Podstawową przyczyną utrzymywania zapasów w przedsiębiorstwie jest chęć zapewnienia założonego poziomu obsługi klientów zewnętrznych (dostępności produktów) w kontekście zmian popytu oraz klientów wewnętrznych (zapewnienie ciągłości procesu produkcji) przy uwzględnieniu zmiennego zapotrzebowania na materiały/surowce.
Gospodarka narodowa każdego kraju jest narażona na różnego rodzaju zakłócenia i to bez względu na stopień rozwoju gospodarczego, system gospodarczy, położenie geograficzne czy obowiązujący w nim ustrój polityczny.
Sterowanie zapasami w przedsiębiorstwie posiada dwa, niejednokrotnie sprzeczne, aspekty: ekonomiczny i logistyczny. Aspekt ekonomiczny wymusza minimalizację kosztów magazynowania poprzez utrzymywanie zapasów magazynowych na najniższym poziomie, co może stanowić logistyczny problem zapewnienia ciągłości i odpowiedniej intensywności produkcji. Sterowanie zapasami dopuszczające gromadzenie zapasów oraz nieciągłość produkcji skutkuje wzrostem kosztów magazynowania i kosztów straconych lub odłożonych w czasie zamówień klientów.
Podstawowe cele sfery zaopatrzenia wynikają z celów ogólnych przedsiębiorstwa tj. uzyskanie zdolności konkurencyjnej na rynku i określonego poziomu rentowności. W ramach działalności przedsiębiorstwo musi być zaopatrywane z zewnątrz w materiały i surowce a ich jakość i wpływ ekonomiczny może przesądzać o jakości wyrobu finalnego oraz o wynikach finansowych przedsiębiorstwa.
Obserwowane w ostatnich latach zmiany koniunktury w gospodarce światowej, związana z nimi rosnąca niepewność popytu i wzrastająca konkurencja skłania przedsiębiorstwa do ciągłych poszukiwań nowych koncepcji zarządzania. Świadomości uczestników rynku, oferujących swój produkt, usługę, nie zadowala wartość sama w sobie wysokiej ceny własnej marki czy jakości oferowanego produktu. Dlaczego tak jest?
Obserwowane w praktyce wartości poziomu obsługi przy odnawianiu zapasu w oparciu o tak zwany poziom informacyjny, są często istotnie niższe od wartości oczekiwanych, wynikających z zastosowania klasycznego wzoru na obliczanie poziomu informacyjnego zapasu. W artykule omówiono możliwe przyczyny tego zjawiska i zaproponowano korektę wzoru na obliczanie poziomu informacyjnego, uwzględniającą konsekwencje nieciągłego przeglądu stanu zapasów w tym systemie. Model analityczny został zweryfikowany badaniami symulacyjnymi.
Zarządzanie zapasami pozostaje sensem istnienia łańcucha dostaw, powodem, tak wielkiej uwagi jest zainteresowanie się zmniejszeniem poziomu zapasów w całym łańcuchu dostaw. W wielu firmach zapasy są pierwszym lub drugim, co do wielkości składnikiem aktywów. Zapasy w wielu firmach pozostają inwestycją podobną do inwestycji w sprzęt, wysokie koszty są również związane z utrzymywaniem zapasów.
Istnieje wiele technik optymalizacji poziomu zapasów i poprawy współpracy firm w łańcuchu dostaw. Wśród nich znajduje się technika CPFR, czyli metoda wspólnego planowania, prognozowania i uzupełniania zapasów, która należy do wąskiej grupy rozwiązań e-biznesowych.