Błędy w kodowaniu produktów z perspektywy sieci handlowych

W erze cyfryzacji i wzrostu zakupów online, dane o produkcie można przyrównać do bijącego serca każdej firmy. Aby utrzymać jego bicie, dane muszą być zdrowe i regularnie sprawdzane. Dane nieaktualne, błędne czy niekompletne powodują wiele problemów dla firmy. Z punktu widzenia konsumenta wiarygodne i dokładne dane stają się coraz ważniejsze i mają istotny wpływ na podejmowanie decyzji zakupowych.
Znakowanie produktów kodami kreskowymi EAN wydaje się być łatwe, jednak praktyka pokazuje, że dość często pojawiają się błędy w tym zakresie. Na przełomie 2018 i 2019 roku GS1 Polska zaprosiła sieci handlowe do wzięcia udziału w badaniu dotyczącym nieprawidłowego przydzielania produktom numerów GTIN (kodów EAN). Zebrane wyniki, a także analiza bieżących zgłoszeń spływających do GS1 Polska, pozwoliły ocenić skalę problemu.

Najczęstszymi błędami popełnianymi przez producentów/właścicieli marek są:

• Przypisywanie/zdublowanie tego samego numeru GTIN dla różnych produktów, np. odświeżacz powietrza o trzech różnych zapachach, czekoladki z nadzieniem orzechowym i truskawkowym,
• Istotne zmiany składu produktu, np. zmiany wersji oleju z rzepakowego na słonecznikowy, zmiana smaku jogurtów z truskawka i malina na truskawka i jeżyna czy serek waniliowy z konfiturą na serek śmietankowy z konfiturą,
• Zmiana gramatury netto, np. twaróg chudy 270 g na 250 g, batonik mleczny 50 g na 48 g, ilość kapsułek do zmywarki z 50 na 55, napój gazowany 1,7 l na 1,5 l,
• Zmiana zadeklarowanej ilości produktów w opakowaniu zbiorczym, np. groszek w puszce pierwotnie pakowany w karton po 14 sztuk obecnie po 20 sztuk.

Dla wszystkich wymienionych sytuacji powinny być nadane nowe, unikalne numery GTIN.
Dużym wyzwaniem jest prawidłowe znakowanie produktów, dostępnych w sprzedaży w konkretnym dniu lub określonym czasie, a dla których istnieje potrzeba jednoznacznej identyfikacji oraz rozróżnienia promocyjnego asortymentu w łańcuchu dostaw na poziomie opakowania zbiorczego. Najwięcej pomyłek związanych jest z dołączaniem gratisów, np. próbki odżywki do włosów do butelki szamponu. W sytuacji, gdy wymiary lub masa brutto opakowania ulegają zmianie o więcej niż 20%, należy na taki produkt nadać nowy numer GTIN.
Na pytanie: "W której kategorii występują najczęstsze błędy (np. nabiał, napoje, kosmetyki itp.)" sieci handlowe wskazały: nabiał, przyprawy, dodatki do ciast i pieczenia, a także słodycze. Ma to swoje odzwierciedlenie w przytoczonych powyżej przykładach. Cały proces obsługi produktu w sieci dystrybucji można zautomatyzować i przeprowadzić w krótkim czasie, zaczynając od momentu potwierdzenia zamówienia i punktualnej dostawy do prawidłowej faktury i szybkiej płatności za produkt. Jedynym warunkiem jest posiadanie aktualnych i wysokiej jakości danych.
Przestrzeganie przez wszystkie ogniwa łańcucha dostaw standardowych zasad zarządzania numerami GTIN stanowi klucz do zapewnienia skutecznej, efektywnej i spójnej wymiany informacji o produktach, gwarantując tym samym minimalizację kosztów i sprawne funkcjonowanie nie tylko lokalnych, ale również globalnych łańcuchów dostaw.

Aktualne wytyczne dotyczące zasad prawidłowego przydzielania numerów GTIN dostępne są na stronie: https://www.gs1pl.org/uslugi-i-narzedzia/standardy-zarzadzania-numerami-gtin. Jednoznacznie wskazują na istotne modyfikacje produktów, dla których wymagana jest zmiana numeru GTIN.

Źródło: opracowanie własne na podstawie wewnętrznych źródeł GS1.

Beata Bartol, specjalista ds. danych odstawowych w Chacie Polskiej zauważa: Brak higieny w danych podstawowych produktu, w tym unikalny numer GTIN, piętrzy wiele problemów na każdym poziome kanału dystrybucji zarówno w sprzedaży hurtowej, jak i detalicznej. Prawidłowe oznakowanie produktu wpływa na lepszą sprzedaż, co przekłada się na dobre stosunki handlowe. Bardzo istotną sprawą jest raportowanie danych sprzedażowych, jak również identyfikacja na zamówieniach. Bez spójnych danych o kodach GTIN jest to niemożliwe.

Beata Drag, starszy specjalista ds. danych odstawowych SAP w Żabce dodaje: Producenci i to przeważnie Ci najwięksi, najczęściej zmieniając gramaturę swojego produktu nie trzymają się zasad dobrych praktyk w zakresie poprawnego znakowania swoich produktów. Niestety zdarza się to coraz częściej, iż gramatura produktów ulega zmniejszeniu, a jego znakowanie numerem GTIN zostaje niezmienione. W związku z powyższym sieci otrzymują błędne dane o produktach. Wielu producentów niepoprawnie znakuje też swoje opakowania zbiorcze, oklejając je etykietą z tym samym numerem GTIN co opakowanie jednostkowe, przez co utrudniona jest poprawna weryfikacja towaru przy przyjęciu na magazyn. Każda jednostka struktury logistycznej powinna zawierać swój osobny unikatowy i niepowtarzalny numer GTIN.

Bartłomiej Kołodziej, specjalista ds. danych podstawowych w Eurocash S.A. komentuje: W naszej codziennej pracy z danymi podstawowymi, w których numer GTIN jest poza nazwą, głównym identyfikatorem towaru w systemie, a dalej na rynku, również stykamy się z wieloma problemami. Największą nieznajomością tematu wykazują się producenci z branży mleczarskiej. Częste zmiany gramatur, nawet te drobne o 10 g, czy znakowanie jednym kodem EAN opakowań zbiorczych kilku smaków jogurtu czy serka, w ramach tego samego asortymentu, wprowadzają nam niemałe zamieszanie w pracy z danymi w systemie i w całym obiegu towaru od przyjęcia do magazynu po wydanie do sklepu. Niejednokrotnie producent nie informuje nas o zmianie, np. gramatury i drukuje opakowania z kodem, który do tej pory funkcjonował na starej gramaturze, wypuszcza towar na rynek, podczas gdy istnieją jeszcze zapasy magazynowe w centrach dystrybucyjnych i sklepach. Uniemożliwia to zatem płynne przejście ze starej gramatury na nową. Chcąc zachować ten sam numer systemowy w obrocie, kupcy muszą liczyć się z opóźnieniami wiążącymi się z wprowadzeniem takiego asortymentu do obrotu. Staramy się informować naszych partnerów o konsekwencjach takich działań o niestosowaniu się do standardów wytyczonych przez organizację GS1, ale często nasze prośby pozostają bez oddźwięku.