Zintegrowane systemy zarządzania w przedsiębiorstwach

Według Kasta i Rosenzweiga [1972], przystosowując ogólną teorię systemów do potrzeb przedsiębiorstw, współczesne funkcje zarządzania powinny skupiać się na takich zagadnieniach, jak:

• utrzymywanie kompleksowego spojrzenia na organizację jako system i jej bieżącą sytuację,
• formułowanie celów i strategii organizacji jako całości,
• projektowanie systemu informacyjno - decyzyjnego,
• kształtowanie systemu kierowania ludźmi,
• ciągłe usprawnianie funkcjonowania organizacji.

Zjawiska zachodzące w praktyce gospodarczej, takie jak wzrost konkurencji, rosnące powiązania strategiczne i operacyjne, wzrastające interakcje wewnątrzorganizacyjne, wzrost roli otoczenia czy narastająca ilość regulacji formalnych, wymuszają integrację systemów zarządzania w przedsiębiorstwach. Zintegrowane systemy zarządzania (ZSZ) reagują efektywniej na ryzyko związane z różnego rodzaju zagrożeniami - szybciej identyfikują zagrożenia i im zapobiegają.

Celem artykułu jest przybliżenie wiedzy na temat zintegrowanych systemów zarządzania, które coraz częściej zostają wdrażane w polskich przedsiębiorstwach. Przedstawiono istotę integracji systemów zarządzania, wybrane przykłady ZSZ oraz korzyści płynące z ich wprowadzenia. Praca ma charakter przeglądowo - teoretyczny. W rozważaniach nad problematyką zintegrowanych systemów zarządzania w przedsiębiorstwach wykorzystano podejście heurystyczne.

Istota integracji systemów zarządzania w przedsiębiorstwie
Postęp nauki i technologii, wzrost stopnia złożoności systemów (organizacji gospodarczych, obiektów technicznych itp.), a także krytyczna analiza przedsięwzięć opartych na zbyt analitycznym podejściu doprowadziła w połowie XX wieku do zmiany obowiązującego paradygmatu redukcjonistycznego na systemowy (holistyczny). Podejście holistyczne (dostarczające podstaw naukowych, metod i technologii) stało się nowym narzędziem rozwiązywania złożonych problemów uznawanych poprzednio za nierozwiązywalne.
Wykorzystując jeden z aksjomatów podejścia systemowego, który stwierdza, iż rozwiązania strategicznego problemów nie można szukać w oderwaniu od siebie, w zarządzaniu przedsiębiorstwami zwrócono uwagę na problem integracji systemów zarządzania. Integracja systemów (rysunek 1) jest łączeniem wzajemnie na siebie oddziałujących zbiorów elementów poszczególnych systemów w spójną całość - strukturę zintegrowanego systemu - która przekształca sygnały i informacje z otoczenia w działania wykonawcze w ramach poszczególnych elementów tworzących tę strukturę [Szydłowska - Bojda 2011].

W skrócie zatem - zintegrowany system zarządzania to system, w którym spójnie funkcjonują co najmniej 2 podsystemy, a podstawowym celem budowy ZSZ jest dążenie do doskonalenia wszystkich procesów i obszarów. Potrzeba tworzenia zintegrowanych systemów zarządzania wynika z dążenia organizacji do coraz skuteczniejszego zarządzania przedsiębiorstwem oraz coraz pełniejszego realizowania potrzeb społecznych.
Duży wpływ na integrację systemów zarządzania miało wejście w życie normy ISO 9001, w której zastosowano procesowe podejście przy zarządzaniu jakością. Jednocześnie została ona zbudowana w taki sposób, aby zapewnić dużą kompatybilność i umożliwić integrację z innymi systemami ISO (na przykład zarządzania środowiskiem czyli zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy). Integracja ww. systemów zarządzania jest logiczna i uzasadniona zbliżoną strukturą wymagań oraz wspólną filozofią, opartą na koncepcji ciągłego doskonalenia (cykl Deminga) w powiązaniu z podejściem prewencyjnym oraz procesowym.

Ze względu na sposoby integracji wyróżnia się 3 zasadnicze sposoby wprowadzania zintegrowanych systemów zarządzania:

• budowa i wdrożenie jednego systemu, na przykład systemu zarządzania jakością, a następnie kolejnych i ich integracja z poprzednimi
• równoległe budowanie oddzielnych systemów zarządzania z ich integracją w przyszłości - stosowane wówczas, gdy firma chce z różnych względów (duże skomplikowanie procesu, zmiany organizacyjne, itp.) świadomie oddzielić systemy zarządzania w trakcie procesu wdrażania. Integracja jest więc "odroczona" w czasie, co daje możliwość stosunkowo łatwego sterowania niezależnymi systemami, które "docierają" się wzajemnie
• budowa od początku systemu zintegrowanego.

W praktyce zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem najczęściej wdrażany jest "krok po kroku" czyli etapowo i obejmuje kolejne podsystemy zarządzania, na przykład zarządzanie technologią, kadrami, finansami itp. Sukcesywne wprowadzanie do ZSZ kolejnych podsystemów umożliwia wygospodarowanie czasu na definiowanie zależności zgodnie z wymogami praktycznymi, zmniejszenie kosztów związanych z wdrażaniem i szkoleniem personelu (dostosowanie użytkowników do nowych warunków pracy), czy wreszcie sfinansowanie całego przedsięwzięcia w sposób nie obciążający budżetu firmy ponad możliwości. Wdrożenie powinno mieć wyraźnie określone fazy, co pozwala na oceny międzyetapowe i bieżące korekty. Tworząc ZSZ trzeba tworzyć racjonalne więzi integracyjne. W przeciwnym wypadku można doprowadzić do procesu odwrotnego - "dezintegracji". Pamiętać też należy, iż z uwagi na różnice celów nie ma całkowicie zintegrowanego systemu zarządzania.

Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 4/2011.