Automatyzacja przetwarzania zamówień i faktur w systemie SAP

BCC i TOPCALL zawarły porozumienie o wspólnym oferowaniu rozwiązania FaxConnect for Orders, pozwalającego zautomatyzować proces wprowadzania i obiegu dokumentów oraz zintegrować go z wykorzystywanym w firmie systemem SAP.

Dzięki FaxConnect for Orders, informacje pochodzące z zamówień lub faktur zostają automatycznie odczytane, przekazane bezpośrednio do SAP i natychmiast udostępniane dla wielu użytkowników. Zwiększa to wydajność ich przetwarzania i przyczynia się do wzrostu zadowolenia klientów. Technologia przejmowania danych pomaga w zautomatyzowaniu procesów biznesowych, zmniejsza koszty operacyjne, skraca czas przetwarzania i obsługi zamówień oraz faktur, zmniejsza czynnik błędu ludzkiego i w znacznym stopniu poprawia jakość odczytanych danych.

- Dzięki wspólnej ofercie TOPCALL i BCC, wiodącej firmy na polskim rynku wdrożeń SAP, klienci korzystający z SAP otrzymują nowe możliwości usprawnienia komunikacji z partnerami biznesowymi. Udział BCC we wdrożeniach FaxConnect for Orders gwarantuje dopasowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb firm - powiedziała Małgorzata Kniaź, dyrektor zarządzający TOPCALL Polska Sp. z o.o.

Piotr Płóciennik, dyrektor ds. współpracy z klientami BCC, ocenia: Współpraca z TOPCALL jest kolejnym krokiem w rozbudowie naszej oferty o wysokiej jakości rozwiązania komplementarne do systemu SAP. W firmach stosujących na dużą skalę komunikację za pośrednictwem faksów lub e-maili, FaxConnect for Orders wnosi nową jakość do obsługi klientów.

FaxConnect for Orders - rozwiązanie w płynny sposób integrujące się z systemem SAP, zbudowane na platformie Unified Communications firmy TOPCALL. Obejmuje oprogramowanie do odczytu i weryfikacji danych oraz opcję Księgi Wprowadzanych Zamówień (Order Entry Book), którą TOPCALL opracował specjalnie dla SAP. FaxConnect for Orders eliminuje czasochłonne ręczne wprowadzanie różnorodnych dokumentów (np. zamówień czy faktur) odbieranych za pośrednictwem faksu, e-maila lub dostarczonych do firmy w formie tradycyjnej na papierze.

Dzięki procesowi rozpoznawania wzorca i kryteriów klasyfikacji opartych na treści, FaxConnect for Orders klasyfikuje i wyodrębnia odpowiednie dane (np. numer klienta, nazwę klienta, numer zlecenia, itp.). Za pośrednictwem interfejsów przetwarzania w SAP dane te wraz z obrazami dokumentów źródłowych są przekazywane bezpośrednio do Księgi Wprowadzanych Zamówień, gdzie przechodzą formalne procedury akceptacji i rejestracji.

Użytkownicy mogą w dowolnym czasie przeglądać, monitorować i edytować zamówienia klienta przy jednoczesnym wykorzystywaniu kilku okien – upraszcza to obsługę zapytań klientów oraz eliminuje ryzyko utraty danych. Dodatkowo oprogramowanie gwarantuje bezbłędną dystrybucję i przetwarzanie dokumentów, nawet tych o znacznej objętości oraz usprawnia proces ich przetwarzania. Rozwiązanie FaxConnect for Orders oferuje także automatyczne wysyłanie potwierdzeń odbioru oraz wewnętrznego powiadomienia o odbiorze zamówienia od klienta (np. do kierowników sprzedaży).

Najważniejsze zalety FaxConnect for Orders to:

• Skrócenie czasu przetwarzania zamówień
• Monitorowanie oraz stała kontrola podczas wszystkich etapów przetwarzania
• Zmniejszenie liczby błędów przy wprowadzaniu danych przez pracowników
• Zwiększona wydajność dzięki zautomatyzowanej obsłudze
• Bieżąca dostępność w systemie SAP danych pobranych z zamówień
• Bieżąca archiwizacja.