Jak dobrze udokumentować swoje roszczenia w postępowaniu sądowym?

Dla skrócenia czasu rozpoznawania przez sądy spraw przedsiębiorców, ustawodawca wprowadził przepisy prawa regulujące postępowanie cywilne w sprawach gospodarczych. To odrębne postępowanie charakteryzuje się wieloma rygorami formalnymi nałożonymi zarówno na powoda, jak i na pozwanego.

Pozew i odpowiedź na pozew w sprawach gospodarczych z zakresu transportu

Postępowanie cywilne w sprawach gospodarczych rozpoczyna się od wniesienia pozwu przez powoda. Zgodnie z art. 4585 § 1 KPC, powód jest obowiązany powołać wszystkie twierdzenia i dowody w pozwie, a pozwany - w odpowiedzi na pozew.

– Ta na pozór prosta zasada ma bardzo duży wpływ na toczące się postępowanie i niekiedy decyduje o uwzględnieniu lub nieuwzględnieniu powództwa – mówi Beata Gądek, radca prawny z TC Kancelaria Prawna.

Art. 4585 § 4 KPC wskazuje, że dowody przedstawione na późniejszym etapie postępowania mogą zostać pominięte przez sąd, chyba że strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później.

Jakie dokumenty są niezbędne przy wniesieniu pozwu z zakresu transportu?

Przewoźnik, którego zleceniodawca nie uregulował należnego wynagrodzenia, ma możliwość skierowania sprawy do sądu. Sąd, wydając wyrok w postępowaniu gospodarczym uwzględni jego roszczenie, opatrzy go klauzulą wykonalności, co pozwala rozpocząć postępowanie egzekucyjne. Aby sąd wydał wyrok uwzględniający powództwo, strona musi udowodnić, że umowa przewozu została zawarta, należycie wykonana, a następnie wystawiono poprawnie fakturę VAT i doręczono ją wraz z dokumentami transportowymi do zleceniodawcy w odpowiednim terminie.

– Przewoźnik musi więc pamiętać, aby wszelkie ustalenia dotyczące umowy przewozu i jej realizacji były odpowiednio udokumentowane. Elementy umowy przewozu, takie jak oznaczenie trasy przewozu, wynagrodzenia przewoźnika i przedmiotu przewozu, powinny zostać potwierdzone pisemnie lub za pośrednictwem wiadomości sms. Treść rozmów telefonicznych bywa bardzo trudna do ustalenia, w szczególności, gdy druga strona jej zaprzecza – wyjaśnia Beata Gądek, radca prawny z TC Kancelaria Prawna.

Jak udowodnić prawidłowo wykonany transport? Najważniejszymi dokumentami będą zlecenie transportowe, list przewozowy oraz prawidłowo wystawiona faktura VAT z potwierdzeniem jej wysłania wraz z dokumentami transportowymi do zleceniodawcy.
Zlecenie transportowe w sprawach transportowych

Nie ma jednego wzoru zleceń transportowych, więc zleceniodawcy przedstawiają przewoźnikom dokumenty przygotowane na swoje potrzeby. Czasami zlecenie zawiera jedynie datę, miejsce załadunku, rozładunku i wynagrodzenie, w innym przypadku będzie to wielostronicowy dokument obwarowany szeregiem warunków i rygorów. Rolę zlecenia transportowego może pełnić także wiadomość e-mail, sms czy rozmowa na komunikatorze ze wskazanymi niezbędnymi elementami umowy przewozu. O czym warto pamiętać po otrzymaniu zlecenia transportowego?

– W pierwszej kolejności trzeba je dokładnie przeczytać i zwrócić uwagę, czy wszystkie dane się zgadzają - jak określone jest wynagrodzenie, termin i waluta płatności oraz czy jest to kwota netto czy brutto. W zleceniu transportowym można określić sposób wysłania dokumentów transportowych do zleceniodawcy lub obowiązek informowania o etapach realizacji przewozu. Nawet jeśli treść warunków zlecenia transportowego została stworzona wyłącznie przez zleceniodawcę, ich zapisy można negocjować. Wszelkie zmiany postanowień zlecenia transportowego powinny być wyraźnie zaznaczone – tak, by udowodnić, że uzgodniony został inny niż standardowy dla danego zleceniodawcy termin płatności – mówi ekspertka z TC Kancelaria Prawna.

List przewozowy w prawie transportowym

List przewozowy nie jest niezbędny w postępowaniu sądowym, jednak odpowiednio wypełniony stanowi niezaprzeczalny dowód należytego wykonania zobowiązania przez przewoźnika. Zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 Konwencji CMR, dowodem zawarcia umowy przewozu jest list przewozowy. Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom niniejszej Konwencji. Jednocześnie, zgodnie z art. 38 Prawa przewozowego, nadawca składa przewoźnikowi na przesyłkę towarową list przewozowy, a jeżeli przy danym rodzaju przewozu jest to powszechnie przyjęte, w inny sposób dostarcza informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania przewozu. W liście przewozowym nadawca zamieszcza nazwę i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika zawierającej umowę, miejsce przeznaczenia przesyłki oraz nazwę i adres odbiorcy, określenie rzeczy, masy, liczby sztuk przesyłki, sposobu opakowania i oznaczenia oraz inne wskazania i oświadczenia, wymagane albo dopuszczone zgodnie z przepisami ze względu na warunki danej umowy lub sposób rozliczeń.

Potwierdzeniem wykonania zobowiązania może być również dokument „WZ” czy też potwierdzenie odbioru towaru przez odbiorcę.

Faktura VAT wraz z potwierdzeniem jej nadania i odbioru

Niezwykle ważnym dokumentem udowadniającym należyte wykonanie umowy przewozu przez przewoźnika jest prawidłowo wystawiona faktura VAT. Trzeba zwrócić uwagę na warunki określone w zleceniu transportowym, dotyczące na przykład terminu płatności, waluty w jakiej ma nastąpić płatność, czy też elementów, które należy wskazać na fakturze VAT. Ewentualne wystawienie korekty faktury VAT oznacza, że termin płatności rozpocznie swój bieg od dnia wystawienia tejże faktury. Dla przykładu można wskazać, że jeżeli strony ustaliły termin płatności na 60 dni i wypada on w dniu 8 marca 2022 r., to wystawienie korekty faktury VAT w dniu 7 marca 2022 r. będzie oznaczało, że druga strona zobowiązana jest do zapłaty wynagrodzenia do dnia 6 maja 2022 r.

– Przewoźnik powinien zachować szczególną ostrożność przy wysyłaniu dokumentów transportowych oraz faktury VAT do zleceniodawcy. W zleceniu transportowym zazwyczaj wskazany jest adres, na który mają zostać wysłane dokumenty. Jeśli nie został podany, a zleceniodawca nie odpowiada na próby kontaktu, najbezpieczniej będzie wysłać dokumenty na aktualny adres zleceniodawcy wskazany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym. Warto również zachować potwierdzenie nadania dokumentów – komentuje Beata Gądek z TC Kancelaria Prawna.

Dokumentem, o którym osoby prowadzące działalność gospodarczą często zapominają, jest potwierdzenie nadania faktury VAT do kontrahenta. Przy dochodzeniu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności stanowiącej równowartość kwoty odpowiednio 40 EURO, 70 EURO czy 100 EURO, zgodnie z art. 10 pkt 1 Ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych niezbędne jest przedstawienie potwierdzenia nadania faktury VAT do dłużnika, by udowodnić, że termin płatności minął. Brak takiego dokumentu może oznaczać wydanie przez sąd wyroku oddalającego, mimo że wierzyciel pozostawał bez wynagrodzenia za usługę dłużej, niż zostało to uzgodnione przez strony.

Inne dokumenty

Zlecenie transportowe, list przewozowy oraz faktura VAT to podstawowe dokumenty stanowiące dowody w postępowaniu sądowym. Jednak przepisy kodeksu postępowania cywilnego nie zawierają zamkniętego katalogu dowodów – jest on otwarty. Istotny walor dowodowy mają wiadomości e-mail z przesłanym przez zleceniodawcę zleceniem transportowym, treść rozmów pomiędzy stronami dotyczącymi realizacji zlecenia, ale także wszelkie inne dokumenty – karty postojowe, potwierdzenie uiszczenia dodatkowych opłat czy dokumenty otrzymane przy załadunku czy rozładunku.

Postępowanie sądowe w sprawach gospodarczych

Postępowanie sądowe w sprawach gospodarczych rozpoczyna się w chwili złożenia pozwu. Warto złożyć go w elektronicznym postępowaniu upominawczym, ponieważ jest ono zdecydowanie szybsze, a opłata sądowa wynosi ¼ opłaty pobieranej w postępowaniu zwykłym. Jedynym warunkiem jest to, że dłużnik musi mieć miejsce zamieszkania lub adres do doręczeń na terytorium Polski. W elektronicznym postępowaniu upominawczym mogą być dochodzone roszczenia, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed dniem wniesienia pozwu. Jeśli sąd nie ma wątpliwości co do okoliczności sprawy, postępowanie zakończy się wydaniem nakazu zapłaty, które stanie się prawomocne, jeśli pozwany nie złoży sprzeciwu. Po wniesieniu sprzeciwu przez pozwanego nakaz zapłaty zostanie uchylony, a postępowanie umorzone.

– Na tym etapie wierzyciel może, w terminie trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu elektronicznego postępowania upominawczego, wnieść pozew przeciwko pozwanemu o to samo roszczenie w postępowaniu innym niż elektroniczne postępowanie upominawcze. W takiej sytuacji opłatę wniesioną w elektronicznym postępowaniu upominawczym zalicza się na poczet opłaty sądowej koniecznej do uiszczenia w innym postępowaniu. O ile w elektronicznym postępowaniu upominawczym należy jedynie wskazać dowody potwierdzające roszczenie, bez konieczności załączania ich, o tyle w innych postępowaniach jest to już niezbędne – mówi Beata Gądek, radca prawny z TC Kancelaria Prawna.

Warto podkreślić, że prawidłowo udokumentowane roszczenie ma ogromny wpływ na przebieg postępowania sądowego. Uzyskanie wyroku zasądzającego w sprawie opartej o niepełną dokumentację lub jedynie zeznania świadków bądź stron może być dużo trudniejsze. Zgodnie z art. 45810 KPC, dowód z zeznań świadków sąd może dopuścić jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w ich braku pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. W interesie każdej osoby, a w szczególności osoby prowadzącej działalność gospodarczą, jest zachowanie dokumentacji potwierdzającej prawidłowe wykonanie usługi. Dzięki temu, w sytuacji braku dokonania płatności przez kontrahenta, można skutecznie dochodzić swoich praw w sądzie.

Żródło: TC Kancelaria Prawna