Logistyka kontraktowa - dlaczego warto podpisać długą umowę?

Czas trwania umowy z operatorem logistycznym zależy od wielu czynników, m.in.: planów firmy, realizowanego projektu dla którego firma potrzebuje outsourcingu oraz przewidzianych nakładów finansowych. Samo ustalanie tych wszystkich kwestii z reguły trwa od kilku tygodni do kilku, a nawet kilkunastu miesięcy, a czas, na jaki podpisywana jest umowa, to minimum kilka lat. Jakie argumenty przemawiają za tak długim okresem trwania kontraktu?

Skala inwestycji
Nową inwestycją, wymagającą dodatkowej obsługi logistycznej, może być np. uruchomienie nowej linii produkcyjnej lub dotarcie do nowych rynków. Jeśli jej skala jest duża, można się spodziewać, że wymagać będzie dodatkowej powierzchni logistycznej. Może okazać się również, że do obsługi specjalistycznych procesów będzie niezbędne zaangażowanie drogiego sprzętu lub wysoko wykwalifikowanej kadry.

- Czas trwania umowy jest sprawą uzgadnianą indywidualnie z każdym klientem, ale mogę powiedzieć, że z największymi kontrahentami, dla których odpowiednio przeorganizowaliśmy nasze zasoby oraz procesy, mamy umowy minimum 3-, 4-letnie - mówi Wojciech Cipiur, kierownik logistyki kontraktowej w Dachser.

Jeśli obsługa logistyczna wymaga wynajęcia powierzchni magazynowej, najlepsze byłoby ustalenie przynajmniej takiego okresu trwania umowy, aby pokrył się on z czasem wynajmu magazynu, a te również są kilkuletnie.

- Rynek powierzchni magazynowych jest bardzo wymagający, często sporo czasu zajmuje samo znalezienie odpowiedniego obiektu oraz dostosowanie go do specyfiki planowanego projektu - twierdzi Wojciech Cipiur. - W związku z tym podpisywanie krótkich kontraktów, np. rocznych, jest wysoce nieekonomiczne.

Efektywność
Należy się przygotować na to, że realizacja nowych projektów, zwłaszcza dużych, bardziej skomplikowanych, na początku może nie być sprawna w 100 proc. Osiągnięcie pełnej wydajności wymaga czasu.

- Zazwyczaj mija od kilku tygodni do pół roku od wdrożenia projektu do osiągnięcia pożądanej efektywności pracy po obu stronach - mówi Wojciech Cipiur.

Firma oraz operator logistyczny potrzebują czasu na „dotarcie” swoich procesów, ustalenie szczegółów współpracy, opracowanie i wdrożenie ewentualnych zmian w projekcie.
Dopiero w momencie osiągnięcia pełnego poziomu efektywności, jaki był zaplanowany w kontrakcie, efekty współpracy mogą być poddane ocenie.

- Nasi klienci jako skutek współpracy w pierwszej kolejności widzą wzrost efektywności procesów logistycznych oraz znaczną poprawę ich jakości - mówi Wojciech Cipiur. - Ogromne znaczenie odgrywa tu nasze wieloletnie doświadczenie oraz know-how, które możemy przekazywać naszym klientom - podkreśla.

Minimalizacja ryzyka
Dłuższy, kilkuletni kontrakt wiąże się również ze zmniejszeniem ryzyka biznesowego dla obu stron. Przedsiębiorca ma zapewnioną stałą obsługę przez cały czas trwania umowy. Operator natomiast może mieć pewność, że poniesione przez niego nakłady się zwrócą. Ponieważ nie można przewidzieć, jak zmieni się rynek, w tym popyt na dane produkty, aby uniknąć ryzyka cenowego, warto by przedsiębiorca dopilnował, aby w umowie znalazły się odpowiednie zapisy.

- Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że może być różnie, dlatego umożliwiamy naszym klientom określenie warunków możliwych zmian cen, nawet jeśli oznacza to ich obniżkę - wyjaśnia Wojciech Cipiur.

Taki zapis odpowiednio zabezpiecza interesy zarówno klientów jak, i operatora.