Jak cargo-partner zarządza przesyłkami na platformie SPOT

Aby zaoferować swoim klientom kompleksową obsługę i pełną przejrzystość łańcucha dostaw, cargo-partner wykorzystuje do zarządzania transportem platformę SPOT, stworzoną we współpracy ze swoją spółką zależną SPOTworx. Platforma zawiera szereg modułów do obsługi klientów, które ułatwiają i usprawniają procesy zarządzania transportem i zamówieniami, poprzez bezproblemowe śledzenie przesyłek, zintegrowaną komunikację i zarządzanie dokumentami oraz kompleksowe raportowanie.

W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na rozwiązania w zakresie e-commerce, ostatniej mili i paczek, platforma SPOT została wzbogacona o dedykowany do tego moduł. SPOT Parcel otrzymał kilka ulepszeń w celu zwiększenia wydajności i łatwości obsługi. Moduł SPOT Parcel jest w pełni zintegrowany z innymi modułami SPOT, dzięki czemu użytkownicy mogą zarządzać swoimi przesyłkami paczkowymi z wykorzystaniem wszystkich rodzajów transportu (lotniczego, morskiego, drogowego i kolejowego) i korzystać z przejrzystego i konfigurowalnego panelu użytkownika.

Porównanie cen i składanie zamówień

W przeszłości, firmy zajmujące się przesyłkami paczkowymi często musiały utrzymywać różne konta użytkowników u poszczególnych dostawców KEP, co oznaczało logowanie się na wielu stronach w celu sprawdzenia aktualnych stawek i ewentualnego zastosowania dostępnych zniżek. Proces porównywania stawek był nieefektywny i czasochłonny. SPOT Parcel zapewnia proste rozwiązanie tego problemu: po zapisaniu przez użytkownika informacji o koncie u każdego dostawcy paczek w systemie, SPOT uzyskuje dostęp do aktualnych stawek, w tym rabatów, bezpośrednio od każdego dostawcy usług kurierskich, łączy je i przedstawia w wygodnym zestawieniu. Użytkownicy mogą wprowadzić miejsce załadunku i miejsce rozładunku, aby otrzymać przegląd wszystkich dostępnych dostawców usług KEP wraz z terminami realizacji i cenami. Po wybraniu przez użytkownika preferowanego przewoźnika i wprowadzeniu niezbędnych danych, SPOT generuje informacje o przewidywanym terminie odbioru, a także automatycznie informuje użytkownika o wszelkich zmianach. Faktury pro-forma, etykiety wysyłkowe i zwrotne mogą być drukowane bezpośrednio z systemu.

Śledzenie przesyłek i zintegrowane zarządzanie transportem

Gdy tylko paczka dotrze do pierwszego punktu nadania, SPOT Parcel porównuje wagę i wymiary z tymi, które zostały zapisane w pierwotnym zamówieniu i natychmiast informuje użytkownika w przypadku rozbieżności. W ten sposób błędy można zgłaszać natychmiast. Dla firm, które wolą wysyłać określone przesyłki za każdym razem z tym samym dostawcą, SPOT można skonfigurować tak, aby umożliwić automatyczną wysyłkę bezpośrednio z magazynu przez wyznaczonego dostawcę KEP. Korzystając ze standardowego API, SPOT zapewnia wydajny sposób na automatyczne przesyłanie danych z dostawcami usługi KEP. W przeciwieństwie do pracy z kilkoma połączeniami EDI, użycie jednego API wymaga mniejszej konserwacji i zapewnia większą elastyczność.

Zintegrowane magazynowanie

Dzięki zautomatyzowanej wymianie danych między systemem WMS a SPOT Parcel, klienci korzystają z szybszej obsługi zamówień, łatwego śledzenia i skonsolidowanego przeglądu wszystkich przesyłek. Nowe rozwiązanie umożliwia zautomatyzowane drukowanie i wysyłkę etykiet z magazynu, a także usprawniony transfer danych między dostawcami usług KEP a 44 lokalizacjami magazynowymi cargo-partner. Automatyzacja procesów pozwala uniknąć błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych i znacznie przyspiesza czas obsługi zamówień.

Dotychczas integracja została wdrożona w magazynach w 11 lokalizacjach w Austrii, Bułgarii, Chorwacji, Niemczech, Hongkongu, Polsce, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii i USA. W oparciu o wzrost produktywności osiągnięty przez firmę oraz pozytywne opinie klientów, cargo-partner planuje w przyszłości wprowadzić to rozwiązanie w kolejnych lokalizacjach magazynowych.

Automatyczny wybór przewoźnika

W 2021 r. dodano kolejne ulepszenie dla sprzedawców internetowych, wprowadzając w pełni zautomatyzowaną formę wyboru przewoźnika. Dzięki temu cargo-partner może dokładnie określić, które przesyłki powinny zostać wysłane za pomocą danego dostawcy paczek, w oparciu o wymagania klienta.

Na przykład użytkownicy mogą zdefiniować, że paczki o wadze 0,1-0,9 kg są wysyłane za pośrednictwem przewoźnika A, paczki o wadze 1-5 kg za pośrednictwem przewoźnika B, a te najcięższe, przewożone przez przewoźnika C. Podobnie automatyczny wybór przewoźnika można również określić na podstawie kodów pocztowych, rodzaju towaru (delikatne w transporcie, piętrowane, itp.) lub innych, dowolnych kryteriów. cargo-partner może również wspierać sprzedawców internetowych, łącząc ich sklep ze SPOT Parcel, dzięki czemu instrukcje są przekazywane bezpośrednio ze sklepu do systemów obsługowych cargo-partner. Na przykład, jeśli klient końcowy chce, aby towar został wysłany w postaci usługi ekspresowej, SPOT automatycznie przekaże przesyłkę właściwemu przewoźnikowi, zgodnie z preferencjami sprzedawcy.

Konrad Michalski: Jak dotychczasowe doświadczenia cargo-partner w korzystaniu z chmury przełożyły się na opinie klientów?

Christian Polanyi, Chief Information Officer w cargo-partner: Nasi klienci są zadowoleni, gdy widzą rzeczywiste usprawnienia procesów, oszczędność czasu i kosztów, jakie mogą uzyskać dzięki naszym rozwiązaniom. Na przykład, na początku pandemii COVID-19 i związanych z nią utrudnień, pomogliśmy dystrybutorowi odzieży sportowej ze Słowacji w przestawieniu się na handel elektroniczny, właściwie z dnia na dzień. Wszystkie artykuły ze stacjonarnego sklepu zostały przeniesione do naszego magazynu w Bratysławie. W celu zapewnienia sprawnej obsługi zamówień, wdrożyliśmy nasze zintegrowane rozwiązania dla paczek, wykorzystując Parcel Module dostępny na platformie SPOT Visibility & Collaboration. Dystrybutor korzysta teraz z w pełni zautomatyzowanego procesu składania zamówień i wysyłek. Zamówienia są przekazywane bezpośrednio ze sklepu internetowego do systemu WMS cargo-partner, a SPOT Parcel zapewnia automatyczne drukowanie etykiet, szybkie przetwarzanie zamówień i regularne aktualizacje statusu przesyłki.

Klient zgłosił się też do nas w związku ze zmianami w jego wewnętrznych procesach, w których konieczne było ręczne wprowadzanie wielu informacji o przesyłkach podczas zamawiania usług KEP u przewoźników. Rozszerzyliśmy więc system EDI o wymagane informacje. Zautomatyzowana transmisja danych zmniejszyła nakłady administracyjne o 10 minut na przesyłkę, co przekłada się na 346 godzin ręcznej pracy miesięcznie.

K. M.: Czy w oparciu o doświadczenia w korzystaniu z chmury do zarządzania łańcuchem dostaw, cargo-partner myśli o rozwoju tej formy i zwiększeniu automatyzacji swoich procesów?

Ch. P.: Kiedy w 2000 r. wprowadziliśmy platformę SPOT, była ona prostym narzędziem do śledzenia statusów przesyłek. To potrzeby klientów skłoniły nas do dalszego rozwoju platformy, najpierw o bardziej szczegółowe opcje raportowania, następnie o dodatkowe funkcje komunikacji i zarządzania dokumentami. Stopniowo dodawaliśmy kolejne moduły.

Oprócz modułu Transport Management do rezerwacji i śledzenia przesyłek, wprowadziliśmy moduł Purchase Order Management do zarządzania zamówieniami, aby połączyć naszych klientów z ich dostawcami i uzyskać przejrzystość oraz kontrolę nad całym procesem zamówień. Dzięki modułowi Time Slot Management upraszczamy rezerwację godzin załadunku i rozładunku oraz skracamy czas oczekiwania kierowców i operatorów magazynów na zaplanowane operacje. Z kolei, moduł eWarehouse umożliwia klientom zarządzanie stanami magazynowymi i podgląd ruchów magazynowych w czasie rzeczywistym. I wreszcie moduł Parcel, jako jeden z najnowszych dodatków i na pewno ten, który odpowiada na dynamikę rynku e-commerce.

K. M.: Czy cargo-partner rozwija się w chmurze w oparciu o własne know-how i zasoby, czy w ramach partnerstwa z wyspecjalizowanym dostawcą?

Ch. P.: Dużą część naszych rozwiązań IT w chmurze zbudowaliśmy sami, także przy pomocy różnych zewnętrznych usług w chmurze. Korzystamy z różnych modeli współpracy, od IaaS do SaaS, tak aby szybko tworzyć i koordynować sprawne, zorientowane na klienta rozwiązania IT.

K. M.: Czy realizacja procesów w chmurze daje możliwości zaoferowania nowych usług logistycznych, dotychczas niebędących w portfolio firmy lub też wejścia w partnerstwo z innymi uczestnikami rynku, np. kurierami?

Ch. P.: Tak, zdecydowanie. Platforma SPOT służy jako punkt komunikacji, integracji i cyfrowej warstwy doświadczeń dla naszych klientów i pozostałych ogniw w łańcuchu dostaw: ich dostawców (Purchase Order Management), ich kurierów (moduł Parcel), operatorów magazynów i kierowców samochodów dostawczych (aplikacje Time Slot Management i Last Mile Tracking). Dzięki naszej spółce zależnej SPOTworx, patforma SPOT może służyć jako neutralna platforma do łączenia użytkowników z innymi spedytorami, czy usługodawcami, zapewniając ciągłą i całościową widoczność łańcucha dostaw.

Ponadto możemy zautomatyzować transmisję danych, wdrażając połączenia EDI i API. Może to pomóc klientom usprawnić procesy i zaoszczędzić czas oraz nakłady administracyjne związane z prowadzeniem działalności operacyjnej, np. w zakresie sprzedaży w Internecie, gdzie wybór dostawcy usługi KEP jest newralgicznym aspektem transakcji. Gdy tylko przesyłka zostaje wysłana, nasz klient otrzymuje powiadomienie, a regularne aktualizacje statusów informują klienta końcowego o tym, kiedy przesyłka do niego dotrze i przez jakiego przewoźnika zostanie dostarczona.

Artykuł pochodzi z czasopisma LOGISTYKA 6/2021.
e-wydanie czasopisma jest dostępne w naszej ofercie!

Bądź na bieżąco, zamów prenumeratę czasopisma LOGISTYKA!