Witam serdecznie,

Chciałbym zadać pytanie specjalistom z zakresu logistyki,
lub doświadczonym pracownikom tejże branży.
Interesują mnie sposoby zapobiegania:
- niezgodnościom w dostawach,
- brakom na magazynie tj. uszkodzeniom, kradzieżom, brakom przez błędne sprawdzanie dostawy, brakom przez błędne wydania lub złe magazynowanie.

Mają Państwo jakieś ciekawe, sprawdzone pomysły?

Dodam, że pytanie dotyczy usprawnienia działania magazynu, w którym pracuje.

Z góry dziękuję za odpowiedzi,

pozdrawiam serdecznie, Radek.

Witam,
Przytoczę kilka pomysłów ,które powinny poprawić zarządzanie gospodarką magazynową w Pana firmie.
Pierwszym aspektem ,który wprowadza zamieszanie są błędy wynikające z czynników ludzkich ,mianowicie z pomyłek magazyniera. Mianowicie w momencie przyjmowania dostawy należy sobie zadać pytanie w jaki sposób odbywa się przyjecie towaru na magazyn ? Czy jest ono na szybko przyjmowane z dokumentu WZ ? Zawsze warto osobiście iść sprawdzić czy zgadza się faktyczny stan ilościowy z dokumentacją w tym przyopadku WZ ,gdyż niekiedy dostawcy również popełniają błędy. Wysyłają za mało towaru ,a fakturowane jest za dużo. Także proponuję sprawdzić każdą dostawę na spokojnie ,zobaczyć jak wygląda oryginalna etykieta producenta ,czy da się z niej odczytać ilość i porównać z dokumentem WZ ,lub innym dokumentem towarzyszącym. Kiedy wystąpi niezgodność dostawy wynikająca z pomyłki dostawcy warto odnotować na dokumencie WZ ile faktycznie towaru przyjęto na stan ,i kopię lub skan wysłać dostawcy ,by mógł on wystawić fakturę na odpowiednią ilość ,która rzeczywiście została przyjęta. Po paru tego typu incydentach powinno przynieść to pożądany rezultat w postaci ,iż towar fizyczny faktyczny ,który do nas przychodzi będzie się zgadzał z towarzyszącą jemu dokumentacją. Warto zadbać o personel by szczegółowo i bardziej rzetelnie przykładał się do przyjmowania dostaw lub robienia dokumentów rozchodowych. Kiedy już jesteśmy przy dokumentach rozchodowych ,jaki jest system ich tworzenia ? Czy przykładowo półfabrykat do produkcji jest zwalniany na podstawie specjalnej karty zlecenia produkcyjnego ? Czy wydawany na zasadzie ''ktoś kazał ,ktoś powiedział'' ? Jeżeli jest to ta druga opcja ,to warto się zastanowić nad wprowadzeniem takiej karty ,która będzie mówiła co się pobrało w jakim celu i ile tego ,a następnie będzie wpisany na nią numer dokumentu rozchodowego ,który został wykonany w celu ujednolicenia magazynów.
Teraz jak wygląda kontrola przy zwalnianiu materiałów do produkcji ? Jeżeli takowe istnieją. Czy jest to oddzielna strefa ,wyraźnie zaznaczona ,że jest to strefa wydań ? A może warto zaznaczyć ,jeżeli jest to magazyn połączony z częścią produkcyjną ,strefę magazynowania ? Bo niekiedy może być tak ,iż sąsiadujący magazyn bez zabezpieczeń z halą produkcyjną ,gdzie stoją maszyny jest niezabezpieczony ,a co za tym idzie operatorzy maszyn w przypadku produkcji dobierają sobie pewne półfabrykaty w celu niwelacji strat produkcyjnych, Efekt jest taki ,iż każdy jest zadowolony ,produkcja zrobiona na czas ,a na koniec stany magazynowe nie są jednolite i są niesamowite rozbieżności. Warto się zastanowić nad systemem tworzenia dokumentów rozchodowych ,czyli mianowicie dlaczego ? po co ? w jakim celu ? kto zlecił i ile ? Następnie weryfikacja tych dokumentów w czasie rzeczywistym ,przez lidera magazynu lub kierownika. To samo tyczy się dokumentów WZ i całej metodologii przyjęć na magazyn.
Jedną z technologii eliminującą czynnik ludzki jest technologia RFID ,bądź też skanery kodów kreskowych i proste systemy WMS ,które są kompatybilne z tymi technologiami. Pozwala to nie tylko zaoszczędzić czas ,ale wyeliminować czynnik błędu ludzkiego.

W przypadku materiałów przeterminowanych ,bądź też takich ,które uległy zniszczeniu i są praktycznie bezwartościowe dla nas ,a jednak widnieją w stanach magazynowych proponują przykładowo raz na 2 tygodnie ( zależne od specyfiki magazynu i charakteru pracy ,o częstości sam Pan najlepiej zdecyduje) robić inwenturę spisu z natury ,i porównywać ją ze stanami magazynów w systemie. W wielu systemach klasy ERP jest opcja by wyszczególnić towary zalegające ,w tym przypadku będą to towary przeterminowane. A następnie do braków i ewentualnych przeterminowanych towarów zrobić protokół likwidacji wyjaśniający przyczynę.

Także reasumując kontrola ,więcej skupienia podczas tworzenia dokumentów ,oraz ich weryfikacja. Przeprowadzanie regularnych inwentarzy stanów magazynowych pozwoli ujednolicić magazyny i prowadzić rozsądną gospodarkę magazynową.
Mam nadzieję ,że pomogłem.
W razie pytań służę pomocą.
Pozdrawiam
Marcin

Witam serdecznie,

dziękuję za wyczerpującą odpowiedź, chciałbym jednak dodać bardzo ważną kwestię, którą pominąłem.

Pracuję w większym magazynie, który ma już jasno określone struktury, pracownicy mają podzielone zadania, samo przyjęcie towaru przebiega prawie bezproblemowo (pomijam tu błędy m.in. dostawcy w postaci dosyłania złego towaru). Nie widzę problemu w dokumentach przyjęć, magazynowaniu w systemie, wprowadzaniu braków/nadwyżek przy dostawach, wyjaśnianiu niezgodności. Towar jest moim zdaniem odpowiednio magazynowany i z pomocą odpowiednich dokumentów zostaje wydany na produkcję (przy jednoczesnym zejściem ze stanów).

Streszczając chodzi mi między innymi właśnie o wpływ na czynnik ludzki na magazynie, podejście, kontrole, nagrody/ew. kary dotyczące sprawdzania czy magazynowania towaru na regałach. Myślę także o wprowadzeniu jakichś ciekawych rozwiązań technologicznych czy systemowych (czytniki i skanery WLAN także są wadliwe przy czynniku ludzkim, ale przyznaję - zmniejszają ryzyko błędu, muszę też więcej poczytać o technologii RFID, to bardzo ciekawy temat). Chciałbym także zająć się sprawą, o której Pan wspomniał, tj. wchodzenie na magazyn osób postronnych (co ciężko zatrzymać przy otwartych bramach, przez które wyjeżdża towar - ciężko jest wymóc na pracownikach wyganianie gości, co też może być spowodowane przez potrzebę szybkiego wyjaśniania błędów przy wydaniu). Ciekaw też jestem jak różne firmy radzą sobie z kradzieżami, prócz monitoringu i ochrony.

Ogólnie rzecz biorąc potrzebne są świeże rozwiązania, mogą być skrajne i teoretycznie nierealne;) ze wszystkim dam radę!

Wierzę, że ciężko jest dokładniej pomóc, gdyż trzeba by było być w miejscu, w którym pracuję, ale doceniam chęci.

Jeszcze raz dziękuję za odpowiedzi!

Pozdrawiam,
Radek

Witam ponownie Panie Radosławie,
Zawsze do końca staram się wierzyć w ludzi ,ale z tego co Pan pisze to głównym problemem szczelności magazynu są zasoby ludzkie ,a więc pracownicy...Oraz osoby trzecie poruszające się po strefie magazynowania.
Co do pomyłek przy kompletacjach i redukcji strat z tym związanych polecam przybliżyć technologię pick up by light lub pick up by voice,jeżeli skanery i tematyka kodów kreskowych w systemie GS1 ,jest za bardzo zawiła do specyfiki pracy oraz otoczenia.
Jeżeli chodzi o samo uszczelnienie magazynów proponuję wprowadzić procedury i surowo ich przestrzegać ,procedury co do tworzenia dokumentów wydań,oraz przyjęć. Będzie to na pewno kłopotliwe i uciążliwe na początku ,aby przekonać do tego załogę ,ale gwarantuję Panu ,że to w przyszłości zaprocentuje.
Co do kontroli typu kamery ,to może warto zapoznać się z systemem bramek indukcyjnych w newralgicznych punktach wejścia/wyjścia z magazynu. Kłopot natomiast może polegać ,że mając przykładowo paletę soków w butelce ,to każdą butelkę by trzeba naznaczyć specjalną naklejką indukcyjną....A to z kolei koszt ,czas, etc...
Jeżeli mowa o karaniu / nagradzaniu pracowników to mogę jedynie podsunąć pomysły jak zastąpić gotówkę innymi środkami. Natomiast nie mogę powiedzieć jak ,za co i w jakim stopniu karać / nagradzać pracowników ,gdyż nie znam dokładnej specyfiki pracy, pracowników ,ich doświadczenia, kwalifikacji ,itp.

Mam nadzieję ,że pomogłem.
Pozdrawiam
Marcin

Witam,

Jeśli chodzi i samo kompletowanie zamówień u nas w firmie postanowiliśmy zająć się tym tematem dość mocno. Z tego względu, że 90% reklamacji dotyczyło pomyłek ilościowych w 99% wynikających z błędu magazyniera.

Sam proces kompletowania zamówień przebiegał przez określonego pracownika, który na końcu podpisywał się na zamówieniu.
Problem polegał na tym, że nie było żadnego nadzoru nad tym - kto ile paczek zrobił, danego dnia/miesiąca i ile w związku z tym popełnił błędów.
Wiadomo, że inaczej się spojrzy na pracownika, który z 1900 zamówień w danym miesiącu zrobił ich 600 i popełnił 2 błędy i inaczej na takiego, który zrobił zamówień 200, a błędów przy tym popełnił 10.
Wprowadziliśmy dokładny monitoring wydajności pracy, który zakładał wiele elementów od natężenia pracy w danym dniu po ilość osób, które pracowały, ilość paczek przypadających na każdego pracownika. Jest to prosty sposób możliwy do stworzenia w excelu, który początkowo zabiera sporo czasu i wymaga pewnego zaangażowania chociażby do wpisywania danych. Jednak do tego można zobowiązać pracowników, którzy mają podawać swoje wyniki sumowane to akurat co my potrzebowaliśmy do analizy to ilość paczek/ilość zamówień/ilośc kartonów/ilość palet - sprawdzenie można było dokonać na bazie systemu czy podane dane są prawidłowe.
Oczywiście wszystko połączyliśmy ściśle z premiami, które na początku zakładały równy podział, dla wszystkich, a zmieniane były w zależności od wydajności i jakości pracy. Przykładowo:
200 zł, dla osoby
50% - 100 zł (jeśli osoba w danym miesiącu wykona przynajmniej 15% zamówień - 5 osób było za to odpowiedzialnych)
20% - 40 zł (brak chorobowego)
30% - 60 zł (% ilość braków mniejsza od ilość w poprzednim miesiącu przy założeniu, że 2 braki są dopuszczalne.)

Ponadto po rozmowie z pracownikami było ustalone zmienność czynności - jedna osoba, zawsze była odpowiedzialna za dokumenty więc paczek nie robiła czyli codziennie siedział ktoś inny plusem tego było, że każdy opanował wszystko na magazynie. Podobnie z załadunkiem rozładunkiem jeśli dzisiaj byłem ja to jutro idziesz Ty. Wszystko było ustalone kto jest odpowiedzialny za wydawanie na produkcje danego dnia, kto jest odpowiedzialny za odbieranie z produkcji. Dawało to wszystkim równe szanse nikogo nie wywyższało.

Jeśli chodzi o braki wprowadziliśmy, dla każdego możliwość wybrania z magazynu XX produktów co miesiąc. To było rozpisywane jako reklama i schodziło ze stanu. Oprócz tego wprowadziliśmy odpowiedzialność wszystkich za braki - nie tylko kierownika - z prostego powodu jesteśmy zespołem i jeśli będzie brakowało odpowiada każdy materialnie. Sprawiło to, że po ostatniej inwertaryzacji było bardzo dobrze. Każdy uważał na siebie nie kradł, a jeśli ktoś widział, że ktoś ma taki zamiar od razu mu wybijał to z głowy - bo przecież jeśli On weźmie to ja będę musiał za część tego zapłacić.

Na początku jak na wszystkie zmiany było sporo, ale... natomiast wszystko się przyjęło jest jasne i praktycznie nie wymagało, żadnych kosztów ogromnych, a jedynie troszkę pomysłowości.

Witam,

Panie Radosławie, dużym plusem jest to, iż mamy kierunek, w którym chcemy pójść: czynnik ludzki. Zaangażujmy pracowników w to, co robią. Brzmi prosto, ale wiemy, że takie nie jest. W poprzednich komentarzach czytamy zarówno o ustaleniu jasnych procedur oraz wdrożeniu systemu monitoringu wydajności. Zgadzam się. Stwórzmy procedury razem z pracownikami pod hasłem ułatwiania sobie pracy. Następnie zacznijmy monitorować miejsca, w których chce Pan wyeliminować błędy (np. błędy wynikające z niedokładnej, bądź żadnej kontroli dostawy, błędy w kompletacji). Wymaga to zaangażowanie dodatkowych zasobów w proces kontroli, ale inwestycja się zwróci. Dajmy możliwość pracownikom na udział w tworzeniu systemu monitoringu, będzie on wtedy również "ich" i dla nich. Warto wspomnieć tutaj o ustalaniu konkretnych celów (np. spadek reklamacji związanych z niepoprawnie skompletowaną wysyłką o 80% po 4 miesiącach, rozbijmy to per miesiąc - bądźmy ambitni).

Bardzo ważnym aspektem jest cykliczne omawianie wyników z zespołem i jak wypadamy względem określonych celów. Jak to czytamy w jednym z poprzednich komentarzy: połączenie celów z systemem premiowania może być dobrym rozwiązaniem (do tego jeszcze wrócę pod koniec). Pamiętajmy, że system ma wspierać eliminację przyczyn niezgodności. Poprawnie zebrane dane pozwolą nam ustalić prawdziwą przyczynę, źródło problemu. Pracujmy w duchu: "monitoring pracy pozwala na identyfikację miejsc do poprawy", zamiast: "monitorujemy po to, żeby wiedzieć kto jest winny". Jeśli mówimy o systemie zmianowym (a zakładam, że tak Pan pracuje) można stworzyć zdrową konkurencję, jednak należy mądrze zważyć to ryzyko - nie chcemy tworzyć pola do konfliktów, zwłaszcza, jeśli w grę wchodzą pieniądze. Cel może być dla całego magazynu.

Podsumowując:
1 Wstępna identyfikacja problemu
2. Zespół i Narzędzia
3. Źródło problemu
4. Rozwiązanie

Dodam tylko, że sama świadomość mierzenia wydajności pracy wpływa bardzo dobrze na ekipę. Przy wdrożeniu procesu kontroli produktywności u jednego z naszych klientów uzyskaliśmy bardzo dobre wyniki poprawy wydajności pracy w magazynie, a mocno do tego przyczyniła się sama obecność monitoringu i jasny, wspólny cel!

Pozdrawiam i Powodzenia