OSM Łowicz - szybki transport i sprawna sprzedaż

Macrologic wdrożył Xpertis  w Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Łowiczu.

Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Łowiczu prowadzi sprzedaż w oparciu o centralne magazyny w Toruniu i Łowiczu oraz sieć sześciu przyzakładowych hurtowni. Towar z tych punktów dystrybucyjnych trafia obecnie do odbiorców hurtowych oraz do sieci detalicznej. Problemem firmy był brak integracji w zakresie: jednolitego systemu informatycznego, połączenia i ujednolicenia obiegu dokumentów magazynowych, sprzedażowych i księgowych oraz ujednolicenia organizacji pracy.

- Jednolity system sprzedaży to konieczność. Brak spójnych danych uniemożliwia ich analizę według jednego modelu i utrudnia  sprawne zarządzanie firmą wielooddziałową. Brak globalnej informacji o kondycji przedsiębiorstwa stawiałby pod znakiem zapytania powodzenie jego rozwoju - mówi Małgorzata Wysocka dyrektor handlowy OSM Łowicz.

Problem ten, choć w mniejszym zakresie, dotyczył również odrębnych lokalizacyjnie hurtowni należących do firmy, a także mógł mieć wpływ na przyszłe akwizycje. Przekładał się ponadto na utrudnioną kontrolę nad funkcjonowaniem odrębnych lokalizacji i brak zintegrowanego zarządzania całością przedsiębiorstwa (cenniki, stany magazynowe, realizacja zamówień itp.). Dodatkowo OSM Łowicz planował zmiany w działaniu - wprowadzenie atestów poszczególnych partii towaru, zmiany w organizacji zamówień, zarządzanie rotacją opakowań zwrotnych, palety, a także usprawnienie kanału sprzedaży pasz i usług weterynaryjnych poprzez uruchomienie sprzedaży mobilnej. Brak rozwiązań w ww. zakresie uniemożliwiał pełną integracje informacji o kosztach, a co za tym idzie miał wpływ na wynik finansowy.

Początkiem współpracy Macrologic i OSM Łowicz było poprawne wdrożenie programu kadrowo-płacowego - Xpertis Kadry i płace, w ramach wielodziałowego przedsiębiorstwa. Rozwiązanie Xpertis w tym obszarze działało w oparciu o wymianę danych przez Internet. Sukces pierwszego etapu współpracy stał się powodem rozmów o wdrożeniu rozwiązania informatycznego w obszarze sprzedaży. Przed wdrożeniem rozwiązania Xpertis, Macrologic przeprowadził analizę, która obejmowała obszary logistyki i sprzedaży. Zespół projektowy opracował system wsparcia sprzedaży mobilnej współpracujący z urządzeniami PDA. Pierwotnie planowano wykorzystanie urządzeń Psion, uznano jednak tę technologię za zstępującą i stworzono autorskie rozwiązanie dla platformy Palmtop. Uzyskano dzięki temu satysfakcjonującą szybkość działania, a także rozwiązano problem przechowania bazy danych klientów i asortymentu produktów na urządzeniach przenośnych.

- Zaprojektowane przez nas rozwiązanie mobilne w roku 2005 było innowacyjne i pionierskie w branży, gdyż żadna firma informatyczna nie miała podobnego rozwiania dla branży mleczarskiej - mówi Dariusz Adamek, szef projektu Macrologic SA.

W trakcie wdrożenia okazało się, iż w szczegółach działalności biznesowej, oddział OSM Łowicz w Toruniu, różni się od swojej centrali. Wykryte przez Macrologic różnice zostały wskazane klientowi.  Dostosowanie i unifikacja rozliczania procesów wymagała powtórnego oszacowania pracochłonności zespołu wdrożeniowego Macrologic związanej z modyfikacjami, szkoleniami i asystą.

- Najtrudniejszym typem wdrożeń informatycznych są projekty prowadzone w firmach o dużej dynamice rozwojowej. Z uwagi na to, że zaawansowane systemy informatyczne są wdrażane od kilku do kilkunastu miesięcy, ekipa projektowa może nawet kilkakrotnie prowadzić proces ewaluacyjny celów biznesowych. Najczęściej ma to miejsce przy wprowadzaniu produktów obsługiwanych przez nowy kanał dystrybucji, przejęciach konkurencji, gwałtownych zmianach koniunktury. Aby zakończyć projekt sukcesem konieczna jest sprawna komunikacja i współpraca - mówi Dariusz Adamek.  

Problem unifikacji i wdrożenia rozwiązań „łowickich” kosztem zwiększenia nakładów pracy został rozwiązany. Mimo pojawiających się problemów, wdrożenie przebiegło w sposób satysfakcjonujący dla obu firm, a zadowolenie z jego efektów zaowocowało dalszą współpracą. Zarząd OSM Łowicz podjął decyzję o rozszerzeniu zakresu działania oprogramowania  w obszarze finansów oraz uruchomieniu systemu Xpertis w kolejnych lokalizacjach. Głównymi celami biznesowymi osiągniętymi w czasie wdrożenia przez OSM Łowicz rozwiązania informatycznego Xpertis było zredukowanie kosztów produkcji, magazynowania i transportu poprzez scentralizowanie obsługi magazynów i zamówień. Ujednolicone dane z powyższych obszarów mogą teraz trafiać do systemu finansowego - Xpertis Finanse. Z kolei zastosowanie jednego narzędzia informatycznego - Xpertis Logistyka wyeliminowało konieczność obsługi  czterech niezależnych aplikacji działających w obszarze logistyki. Wprowadzenie sprzedaży mobilnej pozwoliło na stworzenie nowych kanałów dystrybucji. OSM Łowicz może obecnie zaoferować nowe rodzaje usług i pozyskać nowych klientów detalicznych, a także zaproponować lepszą obsługę serwisową i weterynaryjną. Natomiast jednolity system i zunifikowany model rozliczania sprzedaży ograniczył liczbę zaginięć towarów w procesie dystrybucji. Zastosowanie centralnego systemu zarządzającego logistyką i sprzedażą oraz zintegrowanie danych z innych aplikacji, umożliwiło wprowadzanie do dokumentów potwierdzających zakup bardzo szczegółowych informacji o towarach. Menadżerowie odpowiedzialni za sprzedaż, dokładnie rozliczają koszty transportu własnego i wynajętego. Integracja danych zezwoliła na wprowadzenie trasowania zamówień. Nowe rozwiązanie w obszarze logistyki umożliwiło obsługę sprzedaży do sieci detalicznych we wszystkich hurtowniach. W efekcie spółdzielna poprawiła wyniki sprzedaży. Elastyczność rozwiązania Xpertis zastosowanego w OSM Łowicz ułatwiła proces włączania kolejnych zakładów do zintegrowanego systemu sprzedaży. Osiągnięto to dzięki pracy rozwiązania w konfiguracji „thinclient”. Taka konfiguracja skraca czas przechodzenia na rozwiązanie OSM Łowicz i obniża koszty przyłączania nowych oddziałów, a elastyczność systemu pozwala integrować dane z wszystkich zakładów według tego samego modelu biznesowego. Wprowadzenie zintegrowanego systemu logistycznego pozwoliło ponadto wprowadzić kanał elektronicznej wymiany danych do obsługi kluczowych klientów -  EDI. Zamówienia od strategicznych dystrybutorów wpływają drogą elektroniczną w postaci plików w formacie xml i są automatycznie rejestrowane w systemie logistycznym. W ten sam sposób klient otrzymuje dokumenty WZ zawierające awizo wysyłki przed dotarciem towaru do odbiorcy. Potwierdzenie odbioru dostarczane jest tą sama drogą, a po akceptacji i potwierdzeniu zgodności, generowana jest faktura elektroniczna.

- Konsekwencją wprowadzenia  EDI w przedsiębiorstwie są bardzo duże oszczędności związane ze zmniejszeniem kosztów i usprawnieniem samego procesu wystawiania faktur. Oszczędności generuje optymalizacja procesu i wyeliminowanie nakładów związanych z obrotem papierową dokumentację. Przykładowo zastąpienie 2 tys. faktur dokumentami elektronicznymi, skutkuje miesięcznie oszczędnościami rzędu 2,5 tys. zł -  mówi Dariusz Adamek.