Przestrzeń wirtualna przyszłością procesu odpraw celnych

Monika Olesińska, kierownik agencji celnej DHL Global Forwarding: DHL Global Forwarding, odpowiadając na potrzeby klientów, jako pierwszy w branży wprowadził do obsługi celnej centralny system zarządzania, usprawniający komunikację wewnątrz firmy oraz optymalizujący czas odpraw celnych. W tym kierunku, za naszym przykładem, będzie podążał rynek oraz instytucje obsługi celnej. W niedalekiej przyszłości fizyczne spotkanie z urzędnikiem będzie należało do rzadkości, a cały proces odpraw przeniesie się do przestrzeni wirtualnej.
Menadżerowie decydujący o logistycznych kontraktach muszą analizować wiele zmiennych. Ważne są oczywiście koszty, ale też czas tranzytu, bezpieczeństwo przewożonych towarów oraz sprawna obsługa odpraw celnych. Ten skomplikowany proces logistyczny bardzo ułatwia współpraca ze sprawdzonym i wiarygodnym partnerem, który podąża z duchem czasów, stawiając na innowacyjne rozwiązania, a także wychodzi naprzeciw zmieniającym się potrzebom klientów.
DHL GF realizuje rocznie 7 milionów zgłoszeń celnych, korzystając z wiedzy i doświadczenia zespołu liczącego 4100 specjalistów, w ponad 200 krajach na świecie. W zeszłym roku na szeroką skalę zaimplementowaliśmy system centralnego zarządzania zgłoszeniami celnymi, który pozwala nam jeszcze sprawniej definiować  priorytety zgłoszeń i czas ich obsługi. Dzięki temu rozwiązaniu wprowadziliśmy ramy czasowe w procedurach importowo-eksportowych na przygotowanie zgłoszenia celnego. We frachtach lotniczym i morskim system ten pozwolił nam znacznie przyspieszyć obsługę deklaracji celnych, z godziny do około 15 minut.
Własny system zarządzania priorytetami celnymi pozwala określać ważność przesyłki i ustala kolejność jej odprawiania. Systemem zarządza jedna osoba, a podpięci są pod niego wszyscy agenci celni DHL GF, pracujący zdalnie z placówek w Polsce i za granicą. Usprawniony został więc system zarządzania, ułatwiający komunikację wewnątrz firmy oraz działania proklienckie. System pozwala firmie również mierzyć wyniki i swoją wydajność, może wyłapać ponadto słabsze elementy, które wymagają poprawy. Co istotne zminimalizowana została także liczba błędów.
Kluczowym jest fakt, że system pozwala także na sprawne przekazywanie klientowi wiadomości o tym, na jakim etapie jest przesyłka. Z miesiąca na miesiąc wzrasta ilość przesyłek odprawianych w drodze, czyli nim przesyłka dojedzie do miejsca docelowego. Klient zawczasu otrzymuje informacje, czy przesyłka została wytypowana do kontroli, jakie dokumenty należy przygotować. W DHL GF dążymy do tego, aby 100% przesyłek odprawianych było przed przybyciem do celu. Nic nie jest tak cenne, jak informacja - a ten system pozwala bardzo szybko ją przekazywać.
Wartością jest również wiedza ekspercka agentów celnych DHL GF, która pozwala na profesjonalne doradztwo, także przy nietypowych sprawach. Usługa DHL GF wyróżnia się tym, że specjaliści, oferując klientom konsultacje, podsuwają im wiele rozwiązań wynikających z obserwacji i analizy rynku europejskiego oraz światowego.
Rynek usług celnych jest stricte związany z prognozami frachtu lotniczego i morskiego, zależy od koniunktury, ale i przepisów. Nasza praca jest ściśle powiązana z legislacją kraju i przepisami Unii Europejskiej. Regulacje się zmieniają, przepisy stają się coraz bardziej dogodne i prostsze, urzędy celne również wprowadzają centralne zarządzanie pracą. Finalnie procedury będą przeprowadzane wirtualnie, administracja dąży do tego, żeby kontakt fizyczny z celnikiem został ograniczony do minimum. Wszystkie urzędy będą działały jak nasza firma w chwili obecnej. Pisząc wnioski do urzędu, dajemy przykład, jakie ekonomiczne korzyści taki system przynosi. Służba celna dąży do tego, aby przepływ towarowy był płynny, szybki, aby móc odbiurokratyzować czynności na granicach, a postawi na kontrole postimportowe, tak, jak jest już w Niemczech.