Uwaga, reklamacja!

Prawodawca położył nacisk na możliwość polubownego załatwienia sporu, co z zasady pozwala ograniczyć wysokie koszty powstające w związku ze skierowaniem sprawy do sądu, a także wpływa na szybkość i elastyczność postępowania. Nie zawsze jednak czynności podejmowane poza drogą sądową prowadzą do rozwiązania powstałego problemu.

Kiedy postępowanie reklamacyjne?
Postępowanie reklamacyjne może mieć charakter obligatoryjny (obowiązkowy) albo fakultatywny (dobrowolny). Na gruncie polskiej ustawy - Prawo przewozowe z dnia 15 listopada 1984 roku odnoszącej się do przewozów krajowych, mamy do czynienia z obligatoryjnym postępowaniem reklamacyjnym. Powyższe oznacza, że roszczenia przeciwko przewoźnikowi mogą być realizowane na drodze sądowej dopiero po bezskutecznym wyczerpaniu trybu reklamacyjnego. Z kolei przewoźnik może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej dopiero po bezskutecznym wezwaniu zobowiązanego do zapłaty. Niniejszy artykuł odnosić się będzie w szczególności do pierwszego z wyżej wymienionych trybów, przy czym w postępowaniu na skutek skierowania wezwania do zapłaty dopatrzeć się można wielu podobieństw.
Zauważyć trzeba, iż kwestia charakteru prawnego reklamacji uregulowana została odmiennie w konwencji CMR, odnoszącej się do przewozów międzynarodowych. Konwencja nie uzależnia bowiem skuteczności skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego od uprzedniego wyczerpania trybu reklamacji, wobec czego droga reklamacyjna jest na gruncie tejże konwencji jedynie fakultatywna.
Nadmienić w tym miejscu wypada, niezależnie od wskazanego powyżej charakteru reklamacji na gruncie Prawa przewozowego oraz konwencji CMR, iż w przypadku sporu sądowego pomiędzy przedsiębiorcami, a zatem toczącego się według przepisów cywilnego postępowania gospodarczego, konieczność podjęcia próby pozasądowego załatwienia sporu wprowadzona została mocą art. 479 § 2 KPC. Stosownie do tej regulacji, powód powinien dołączyć do pozwu odpis reklamacji lub wezwania do dobrowolnego spełnienia żądania wraz z dowodem doręczenia albo wysłania go pozwanemu przesyłką poleconą oraz odpisy pism świadczących o próbie wyjaśnienia spornych kwestii w drodze rokowań.

Czym jest reklamacja
Na gruncie polskiego prawa cywilnego za reklamację uważa się skierowanie do osoby świadczącej usługę żądania spełnienia tych obowiązków, które powinna ona spełnić w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania. Zasadniczo nie ma znaczenia, jak zostanie nazwane lub zatytułowane pismo, zawierające powyżej wskazane żądanie. Wobec tego nawet wówczas, gdy pismo takie nazwiemy przykładowo "wezwaniem do zapłaty", to w istocie stanowić będzie ono żądanie wszczęcia postępowania reklamacyjnego, jeśli tylko taki zamiar można będzie wyinterpretować z jego treści. Niemniej jednak, celem jak najlepszego zabezpieczenia własnych interesów, wskazane jest opatrzenie omawianego dokumentu nagłówkiem o treści: "Reklamacja".

Reklamacja jako przesłanka procesowa
Skierowanie reklamacji stanowi przesłankę dochodzenia roszczeń w postępowaniu cywilnym. Sąd, do którego wniesiony zostanie pozew przeciwko przewoźnikowi, do którego nie załączono reklamacji wraz z dowodem jej złożenia, ma obowiązek taki pozew odrzucić. Dodatkowo nie może być tak, że pozew wniesiony zostanie wprawdzie po złożeniu reklamacji, ale jeszcze przed jej odmownym rozpoznaniem przez przewoźnika lub też przed upływem trzymiesięcznego terminu, liczonego od dnia doręczenia reklamacji, w ciągu którego przewoźnik nie zapłacił dochodzonych należności.
Podsumowując, aby zaistniała przesłanka bezskuteczności, spełnione muszą zostać następujące warunki:

• reklamacja została złożona przed upływem terminu przedawnienia dochodzonego roszczenia, przy czym terminy przedawnienia roszczeń na gruncie ustawy - Prawo przewozowe uregulowane zostały w art. 77
• reklamacja załatwiona została odmownie w jakiejkolwiek części
• w przypadku braku odpowiedzi na reklamację osoba uprawniona odczekała okres trzech miesięcy, liczony od dnia faktycznego doręczenia reklamacji.

Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 5/2011.