Digitalizacja łańcucha dostaw: dlaczego dwa na trzy wdrożenia kończą się niepowodzeniem i co robić, aby tego uniknąć?

Raport Capgemini przedstawia główne cele, problemy oraz wskazówki, dotyczące wdrożenia digitalizacji łańcucha dostaw. Firmy podchodzą bardzo entuzjastycznie do projektów cyfryzacji, zwracając szczególną uwagę na zwrot z inwestycji (ROI), utrzymujący się średnio na poziomie 18%. To oznacza istotną redukcję kosztów (na co wskazuje aż 77% badanych) i wzrost przychodów (56%), które stanowią główne cele digitalizacji łańcucha dostaw. Dodatkową zaletą takich projektów jest szybka amortyzacja inwestycji w automatyzację, trwająca z reguły do 12 miesięcy. Jakie problemy pojawiają się na drodze do celu? W wielu przypadkach wyzwania mogą dotyczyć przestarzałej infrastruktury IT, braku dostępu do sieci w strefach produkcyjnych i magazynowych. Kolejną barierą są ograniczenia organizacyjne, szczególnie widoczne w przypadku korporacji lub zbyt dużej ilości oddziałów firmy, co znacznie utrudnia aplikację zmian w obrębie całej organizacji.
Głównym problemem, według raportu, jest jednak zbytnie rozproszenie inwestycji oraz trudność we wdrażaniu projektów pilotażowych na dużą skalę. Badane organizacje mają średnio 29 projektów digitalizacji łańcucha dostaw w fazie projektowania, weryfikacji poprawności koncepcji lub w fazie pilotażowej. Tylko 14% z nich z powodzeniem wdrożyło przynajmniej jedną z tych inicjatyw w kilku miejscach lub w całej firmie. Jednakże wśród firm, które z powodzeniem zrealizowały taki projekt, 94% dostrzega, że ich wysiłki zostały nagrodzone spodziewanym wzrostem obrotów. Firmy te zarządzają średnio sześcioma projektami w fazie proof of concept - mają ich niemal dwa razy mniej niż organizacje, które poniosły porażkę przy wprowadzaniu cyfryzacji na szeroką skalę. Wniosek jest prosty - skupienie na mniejszej ilości projektów gwarantuje lepsze wyniki. Jak wskazuje Capgemini, sukcesowi sprzyja również jednoznaczna procedura oceny powodzenia projektów pilotażowych, a także jasne kryteria ustalania priorytetów inwestycyjnych. Do odpowiedniego wdrożenia mechanizmów digitalizacji łańcucha dostaw potrzebne jest przede wszystkim obranie ukierunkowanego i długofalowego podejścia.

Digitalizacja na medal - na co zwrócić uwagę?
Cyfryzacja pozwala na stworzenie nowych modeli biznesowych, a łańcuchy dostaw wpisują się na listę dziedzin, w których ten proces (przeprowadzony w odpowiedni sposób) tworzy najbardziej dynamiczną i spektakularną zmianę. Od idei do realizacji długa droga. W jaki sposób można się upewnić, że doczekamy się sukcesu? Na pewno dużą pomocą okazuje się tu partnerstwo organizacji, które prowadziły już projekty w zakresie cyfryzacji. Firmy te wskazują trzy podstawowe obszary, stanowiące podstawę odpowiednio przeprowadzonej transformacji:

- Promowanie digitalizacji i dostosowanie celów
Proces cyfryzacji łańcucha dostaw nie może być traktowany w oderwaniu od pozostałych działów firmy - dotyczy on również planowania, zakupów, IT, HR. Dlatego tak ważne jest, aby wszystkie te działy były zaangażowane w zarządzanie zmianą. Propagatorami transformacji powinni być liderzy organizacji, którzy wyznaczają główne cele i priorytety w strategii projektu. Nie wystarczy jedynie promować i skupiać się na obniżeniu kosztów usług. Równie ważne jest dostosowanie celów firmy, które powinno iść w parze z ogólnymi wysiłkami, co w praktyce oznacza zwiększenie przejrzystości i satysfakcji klienta.

- Łączenie różnych podmiotów
Przepływ informacji oraz integracja partnerów w górę i w dół łańcucha dostaw (dostawców i dystrybutorów / usługodawców logistycznych) jest znaczącym elementem, odpowiadającym za sukces transformacji. Ogromny wpływ ma tutaj również likwidacja silosów i barier pomiędzy działami wewnętrznymi i partnerami, aby jak najszerzej rozciągnąć wymagany łańcuch dostaw oraz maksymalizować korzyści wynikające z procesu cyfryzacji.

- Rozwijanie talentów
W perspektywie długofalowej samo stworzenie cyfrowego łańcucha dostaw nie wystarczy. Dlatego należy postawić na inwestycję w rozwój talentów wewnątrz firmy. To pozwala nie tylko na silniejsze zorientowanie na klienta, ale i ciągłe udoskonalanie samej usługi. Pierwszym krokiem jest edukacja pracowników, przedstawianie korzyści cyfryzacji, etapów procesu, który często budzi lęk o istniejące miejsca pracy, a następnie stworzenie odpowiedniej strategii przyciągania oraz zatrzymania utalentowanych pracowników.

Maspex i PEKAES - czyli teoria zrealizowana w praktyce
Polska firma Maspex, będąca liderem na rynku napojów oraz dań gotowych i przetworów warzywnych w ponad 50 krajach na całym świecie, około 30% swoich obrotów zawdzięcza eksportowi. Biorąc pod uwagę znaczącą rolę transportu w realizacji zamówień, a także procesu przepływu informacji w łańcuchu dostaw, Maspex postanowił wdrożyć jednolity standard GS1 w zakresie wymiany informacji w relacji z operatorem logistycznym - PEKAES-em, jedną z największych spółek sektora TSL w Polsce. Wybór padł na schemat GS1 XML, będący jednym ze standardów komunikacyjnych globalnego systemu GS1, stanowiąc jednocześnie wymóg podjęcia współpracy.

- Dokumentacja dotycząca standardu, udostępniona przez Fundację GS1 Polska była dobrze przygotowana, a same rozwiązania są na tyle elastyczne, że pozwoliły na dostosowanie ich do procesu operacyjnego w naszej firmie. Jak w większości tego typu projektów, pojawiły pewne odstępstwa od pierwotnych założeń, niemniej nie miały one wpływu na finalny efekt. Zdecydowanie polecam zastosowanie tego typu rozwiązań - podkreśla Piotr Gaik, kierownik Działu Rozwoju i Wdrożeń w firmie PEKAES.

Standard ten dał możliwość tworzenia bezpośrednich powiązań pomiędzy fizycznym przepływem towarów, a informacjami, które tych towarów dotyczą. Rozwiązanie to pozwoliło na zwiększenie przejrzystości informacyjnej podczas monitorowania realizacji procesów. Skrócenie czasu integracji z nowym partnerem biznesowym, obniżenie kosztów projektów EDI, przejrzystość transakcji elektronicznych w procesach transportowych, automatyzacja pracy oraz przyspieszenie obsługi błędów, związanych z nieprawidłowymi danymi w komunikatach, to jedne z największych korzyści odnotowanych po wdrożeniu projektu. Cyfryzacja w tym przypadku umożliwiła także wypracowanie schematu postępowania dla przyszłych wdrożeń zarówno po stronie klienta (Maspex), jak i dostawcy (PEKAES). Projekt wdrożenia jednolitego standardu elektronicznej wymiany danych GS1 XML w procesach transportowych nie spotkał się z barierami technologicznymi i ekonomicznymi. Można zatem śmiało mówić tutaj o sukcesie wdrożenia zarówno z punktu widzenia operacyjnego, jak i ekonomicznego.
 
Przepis na sukces
Wszyscy badani w raporcie Capgemini są zgodni - bez przeprowadzenia digitalizacji i automatyzacji procesów łańcucha dostaw nie jest już możliwe sprostanie oczekiwaniom konsumentów.

- Jestem przekonany, że standaryzacja staje się niezbędnym wymogiem, gwarantem jakości procesu i obsługi. Po wdrożeniu jednolitego standardu utrzymanie, dbanie o infrastrukturę i dalsze rozbudowywanie jej staje się o wiele łatwiejsze niż wcześniej - zapewnia Dariusz Smaza, zastępca dyrektora ds. logistyki w firmie Maspex.

Tym samym cyfrowe łańcuchy dostaw w szybkim tempie łączą się z tymi tradycyjnymi, a dokumentacja w formie drukowanej i lokalne nośniki informacji zastępowane są przez technologię chmury oraz cyfrowe systemy zarządzania logistycznego. Pozytywne rezultaty przeprowadzenia takiej transformacji są łatwiejsze do osiągnięcia przy wyborze odpowiedniego partnera, który pomoże sfinalizować projekt digitalizacji, skupiając się na relewantnych jej aspektach, jak: promowanie cyfryzacji i dostosowanie celów, łączenie różnych podmiotów oraz stawianie na talenty wewnątrz firmy.

Wdrożenie z perspektywy Dariusza Smazy, zastępcy dyrektora ds. logistyki w firmie Maspex

1. Co przesądziło o podjęciu wdrożenia standardów GS1?
- Głównymi powodami wdrożenia tego typu standardów są oczekiwania naszych klientów oraz skala biznesu naszej firmy, który prowadzimy w 7 lokalizacjach w Polsce i za granicą. Dlatego też potrzebowaliśmy optymalnych narzędzi do komunikacji oraz jednolitego standardu, aby ułatwić naszym dostawcom, takim jak PEKAES, wykonywanie dla nas usługi transportu drobnicowego. To nasi klienci kreują potrzeby, np.: wymagając dostaw małymi samochodami, w określonych godzinach, z wyprzedzeniem w postaci rozmowy telefonicznej przed dostawą, itd. My odpowiadamy na te potrzeby, dlatego też wdrażamy jak najlepsze standardy obsługi, aby dostarczać nasze produkty szybciej, taniej i bardziej precyzyjnie.
 
2. Z badań firmy Capgemini wynika, że o powodzeniu projektu decyduje fakt, czy firma traktuje go z należytą powagą. Czy ten projekt był dla Państwa priorytetem?
- Rzeczywiście tak było. Wdrożenie standardów było dla nas priorytetem. Projekt trwał niemal rok i w ciągu tego czasu zapewniliśmy niezbędne zasoby do budowy i wykonania nowego systemu. Wychodziliśmy też z założenia, że ta technologia jest bardzo perspektywiczna i zapewni nam możliwości szybkiego rozwoju.
 
3. Przebieg projektu: czy coś poszło inaczej niż Państwo przewidzieli?
- Sama budowa systemu nie była skomplikowana, natomiast pewnym wyzwaniem okazały się być odmienne standardy, np. stosowane przez nas listy przewozowe nie istniały po stronie naszego dostawcy. Mieliśmy też inne sposoby znakowania towaru, brakowało dodatkowego oznaczenia w postaci etykiet typu "master palet" - tzw. kanapek, czyli oznaczenia miejsc paletowych, nie zaś pojedynczych palet. Natomiast sukcesywnie, krok po kroku, rozwiązywaliśmy te sytuacje i dziś w pełni korzystamy z wdrożonych standardów.
 
4. ROI. Wg raportu Capgemini inwestycja w obszarze łańcucha dostaw jest bardzo rentowna i skutkuje wieloma korzyściami. Jak to było u Państwa?
- Inwestycje w obszar logistyki to nasza zdecydowana przewaga w handlu - dzięki nim możemy dostarczać nasze produkty szybciej i sprawniej. Nowoczesne technologie, którymi dysponujemy, pozwalają tworzyć nam nie tylko nowe produkty, dopasowane do trendów rynkowych i konsumenckich potrzeb, ale także dostarczać je do naszych klientów szybciej i sprawniej. Wdrożenie standardów GS1 upraszcza, automatyzuje pracę i znacząco poprawia jakość danych do analizy.