Centralne zaplecze DSV

   DSV International Shared Services Sp. z o.o. powstała w połowie 2012 roku i dostarcza usługi księgowe, finansowe i IT wszystkim dywizjom DSV w Europie i nie tylko. Na jej czele stoi Thomas S. Jansson, który rolę prezesa zarządu pełni od chwili powstania Spółki. DSV International Shared Services powstało, by - poprzez ograniczanie kosztów - wspierać wszystkie dywizje Grupy DSV w utrzymywaniu jak najlepszej kondycji. Jednak ograniczanie kosztów to nie jedyna misja nowej spółki.

- To prawda, że naszym podstawowym zadaniem są oszczędności, ale nigdy kosztem jakości świadczonych przez nas usług. Zlokalizowanie wszystkich pracowników świadczących tą samą usługę w jednym miejscu nie tylko pozwala na zmniejszenie wydatków, bez wpływu na jakość, ale także przyśpiesza wdrażanie nowych procedur - mówi Thomas S. Jansson, prezes zarządu DSV International Shared Services. - Dodatkowo zauważyliśmy, że efekty wprowadzania ich w życie są widoczne szybciej niż kiedyś. Teraz, gdy któryś z pracowników ma problem ze zrozumieniem zmian w procedurach, może zawsze spytać kolegę siedzącego kilka metrów dalej - nie musi w tym celu dzwonić do centrali lub wysyłać maila.

200% normy
DSV ISS z dnia na dzień rośnie w siłę. Jeszcze na koniec 2013 roku Spółka zatrudniała około 100 pracowników, a w tej chwili jest ich już 200. Co miesiąc do DSV ISS dołącza 10-20 nowych osób, a do końca 2014 prawdopodobnie będzie ich 250.
   Tak szybki rozwój DSV ISS dowodzi, jak efektywna okazała się centralizacja. Idealnym przykładem ilustrującym korzyści z koncentracji usług w jednym miejscu jest Departament ds. Rozpatrywania Reklamacji. Do tej pory w każdym kraju rozpatrywaniem skarg związanych z zagubionym lub zniszczonym towarem zajmował się jeden pracownik, natomiast od czasu powstania w DSV ISS Departamentu ds. Rozpatrywania Reklamacji, udało się cały ten proces scentralizować w jednym oddziale.
Wyspecjalizowany dział złożony z 15 osób rozpatruje reklamacje z całej Europy, co nie tylko przyspieszyło samą procedurę, ale także pozwoliło zmniejszyć liczbę osób potrzebnych do ich obsługi. Dodatkowo spółka systematycznie wprowadza nowe procedury, skrojone na miarę potrzeb klientów, a wszyscy pracownicy zespołu przechodzą dodatkowe szkolenia, mające na celu zbudowanie jak największej bazy wiedzy.

- Stworzenie jednego działu, złożonego z doświadczonych ekspertów, dało doskonałe rezultaty. Do tej pory pracownicy zajmujący się reklamacjami działali w odosobnieniu, często polegając na instynkcie. Natomiast od czasu powstania ISS w Warszawie, mogą się dzielić swoimi umiejętnościami i doświadczeniem. Jak głosi japońskie przysłowie: co dwie głowy, to nie jedna - dodaje Thomas S. Jansson.

Powoli do celu
Pierwszym zadaniem świeżo upieczonej spółki było scentralizowanie usług - do tej pory rozsianych po Europie - tak, by nie odbiło się to negatywnie na pracy lokalnych oddziałów. Jako pierwszy zmierzył się z tym zadaniem dział Zarządzania Danymi (Master Data Management), który najpierw był odpowiedzialny za przeniesienie danych o ponad 500.000 klientów i 200.000 podwykonawców DSV, a obecnie zajmuje się bieżącym uzupełnianiem informacji o nich. Spółka systematycznie powiększała się również o kolejne działy: Finansowe, Księgowości, Reklamacji oraz pełnej obsługi IT.

- Na początku koncentrowaliśmy się na płynnym przeniesieniu wszystkich działań finansowych w jedno miejsce. Jednak z czasem zaczęliśmy rozszerzać nasze usługi o te bardziej operacyjne i komercyjne. Oczywiście nie oznacza to, że staramy się przejąć wszystkie zadania wykonywane do tej pory w krajowych oddziałach spółek DSV. Staramy się zebrać w jednym miejscu najlepsze praktyki z różnych krajów DSV by wszyscy pracownicy mieli do nich łatwy dostęp - mówi Thomas S. Jansson.

Stawiamy na młodych
Średnia wieku pracowników ISS to 27 lat, co czyni spółkę „przedszkolem” na tle innych dywizji Grupy DSV. W zależności od potrzeb, w centrali zatrudniani są zarówno ludzie zaraz po studiach, jak i osoby z wieloletnim stażem. Przeważają jednak młodzi.

- Do tej pory byłem pewny, że wiem, czym jest „praca w dynamicznym środowisku”. Myliłem się. Dopiero teraz przekonałem się, co to oznacza - żartuje Thomas S. Jansson. - Sukcesywnie pracujemy nad tym, by wszyscy pracownicy mieli możliwość rozwoju zawodowego. Zapewniamy możliwość nauki języka angielskiego, a także wsparcie w wytyczaniu indywidualnych ścieżek kariery wszystkim tym pracownikom, którzy tego potrzebują.

Wielokulturowe środowisko pracy
Mimo, że większość pracowników DSV International Shared Services pochodzi z Polski, wielu ekspertów dołączyło do nas z innych krajów, w tym z siedziby głównej w Danii, która do tej pory pełniła część zadań obecnie wykonywanych w DSV ISS.

- Bardzo cenimy sobie fakt, że w naszej siedzibie pracuje tak wielu ludzi, z innych państw. Dzięki temu, na co dzień mamy możliwość pracować w wielokulturowym środowisku, co uczy nas, jak unikać nieporozumień na tej płaszczyźnie. Jest to wyjątkowo przydatne w kontaktach z klientami z miejsc o odmiennej kulturze - dodaje Thomas S. Jansson.