EDI w Procter & Gamble Polska Sp. z o.o.

Centralna infrastruktura techniczna EDI
W obliczu coraz większej konkurencji na rynku niezwykle istotnym elementem optymalizacji w przedsiębiorstwie są koszty dostarczenia produktu na rynek. Procter & Gamble doceniając w pełni korzyści jakie można osiągnąć dzięki zastosowaniu elektronicznej wymiany dokumentów uczynił ten obszar jednym ze swoich strategicznych. Powstała w związku z tym scentralizowana infrastruktura techniczna dedykowana do EDI.

P&G w pełni wykorzystuje możliwości, jakie niesie ze sobą "zanik odległości między komputerami", grupując w poszczególnych lokalizacjach różne komponenty systemu i łącząc je między sobą firmowym Intranetem.
W specjalnym centrum komputerowym należącym do P&G (jedno z najnowocześniejszych w Europie) zlokalizowanym w Brukseli, znajdują się komputery typu Mainframe z oprogramowaniem do mapowania i translacji wiadomości między formatem EDIFACT, a wewnętrznym formatem P&G. Komputery te podłączone są do sieci VAN (Value Added Network) kilku największych dostawców tego typu usług. Zapewnia to duże bezpieczeństwo systemu oraz jego niezawodność.
Grupa specjalistów wspomagająca techniczną stronę całości procesów związanych z EDI zlokalizowana jest w Schwalbach (w Niemczech). Grupa ta zajmuje się codzienną kontrolą nad prawidłowością działania systemu, modyfikacjami specyfikacji dokumentów EDI, a także rozwojem nowych wiadomości zgodnie z potrzebami biznesowymi. W poszczególnych krajach pracownicy działu obsługi klienta P&G procesują zamówienia, które automatycznie trafiają do systemu OSB (Order Shipping Billing). Takie podejście uwalnia firmę od inwestowania w sprzęt i oprogramowanie oraz zatrudniania i szkolenia specjalistów obsługujących techniczną stronę systemu w poszczególnych krajach. Koszty jednej grupy obsługującej serwery w Brukseli i jednej wspomagającej sam system dzielone są między wszystkie europejskie kraje korzystające z EDI. Dodatkowo obok infrastruktury centralnej niektóre kraje dla pewnych specyficznych wymagań stosują lokalne rozwiązania na małą skalę. W Polsce znajduje się takie rozwiązanie (na komputerze klasy PC) do odbioru wiadomości EDIFACT z sieci VAN oraz ich mapowania do formatu wewnętrznego dla wiadomości typu raport magazynowy (INVRPT).

P&G i EDI w Polsce
Mając doświadczenie z innych krajów europejskich, jak i z rynku amerykańskiego Procter & Gamble był w Polsce pionierem stosowania EDI we współpracy między producentami a dużymi sieciami handlowymi oraz dystrybutorami. Posiadając potężne zaplecze specjalistów oraz rozbudowaną i niezawodną infrastrukturę, mając jednocześnie na uwadze bezpieczeństwo i elastyczność komunikacji, firma zdecydowała się skorzystać z korporacyjnego rozwiązania oraz przyjąć rozpowszechnione i ogólnie przyjęte na Zachodzie specyfikacje dokumentów w standardzie EANCOM. Dodatkowym argumentem przemawiającym za przyjęciem specyfikacji stosowanych w krajach takich jak Niemcy, Belgia czy Francja był brak specyfikacji przyjętych czy stosowanych na rynku polskim (w handlu między producentami a dystrybutorami czy sieciami detalicznymi).

P&G jako pierwszy na polskim rynku wprowadził w pełni zautomatyzowany system składania zamówień (ORDER) w swojej sieci dystrybutorów. Stosunkowo szybko udało się również rozszerzyć współpracę w tej dziedzinie na duże sieci handlowe. Pierwsze zamówienie w formacie EDIFACT trafiło do P&G Polska już w roku 1996. Kolejne lata stały pod znakiem rozwoju elektronicznej wymiany dokumentów oraz propagowania korzyści biznesowych płynących z rozbudowanych i skalowanych rozwiązań. Firma stosunkowo szybko osiągnęła masę krytyczną pozwalającą osiągnąć dużą skalę korzyści - rysunek 2 przedstawia procentowy udział sprzedaży zrealizowanej dla zamówień przesłanych EDI w roku 2001 oraz plan na rok 2003.
Dodać należy tu, iż w przypadku zamówienia nie ma prawnych przepisów nakazujących wymianę papierowych dokumentów, co przy pełnym wdrożeniu EDI pozwala stronom zupełnie zastąpić je elektronicznymi odpowiednikami.

Drugim po zamówieniu dokumentem wdrażanym przez P&G była faktura (INVOIC). Partnerzy firmy dostrzegając korzyści płynące z rozszerzania systemów EDI zainteresowani byli otrzymywaniem faktur elektronicznych. Pierwsze projekty w tej dziedzinie rozpoczęto w roku 1999. Tu w odróżnieniu od zamówienia nie można pozwolić sobie na wyeliminowanie wysyłki papierowych dokumentów, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby samo sczytanie pozycji faktury odbyło się z wersji elektronicznej. Dodatkowo biorąc pod uwagę trendy światowe oraz pierwsze kroki polskich ustawodawców (Ustawa o podpisie elektronicznym) należy spodziewać się, w najbliższym czasie, iż również przy wymianie faktur możliwe będzie zrezygnowanie z drukowania i wysyłania dokumentów papierowych.

Kolejny dokument, jaki P&G wymienia ze swoimi partnerami to raport magazynowy (INVRPT). O ile w przypadku dwóch wcześniejszych dokumentów mieliśmy do czynienia z zastąpieniem wersji papierowej o tyle w przypadku raportu magazynowego mamy do czynienia z czymś nowym, co może być podstawą do zupełnie nowego profilu współpracy między producentem, a dużą siecią handlową. Tego typu projekty możliwe są tylko partnerami, których struktury są zrównoważone pod względem funkcyjnym, gdzie działy takie jak logistyka czy IT mają spory wpływ na kierunki biznesu i są w stanie dostrzec i wykorzystać korzyści płynące z rozwiązań typu VMI (Vendor Managed Inventory) gdzie producent bierze na siebie odpowiedzialność za produkt w całym łańcuch dostaw począwszy od fabryki poprzez centrum dystrybucji sprzedawcy, a na konsumencie skończywszy.

Cały artykuł w formacie PDF.