekiwaniem na płatność lub koniecznością windykacji. Warto pamiętać, że nawet w opcji „na koszt dłużnika” opłatę za działania windykacyjne trzeba wnieść z góry. Odzyskanie jej będzie możliwe jeśli windykacja odniesie skutek.

Zbyt długie czekanie na płatności

Długie terminy płatności to plaga w branży transportowej. Badanie przeprowadzone na potrzeby „Finansowego Indeksu Branży TSL 2024” Transcash.eu  wykazało, że 60 dni to wciąż najpopularniejszy termin płatności w sektorze transportu, a mimo to duża część przewoźników nie otrzymuje zapłaty na czas. Te liczby potwierdzają dane zebrane przez BIG InfoMonitor w I kwartale 2024 roku. Zgodnie z nimi, aż 54% małych i średnich firm transportowych musiało czekać na płatność ponad 60 dni od wyznaczonego terminu spłaty. To oznacza, że dla wielu przedsiębiorstw standardem jest oczekiwanie na zapłatę nawet przez kilka miesięcy, co jest oczywistym zagrożeniem dla płynności finansowej przedsiębiorstwa.

– Zgoda na długie terminy płatności często wynika z obawy o utratę solidnego partnera – rozwiązaniem mogą być usługi zapewniające szybki dostęp do pieniędzy z faktur, niezależnie od założonego terminu spłaty. W ten sposób działa faktoring, czyli finansowanie faktur, który pozwala uzyskać środki z faktury nawet w dniu jej wystawienia. Dotyczy to zarówno sytuacji doraźnych, jak i finansowania całej relacji z kontrahentem lub kontrahentami, co pozwala ustabilizować płynność finansową firmy na dłuższą metę – radzi Kamil Nowak z Transcash.eu.

Niewypłacalni kontrahenci

Czasami kontrahent, który dotychczas wywiązywał się z płatności, nagle przestaje być wypłacalny. Taka sytuacja to realne zagrożenie dla firmy, ponieważ naraża ją na straty z tytułu utraty zysków i dodatkowo obciąża kosztami windykacji. Zgodnie z raportem wywiadowni gospodarczej Coface, w 2023 roku w branży transportowej odnotowano 546 niewypłacalności firm, co stanowi wzrost o 100% w porównaniu do poprzedniego roku. Problem jest poważny i systematycznie się pogłębia, ponieważ jeszcze w 2019 roku odnotowano zaledwie 73 przypadki niewypłacalności w tym sektorze.

Współpraca z niewypłacalnymi firmami to prosta droga do utraty pieniędzy, a której często trudno zapobiec. Kontrahent może stać się niewypłacalny również w sposób niezawiniony, na przykład w związku z nagłymi problemami. Przed konsekwencjami tej sytuacji chroni na przykład pełny faktoring z ochroną. Jeśli kontrahent stanie się niewypłacalny, ta wersja usługi chroni klienta przed koniecznością zwrotu wypłaconych środków. Warunkiem skorzystania z ochrony jest wykupienie dodatkowego ubezpieczenia.

Brak pieniędzy na rachunki i własne wydatki

Koszty prowadzenia działalności transportowej nieustannie rosną. Część z nich, w tym wydatki na paliwo, pozostają poza kontrolą przedsiębiorców, ale wiele z nich można zredukować, działając proaktywnie.

– Podstawą umiejętnego zarządzania kosztami jest wspomniana wcześniej płynność finansowa, a co za tym idzie – terminowe płatności od kontrahentów. Można o nie zadbać na przykład, przechodząc na cyfrowy obieg dokumentów, który skraca czas dotarcia faktur do ich płatnika. To pozwala uniknąć wydłużania terminu spłaty o czas konieczny na dostarczenie oryginałów dokumentów pocztą lub kurierem. Wielu przedsiębiorców w reakcji na obniżony popyt na usługi transportowe zdecydowało się zredukować flotę. Pojazd stojący na parkingu generuje niepotrzebne koszty, zaczynając od ubezpieczenia czy leasingu, kończąc na konieczności zabezpieczenia środków na każdy pojazd zgodnie z wymogami licencji transportowej – radzi ekspert Transcash.eu.

W 2025 roku przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zyskali nowe możliwości. Mowa o tzw. PIT kasowym, który dotyczy transakcji potwierdzonych fakturami i pozwala rozliczyć się z fiskusem wyłącznie za faktycznie osiągnięte przychody w danym okresie. Do tej pory rozliczano je zgodnie z zasadą, że przychód powstaje w chwili wystawienia faktury i niezależnie od tego, czy przedsiębiorca faktycznie otrzymał zapłatę. W efekcie wielu przedsiębiorców musiało odprowadzać podatek od dochodu, którego nie otrzymali. PIT kasowy umożliwia rozliczenie podatku dopiero po faktycznym uzyskaniu zapłaty za towar lub usługę. 1 stycznia 2025 roku tę możliwość zyskali przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych i których przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 1 mln zł. Chętni do skorzystania z tej opcji mogli dokonać wyboru tej metody rozliczania do 20 lutego 2025 roku.

Chroń swoją firmę przed pułapkami finansowymi

Unikanie wyżej opisanych problemów jest kluczowe dla zachowania stabilności finansowej firmy z branży TSL w czasach kryzysu. W osiągnięciu tego celu pomóc mogą poradniki Transcash.eu poświęcone zagadnieniom zarządzania płatnościami i weryfikacji kontrahentów:

• Jak skrócić długie terminy płatności
• Jak skutecznie weryfikować kontrahentów z branży TSL
• Ogląd sytuacji finansowej branży TSL w 2024 roku zawiera publikacja “Finansowy Indeks Branży TSL” Transcash.eu 

Dzięki odpowiednim narzędziom i świadomemu zarządzaniu finansami firma transportowa może zachować stabilność w czasach kryzysu. Warto działać już teraz, aby zabezpieczyć przyszłość i rozwój swojej firmy w tej dynamicznej branży.

Źródło: Transcash