Witam,
Zgadzam się z Panem Łukaszem. Odpowiednie zasilenie audytora informacjami to bardzo istotna sprawa. Jak się do audytu przygotować?
1. Przede wszystkim zapewnić czas pracowników, którzy będą rozmawiać z audytorami - powinien to być dzień (mniej lub więcej, w zależności od planu audytu) na wyłączność, żeby pracownik mógł się skoncentrować na pełnych i rzetelnych odpowiedziach. Oczywiście zakładam, że audytorzy wskażą w strukturze, z kim zamierzają rozmawiać i przedstawią harmonogram spotkań.
2. Nie zamiatać problemów pod dywan. Pokazywać, jak faktycznie jest, a nie jak ktoś chciałby usłyszeć. Może to być czasem trudne - doświadczony audytor będzie drążył tematy związane z niedoskonałościami w celu znalezienia usprawnień, a nie zawsze łatwo jest mówić o swoich słabych stronach.
3. Zabezpieczyć również czas po audycie. Może się okazać, że audytor będzie miał wiele kolejnych pytań w trakcie analizy zebranych danych. Zapewnienie tego czasu pozwoli na precyzyjne określenie obszarów usprawnień.
Jeśli przed audytem otrzymała Pani wiele różnych arkuszy do wypełnienia może to nie być najwłaściwsza droga. Jako osoba zajmująca się wdrażaniem usprawnień w branży logistycznej oczywiście zbieram szereg różnych informacji przed przyjazdem do np. magazynu, jednak poziom szczegółowości zwiększam znacznie dopiero podczas i po wizycie.
Jeśli dostała Pani przed wizytą tyle materiału, że nie wiadomo za co się zabrać, warto:
a) zapytać audytujących, co jest dla nich najważniejsze (zakładam, że będą wiedzieli i nie powiedzą, że wszystko jest tak samo ważne),
b) skoncentrować się na pytaniach o charakterze ogólnym, użyć średnich wartości (np. rocznych, czy kwartalnych). Na szczegóły przyjdzie czas.
Pozdrawiam,
Mikołaj
