Czy w firmie opartej na danych jest miejsce na potrzeby pracownika?

Badania nie pozostawiają wątpliwości – biznes nie jest dziś w stanie dobrze funkcjonować bez efektywnej analizy danych. Z raportu BARC wynika, że wykorzystanie big data pozwala na podejmowanie lepszych decyzji strategicznych, lepszą kontrolę nad procesami oraz lepsze zrozumienie klientów. 47% firm przyznało także, że analiza danych obniżyła koszty procesów.

Z kolei 97% zarządzających ankietowanych przez Accenture uważa, że firmy, które nie wykorzystują big data, mogą ryzykować bankructwo.

Korzyści dla biznesu są zatem jasne i wyraźne. Nic więc dziwnego, że analiza danych – pozyskanych z różnych systemów, w tym IT czy IoT – jest wykorzystywana w tak wielu sektorach gospodarki – między innymi w przemyśle, medycynie, telekomunikacji czy turystyce. Coraz śmielej wkracza też do obszaru zarządzania pracownikami. Czy jednak budowanie i sprawiedliwe ocenianie zespołów i ich pracy na podstawie suchych danych jest możliwe?

Pracownicy nie boją się technologii, ale…

Warto uzmysłowić sobie, że czasy, gdy pracownicy bali się technologii i tego, że roboty czy narzędzia automatyzujące pracę ich zastąpią, przechodzą już powoli do lamusa. Z badania „Robotyzacja i sztuczna inteligencja a rynek pracy” przeprowadzonego przez LiveCareer Polska wynika, że 84% Polaków uważa, iż sztuczna inteligencja powinna tylko pomagać pracownikom, a nie ich zastępować. 73% ankietowanych popiera robotyzację i automatyzację pracy, a aż 41% ankietowanych wybiera ją bez względu na jej konsekwencje.

Z drugiej strony co trzeci Polak boi się, że maszyny zastąpią go kiedyś na obecnym stanowisku pracy. Jednak 47% ankietowanych przyznaje, że może podnieść swoje kwalifikacje, by kontrolować pracę robotów.

Z kolei według “Barometru Polskiego Rynku Pracy” opublikowanego przez Personnel Service 7 na 10 zatrudnionych nie spotkało się z sytuacją, by robot zabrał komuś pracę.

Wydaje się, że Polacy akceptują to, że ich praca jest wypierana przez nowoczesne technologie. Czym innym jest jednak wykorzystanie danych do zarządzania zespołami.

– Do dziś w firmach, w których wprowadzamy nasz system IoT do zarządzania zespołami i procesami, na początku spotykamy się z oporem. Pracownicy zastanawiają się, po co pracodawcy dane o tym, ile czasu spędzają w konkretnym miejscu, czy się poruszają, czy nie. Boją się nadmiernej kontroli, inwigilacji. Choć wiem, że te obawy nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistości, wcale mnie nie dziwią. Każda zmiana w jakiś sposób niepokoi – mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE. – Po latach pracy z systemami IoT wiem, czego boją się pracownicy. Tego, że staną się dla pracodawcy jakimś zbiorem danych, analizowanych na bieżąco przez niezrozumiały algorytm, który będzie wyciągał wnioski, nie biorąc pod uwagę zwykłych ludzkich uwarunkowań.

Po dwóch stronach barykady stoją w tym przypadku nieufni pracownicy, którzy boją się być oceniani na podstawie surowych danych, i pracodawcy, którzy chcą tego, by ich przedsiębiorstwo pracowało lepiej. Lepiej, czyli wydajniej, oszczędniej, bezpieczniej, przyjaźniej.

Co chcą wiedzieć pracodawcy

Jakie dane na temat pracy zatrudnionych zbierają pracodawcy i w jakim celu? Najbardziej znane i rozpowszechnione są proste systemy do rejestracji czasu pracy, czyli po prostu wejść i wyjść z terenu firmy. Współczesne technologie pozwalają jednak na o wiele więcej. Elementy IoT mogą na bieżąco gromadzić i wymieniać między sobą przeróżne informacje. Mogą sprawdzać, gdzie w danym momencie jest pracownik, czy się porusza, czy stoi w miejscu, mogą rejestrować wykonywanie zadań, realizację harmonogramu, zagęszczenie osób w pomieszczeniach, drogi poruszania się pracowników, warunki panujące w biurach czy halach, np. temperaturę i wilgotność.

Zestaw takich informacji pozwala przeanalizować sytuację w firmie i wyciągnąć wnioski na temat tego, czy zespoły pracują efektywnie, jak warunki pracy wpływają na tę pracę, czy rozstawienie maszyn i ciągi komunikacyjne są optymalnie rozplanowane, w jakich miejscach pracownicy spędzają nieproporcjonalnie dużo czasu, na jakich obszarach są narażeni na wypadki, gdzie następują przestoje w pracy. Dzięki temu można w dalszej kolejności ustalić, co sprawia, że procesy nie przebiegają tak, jak powinny, i co można poprawić, by lepiej zorganizować pracę. Można także oceniać pracowników i kadrę zarządzającą.

Trzeba pamiętać, że dane to tylko informacja, która pozwala zarządzającym zrozumieć, co dzieje się w ich firmie. I która pomaga eliminować błędy, poprawiać jakość pracy. To narzędzie, które – dobrze zastosowane – pozwala udoskonalić środowisko pracy.

– Firmy potrzebują informacji zarządczej, na podstawie której będą zwiększać efektywność oraz poprawiać wykorzystanie zasobów. Bieżący dostęp do obiektywnych danych daje im możliwość podejmowania odpowiednich decyzji w odpowiednim czasie. Oczywiście kluczową sprawą jest umiejętność przełożenia informacji płynących z systemów na zmiany procesowe i działania operacyjne. Jeśli pracujemy z danymi w niewłaściwy sposób, czyli np. udzielamy natychmiastowych negatywnych informacji zwrotnych, bo ktoś np. przekroczył przerwę obiadową, zdemotywujemy pracowników. Ale możemy też patrzeć na te dane z innej perspektywy, zastanawiając się, co można zmienić w organizacji, by poprawić efektywność procesów, oraz jak zadziałać, by pracownicy lepiej wykorzystywali potencjał, który w nich drzemie – mówi Tomasz Bereźnicki, partner zarządzający DPC Polska.

Pracownik w świecie danych

Jednak to, co przynosi korzyści pracodawcom, nie zawsze podoba się pracownikom. Zatrudnieni nie lubią kontroli, często też boją się technologii, zwłaszcza w przypadku urządzeń, które noszą przy sobie. Nie są pewni, czy sprzęty te nie emitują niebezpiecznego promieniowania, ale też – czy nie ingerują w ich prywatność, nie zbierają wrażliwych danych. Kluczowe staje się zatem wytłumaczenie zespołom, jakie dane i w jakim celu są gromadzone przez wdrażane technologie.

Nie bez znaczenia jest też analiza danych. Pracownicy nie chcą być oceniani przez system, który podsumowuje ich pracę, nie znając kontekstu. W takim przypadku rolą przedsiębiorcy jest wyjaśnienie, że dane są jedynie punktem wyjścia, do którego każdy ma prawo się odnieść.

– To, w jaki sposób przedsiębiorcy wykorzystują technologie, jest oczywiście sprawą indywidualną. Z mojego doświadczenia jednak wynika, że nie sięgają oni po np. systemy IoT po to, by utrudnić życie pracowników, by ich zastąpić technologią, zgnębić i zwolnić, gdy nie spełniają wymagań. Przeciwnie – wybierają Internet Rzeczy, by lepiej zrozumieć, co dzieje się w firmie – także po to, by lepiej zrozumieć to, jak działają pracownicy – i na podstawie tej wiedzy wprowadzić zmiany, które sprawią, że wszystkim będzie się po prostu lepiej pracowało – tłumaczy Sebastian Młodziński z TIMATE.

Analiza danych dotyczących pracy pozwala na poprawienie warunków pracy.

– Przypomnę tragiczne wydarzenie z grudnia 2022 roku. Pracownik jednej z firm zatrzasnął się w chłodni i zamarzł. Prawdopodobnie nie zadziałały procedury BHP, a współpracownicy nie zauważyli przedłużającej się nieobecności kolegi. Nic dziwnego – zarządzanie rozproszonym zespołem, przemieszczającym się i wykonującym fizyczną pracę, jest utrudnione. Nie można każdego „mieć na oku” przez cały czas. Takie zadanie można jednak powierzyć technologiom, które będą w czasie rzeczywistym dostarczać dane o tym, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Dostęp do bieżącej, automatycznej informacji o tym, co w danym momencie robią zatrudnieni i gdzie się znajdują, czyli np. do danych płynących z systemów IoT, jest w takim przypadku ogromnym wsparciem w pracy kierowników. Co najważniejsze – może przełożyć się na realne działania podnoszące jakość warunków pracy, w tym bezpieczeństwa – dodaje Sebastian Młodziński.

Na drodze ku lepszemu środowisku pracy

Poprawa bezpieczeństwa pracy to niejedyna korzyść dla pracowników z wdrożenia systemów gromadzących dane o codziennej pracy. Te dane są bardzo obiektywne. A to sprawia, że pracownicy mogą liczyć na sprawiedliwość. Każdy z nich jest bowiem oceniany na podstawie takich samych kryteriów. Ten sam system sprawdza te same parametry, mierzy te same wartości, czy to dotyczące czasu pracy i jego wykorzystania, czy przestrzegania przepisów i procedur BHP, czy realizacji harmonogramu i zaplanowanych zadań.

Z drugiej jednak strony każdy pracownik ma możliwość zderzenia tych danych z kontekstem, w którym dana sytuacja się wydarzyła. Do wytłumaczenia czy skorygowania ewentualnych niedociągnięć. Dzięki temu dane stają się tylko bazą do zarządzania zespołem.

Pokazują stan faktyczny, ale też pozostawiają miejsce na to, by rozmawiać z pracownikami i wprowadzać ułatwienia, które w przyszłości pozwolą unikać błędów. Są także źródłem bieżącej informacji o pracy.

– Często jest tak, że pracownik nie dostaje informacji o tym, czy dobrze pracuje. Nie ma szansy porozmawiać ze swoim przełożonym o swojej pracy. System IoT / IoB uzupełnia lukę po nieobecnym przełożonym, daje konkretną informację o jakości pracy, a jednocześnie tworzy sieć sprzężeń zwrotnych, pozwalając doskonalić się całej organizacji – mówi Sebastian Młodziński.

Dane opisujące pracę zespołów można wykorzystać także do tego, by wyłonić odpowiednich liderów. Informacje dostarczane przez systemy IoT pozwalają oceniać kierowników i tym samym wpływać na to, by na czele zespołów stały dobrze do tego przygotowane osoby – potrafiące motywować, odpowiednio rozdzielać zadania, efektywnie organizować pracę, elastycznie reagować na nieprzewidziane sytuacje i doceniać zatrudnionych.

To wszystko ostatecznie przekłada się na lepsze warunki pracy – w bardziej sprawiedliwym, przyjaznym i bezpiecznym środowisku. Biorącym pod uwagę różne uwarunkowania, eliminującym błędy na bieżąco.

Z badania Deloitte 2023 Global Human Capital Trends wynika, że według ponad 90 proc. zarządzających wykorzystanie technologii do poprawy wyników pracy i wydajności zespołów jest kluczowe lub bardzo ważne dla sukcesu firmy. To, w jaki sposób przedsiębiorstwo wykorzysta potencjał wdrażanego rozwiązania, zależy przede wszystkim od niego samego. Jednak połączenie technologii z poszanowaniem praw i prywatności pracownika może zaowocować stworzeniem przyjaznego środowiska pracy, które przyniesie korzyści i pracownikom, i pracodawcom.

Żródło: TIMATE