Cześć
Pracuję w centrum dystrybucyjnym z branży FMCG. Pracujemy obecnie nad usprawnieniem procesu przebiegu dokumentów przy dostawie towaru. Wszystko jest ok kiedy klient w całości przyjmuje dostawę. Problem pojawia się w momencie, gdy klient nie przyjmuje kartonów z powodu uszkodzeń, błędów itp. Wtedy należy oczywiście wystawić fakturę korygującą. W tym momencie po skompletowaniu zamówienia i wysłaniu samochodu z automatu zamyka się zlecenie - do zlecenia automatycznie generowana jest faktura VAT i wysyłana jest do klienta drogą elektroniczną bądź fizyczną. Tutaj zaznaczam, że mamy 7 dni na dostarczenie faktury VAT do klienta, ale słyszałem o nowych przepisach, które weszły od 2014 r. - może wiecie coś więcej na ten temat? Wracając do dostawy - jeśli zamówienie jest kompletne to klient dokonuje płatności i wszystko gra. W momencie wykrycia błędu rozbieżności zaznaczane są na liście przewozowym i dokumencie DW. W takim przypadku należy klientowi wysłać fakturę korygującą na podstawie zapisków z DW. Problem w tym, że kierowca nie zawsze wraca bezpośrednio do naszego DC i obieg tych dokumentów trwa zbyt długo. Dodatkowo trzeba unieważnić poprzednią fakturę i wystawić nową fakturę korygującą z nową datą i jednocześnie z nowym terminem płatności. Zależy nam na tym, aby zminimalizować liczbę faktur tylko do jednej oraz skrócić czas obiegu dokumentów. Mam już na to pewne pomysły.

Chciałbym dowiedzieć się jak wygląda to w innych centrach dystrybucyjnych. W miarę możliwości proszę o opisanie całego procesu, tj. jakie dokumenty posiada przy sobie kierowca, kiedy są one generowane, kiedy i w jaki sposób klient dostaje fakturę, w jaki sposób przebiega komunikacja między kierowcą a administracją DC, jak przekazywane są informacje o błędnej dostawie. Z chęcią przeczytałbym o tym jakiś artykuł bądź książkę, jednak nie natrafiłem jeszcze na odpowiednią pozycję. Będę wdzięczny za pomoc, opisanie tematu, polecenie literatury. Dzięki i pozdrawiam.

Witam,

od początku 2014 r. zgodnie z podstawową zasadą fakturę można wystawiać nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dodatkowo faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Każde centrum dystrybucji raczej ma wdrożone swoje indywidualne procedury dotyczące rozładunku i przyjęcia towaru. W niektórych centrach kierowca jest obecny przy sprawdzaniu towaru, a w innych nie ma takiej możliwości.
W celu pogłębienia wiedzy teoretycznej warto zajrzeć np. do książek:
- B. Śliwczyński, A. Koliński, Organizacja i monitorowanie procesów dystrybucji, wyd. 2, Poznań 2014
- S. Krzyżaniak, A. Niemczyk, J. Majewski, P. Andrzejczyk, Organizacja i monitorowanie procesów magazynowych, wyd. 2, Poznań 2014
- M. Hajdul., M. Stajniak, M. Foltyński, A. Koliński, P. Andrzejczyk., Organizacja i monitorowanie procesów transportowych, Poznań 2015

Natomiast w opracowaniu i wdrożeniu praktycznych rozwiązań z pewnością będą mogli pomóc konsultanci np. z Instytutu Logistyki i Magazynowania.

Pozdrawiam
ŁP

Dziękuję za odpowiedź. Z literaturą się zapoznam jednak mimo wszystko prosiłbym o opis takiego standardowego procesu w przykładowym centrum dystrybucyjnym uwzględniając kwestie, które chciałbym usprawnić w mojej firmie. Chodzi przede wszystkim o moment wystawienia faktury i komunikację/przekazanie dokumentów między kierowcą a działem obsługi klienta. Jak to jest rozwiązane w innych centrach, jak wygląda w praktyce, jak zapewnić niezawodność takiego systemu. Z góry dziękuję za wszystkie odpowiedzi.

Pozdrawiam, Mateusz

Witam ponownie,

obawiam się, że redakcja portalu nie dysponuje opisami takich procesów.
Tak jak pisałem we wcześniejszym poście - analizę procesów w Pana firmie i metody ich optymalizacji z pewnością będą mogli wskazać np. eksperci z Instytutu Logistyki i Magazynowania.
Zachęcam do kontaktu z konsultantami.
Pozdrawiam
ŁP