Synchronizacja danych podstawowych - tylko potrzeba czy już konieczność

Firmy stosujące elektroniczną wymianę danych i inne narzędzia wspierające zarządzanie łańcuchem dostaw coraz częściej napotykają na problem niekompatybilności danych podstawowych w łańcuchu. Te same produkty u różnych partnerów handlowych mają różne nazwy, różne opisy. Towarzyszy im mniej lub bardziej kompletny zestaw danych opisujących parametry produktu i sposób pakowania. Problem ten istniał od zawsze, jednak dopiero zastosowanie nowoczesnych metod usprawniających zarządzanie łańcuchem dostaw ujawniło jego kluczowe znaczenie. To trochę tak, jakby się chciało nowoczesnym samochodem dojechać szybko do miejsca, do którego nie ma dobrych dróg i prawidłowo oznaczonych szos. Na złych drogach nawet najlepszy samochód będzie jechał z prędkością traktora.

Niezgodność i niedokładność danych w opisie produktu między partnerami handlowymi to istotny czynnik istotnie zmniejszający efektywność łańcucha dostaw we wszystkich jego ogniwach. Szczególnie jest to widoczne w dużych firmach, w których procesy przebiegają przez wiele wewnętrznych wydziałów i angażują licznych partnerów zewnętrznych. Zarządzanie przepływem towarów wymaga wtedy wymiany danych między wieloma systemami informatycznymi i jeśli informacja nie jest zsynchronizowana, błędy i niedokładności są nie do uniknięcia. Posiadanie tego samego produktu, nazwanego inaczej w różnych systemach, powoduje niepotrzebne tarcia i zastoje zarówno w przebiegających w łańcuchu dostaw transakcjach, jak i w relacjach z partnerami biznesowymi. Te tarcia mogą być zarówno czysto informacyjne, jak i powodować spowolnienie łańcucha dostaw na przykład poprzez wystawianie błędnych faktur czy wysłanie niewłaściwego produktu. Bez względu na charakter niedokładności danych i konsekwencji, jakie wywołuje, każdy błąd wymaga ręcznej interwencji, która powoduje opóźnienia w łańcuchu dostaw, podnosi koszty transakcji i tym samym zmniejsza szanse na rynku.

Problem ten został już zauważony w latach 90., gdy firmy zdały sobie sprawę, że ich funkcjonowanie jest znacząco utrudniane przez fakt stosowania odmiennej terminologii, protokołów i formularzy wykorzystywanych do opisu i przechowywania danych o produktach. Każda z tych firm, zamiast jednego uniwersalnego języka używała właściwego sobie żargonu, niezrozumiałego dla innych. Rezultatem była powszechna nieefektywność procesów dostaw i niezdolność do współpracy na innych, niż powierzchowne, zasadach.