Jak poprawić logistykę z interim managerem?

Urszula Dziewit-Gontowska: Jakie konkretne problemy w logistyce są najczęściej powodem, aby zatrudnić interim managera?

Marek Lechowski: Definiowanie problemów jest dla firm problemem samym w sobie, dlatego tak ważne jest w metodyce IM przeprowadzenie audytu i zweryfikowanie diagnozy klienta. Jeżeli chodzi o szeroko rozumianą logistykę, to zacznę od procesu zakupów, którego optymalizacja w większości przypadków może dostarczyć firmie znacznych oszczędności w stosunkowo niedługim czasie i - jako taka - jest idealnym zadaniem, projektem dla interim managera. W tym obszarze podstawowy problem zgłaszany przez klienta zamyka się w stwierdzeniu "kupujemy za drogo".
W praktyce może oznaczać to całe mnóstwo rzeczy: zbyt wąską bazę dostawców, brak umiejętności negocjacyjnych, nastawienie na kupowanie, a nie oszczędzanie, niewłaściwie rozlokowane zasoby ludzkie, brak jasno wyznaczonych i mierzalnych celów itd. To nie są problemy specjalnie złożone i dlatego łatwo pokazać klientom bardzo wymierne, bo liczone w setkach tysięcy lub w milionach złotych oszczędności. Drugi obszar, który często postrzegany jest przez klientów jako problem, to planowanie jako centrum informacyjne firmy o operacjach.

U. D.-G.: Co to konkretnie oznacza?

M.L.: To takie "serce" firmy. W tym obszarze diagnoza klienta to ogólne stwierdzenie "planowanie nie działa" albo "mamy słabe wskaźniki realizacji planu", co znaczy, że plan jest realizowany w 60-80%. Wystarczy chwilę porozmawiać z osobami, które uczestniczą w tym procesie, aby się dowiedzieć, że produkcja wydłuża partie produkcyjne, aby poprawić swoje wskaźniki efektywności, a planiści planują te partie krótsze, aby obsłużyć więcej zamówień i zredukować zapasy. W zależności od siły w organizacji czasami produkcja jest silniejsza w swoim myśleniu silosowym, a czasami planowaniu udaje się przekonać do swoich racji. Inne możliwe obszary problematyczne to magazyny i zapasy. Magazyny, które czasami okazują się za małe, a znajdujące się tam zapasy nikomu niepotrzebne lub zapasy, które okazują się za duże i nie wiadomo jak to się stało, że jest ich tak dużo. Na samym końcu są zespoły ludzi, zwykle pełne dobrej woli i chęci, ale nie do końca kompetentne, z niedoskonałymi narzędziami do mierzenia swojej efektywności.

U. D.-G.: Jak duża jest świadomość w firmach, że niektóre problemy może rozwiązać zewnętrzny manager?

M.L.: Ja miałem to szczęście, że zawsze wchodziłem do firm, które już znały to rozwiązanie. We wszystkich projektach był w jakiś sposób zaangażowany już inny interim manager albo service provider, z którym współpracuję. W jednej z nich realizowany był złożony projekt, w którym uczestniczyło kilku interim managerów. W innej firmie w zarządzie znajdował się były interim manager, który wiedział, że interim management to szybkie i efektywne narzędzie, do zarządzania zmianą. Ale generalnie interim management nie jest rozwiązaniem powszechnie znanym w Polsce. Z trudem przebija się do świadomości pracodawców. Na projekty decydują się przede wszystkim firmy, które znają to rozwiązanie z innych krajów Europy Zachodniej. W moim przypadku są to średnie i duże firmy międzynarodowe.

U. D.-G.: Co jest istotne w pracy interim managera?

M.L.: Interim management to zajęcie dla ludzi, którzy mają za sobą kilkanaście lub więcej lat doświadczenia, są ekspertami w swojej branży i chętnie dzielą się wiedzą. To, co należy podkreślić, to fakt, że jedną z najbardziej pożądanych cech interim managera jest niezależność, bo tylko ona daje gwarancję, że nie będzie przytakiwać klientowi, ale wspierać go nieraz krytyczną i niezbieżną z jego poglądami opinią. To bardzo istotne dla realizacji zadania i sukcesu projektu. IM powinna być osoba o ponadprzeciętnych zdolnościach komunikacyjnych. Człowiekiem, który umie komunikować się z innymi ludźmi i rozumie skomplikowane mechanizmy, jakim podlega komunikacja. No i na koniec to musi być człowiek mobilny. Lubiący podróżować i zmieniać miejsce zamieszkania. Taki bardziej globtroter.

Więcej opinii o pracy interim managera można przeczytać w artykule:
- Straż pożarna biznesu (komentarz tygodnia)

O interim managerach pisaliśmy więcej w czasopiśmie Logistyka 2/2020.
E-wydanie czasopisma jest dostępne w naszej ofercie!