Integracja systemu dalece wskazana

W literaturze logistyka często porównywana jest do układu krążenia. Czym jednak byłoby krążenie bez sprzężonego z nim układu nerwowego? Posługując się analogicznym porównaniem, można powiedzieć, że w logistyce odpowiednikiem układu nerwowego jest bez wątpienia ZSI – Zintegrowany System Informacyjny. We współczesnej firmie działającej w warunkach silnej konkurencji podstawą wszelkich decyzji powinien być sprawnie działający system informacyjny. Tylko wówczas ma ona szansę na zaistnienie na rynku, a przede wszystkim na sprostanie oczekiwaniom coraz bardziej wymagających klientów. Wiele z firm logistycznych dopiero odkrywa tę prawdę, a przecież sprawność funkcjonowania firmy w ogromnym stopniu zależy od dostępu do informacji i umiejętności ich wykorzystania. Dziś logistyka oznacza zarządzanie złożonym procesem, który bez wspomagania ze strony nowoczesnych technologii praktycznie nie może istnieć.

Na pytania Magdaleny Skórkiej-Sawiny odpowiada Tomasz Kuroń – menedżer ds. informatyki w firmie Trans-Południe.

Czym jest Zintegrowany System Informacyjny?
Zintegrowany System Informacyjny to, w dużym skrócie, system zarządzający przepływem informacji stworzony dla wspierania działalności przedsiębiorstwa, a jego głównym celem jest usprawnienie i koordynacja działań. Funkcjonowanie ZSI polega przede wszystkim na połączeniu w jednym systemie procesów zarządzających wszystkimi działami przedsiębiorstwa, począwszy od działu transportu poprzez spedycję, aż po magazynowanie czy dział finansowy. W ZSI przedsiębiorstwo istnieje jako integralna całość, a poszczególne sfery działalności są ze sobą sprzężone, tworząc jednolity system. 

Jakie są rodzaje stosowanych rozwiązań wykorzystywane w pana firmie?
System informatyczny oparty jest na wiodących rozwiązaniach informatycznych, które zapewniają sprawne funkcjonowanie na różnych poziomach działalności operacyjnej. Rozwiązanie składa się z trzech głównych modułów. Są to: SAP Business One – dostarczający funkcjonalność finansowo-księgową, Lokalizator – system GPS odpowiedzialny za lokalizację pojazdów floty, NAVI – system zarządzania i obsługi działalności spedycyjnej, integrujący całość rozwiązania. Ma on kluczowe znaczenia dla całego systemu, który bez niego nie mógłby sprawnie funkcjonować.

Kiedy wdrożyli państwo ZSI i co zadecydowało o wyborze właśnie takich, a nie innych rozwiązań?
System został uruchomiony w styczniu 2004 r., po około 6 miesiącach przygotowań. Dotychczas funkcjonujące rozwiązanie nie zapewniało wystarczającej wydajności w obliczu dynamicznego rozwoju firmy. Czynnikami, które zdecydowały o wdrożeniu nowego systemu były: oczekiwana elastyczność i wydajność oprogramowania, możliwość dynamicznego wdrażania nowych funkcjonalności, potrzeba wprowadzenia systemu zintegrowanego, możliwość współpracy pomiędzy oddziałami firmy (Dębica – Tarnów – Straszęcin – Ostrowiec Świętokrzyski) .

Wdrażanie systemów informatycznych zwykle wiąże się z problemem integracji nowych systemów z już istniejącymi. Jak ten proces przebiegał u państwa?
W przedsięwzięciach informatycznych zwykle występują problemy na płaszczyznach projektowej, technologicznej oraz organizacyjnej. Jednak dzięki pracy całego zespołu udało się zminimalizować większość związanych z tym zagrożeń. Prace były bardzo rozbudowane, gdyż w tym samym czasie wdrażane były systemy SAP oraz NAVI. W początkowym okresie użytkowania, pewne problemy stanowiła niska przepustowość łączy, jednak ta kwestia została już rozwiązana, a po początkowym okresie dostosowywania, system pracuje stabilnie i wydajnie. Udało się również z powodzeniem wyjść naprzeciw oczekiwaniom użytkowników, bo właśnie z myślą o nich zdecydowaliśmy się na te rozwiązania.

Ile czasu zajmuje wdrożenie systemu i od czego jest uzależnione?
Czas wdrożenia jest uzależniony od stopnia dopasowania istniejącego rozwiązania do potrzeb zamawiającego. W przybliżeniu wynosi on od 3 do 6 miesięcy. Jest to czas potrzebny na integrację z istniejącymi systemami, konwersję danych i przeszkolenie użytkowników, bo nawet najlepiej działający system bez kompetentnej i sprawnej obsługi jest bezużyteczny. Dlatego tak ważny jest w tym przypadku czynnik ludzki i jego ,,kompatybilność" z systemem.

Jak najprościej przedstawić opis działania wdrożonych przez państwa systemów? Na czym polega ich funkcjonalność?
Główna funkcjonalność systemu zapewnia pełną obsługę spedycyjną zleceń transportowych oraz ich rozliczanie. Cały proces odbywa się przy wykorzystaniu systemów SAP oraz NAVI, które ze sobą współpracują. W NAVI zlecenie transportowe jest rejestrowane i wyceniane, następuje dobór kierowców i samochodów oraz wystawienie listu przewozowego. Po przygotowaniu danych faktur zakupu i sprzedaży dalsza obsługa jest przekazywana do systemu SAP, gdzie faktura oczekuje na zaksięgowanie. Dzięki takiemu podejściu procesy spedycyjne zostały wyraźnie oddzielone od finansowo-księgowych. Należy jednak podkreślić, że nie wiąże się to z dodatkowymi nakładami pracy. Istotne jest również to, że czas obsługi zleceń znacznie się skrócił, co nie pozostaje bez wpływu na jakość obsługi klienta.

Na czym polega integracja systemów?
Integracja informacyjna przedsiębiorstwa jest podstawowym krokiem na drodze do budowania skutecznego systemu zarządzania, pozwalającego na sprostanie wyzwaniom współczesnego, konkurencyjnego rynku zbytu. Elementem integrującym jest system NAVI, który oprócz własnej funkcjonalności bezpośrednio wykorzystuje dane z SAP (np. nazwy usług, stawki VAT, kursy walut), współpracuje również z systemem GPS w celu uzyskania danych o położeniu samochodów, wytyczaniu tras, wyszukiwaniu miejscowości i ulic.

Jakie są korzyści płynące z użytkowania ZSI?
System NAVI jest oparty na wiodących, nowoczesnych i uznanych standardach. Jest zrealizowany w języku Java, w technologii ThinClient i funkcjonuje jako aplikacja WWW. Oznacza to, że do pracy potrzebna jest tylko przeglądarka i dostęp do intranetu lub Internetu. Takie podejście pozwala na pracę w kilku lokalizacjach (również w domu), z gwarancją dostępu do zawsze aktualnych danych. NAVI pełni również funkcję middleware – oprogramowania pośredniczącego. W firmie istnieje kilka systemów: SAP, System Lokalizacji GPS, e-Mapa - serwer cyfrowych map wektorowych. Połączenie w całość wybranych funkcjonalności z każdego systemu tworzy nową jakość i pozwala na funkcjonowanie firmy na najwyższym poziomie.

Żaden system nie jest jednak niezawodny. Jakie niebezpieczeństwa związane są z eksploatacją ZSI?
W każdym, nawet najlepszym systemie informatycznym może dojść do fizycznej awarii składników systemu. Prawdziwym niebezpieczeństwem jest brak możliwości przywrócenia działania systemu po takim incydencie lub utrata zgromadzonych danych. Zabezpieczenie przed tego typu zagrożeniami polega na uprzednim odpowiednim przygotowaniu serwera zapasowego, który może zostać uruchomiony w przypadku awarii maszyny głównej. Przed utratą danych zabezpiecza wykonywana codziennie kopia zapasowa. Istnieje również możliwość przejęcia przesyłanych danych przez osoby do tego nieupoważnione. Jednak w systemie NAVI komunikacja między serwerem a stacją roboczą jest zaszyfrowana 128 bitowym kluczem sesyjnym, co skutecznie rozwiązuje ten problem. Stanowi on gwarancję najwyższego poziomu zabezpieczeń.

Czy oprócz rozbudowywania istniejących obecnie rozwiązań planujecie państwo wdrożyć kolejne?
Z pewnością systemy, na jakich obecnie pracujemy, będą rozbudowywane z uwzględnieniem interesów naszych klientów. Obecnie został wdrożony moduł rozliczania kosztów obsługi kursów, co umożliwia precyzyjne kontrolowanie przekroczeń spalania czy długości trasy. Trwają również końcowe prace integrujące NAVI z systemem GPS firmy oraz z serwerem map wektorowych. Następnym krokiem będzie udostępnienie informacji o aktualnym położeniu pojazdów na terenie Europy firmom współpracującym z nami.

Czy klienci mogą bezpośrednio dzięki tym systemom śledzić trasę zamówień?
Po zakończeniu integracji z systemem GPS klienci otrzymają dostęp do systemu śledzenia tras zamówień za pośrednictwem Internetu. Możliwe będzie przeglądanie zarówno bieżących jak i historycznych danych kursów oraz niektóre informacje finansowe (np. faktury do rozliczenia).

Jaki jest koszt wdrożenia i utrzymania systemu ?
Cena jest uzależniona od wielkości, stopnia rozproszenia, złożoności konkretnego rozwiązania i stanowi około 10-15% wartości systemu rocznie.

Jaki jest zakres modularności systemów? Jak wygląda możliwość implementacji nowej funkcjonalności w systemie?
Do realizacji Systemu wykorzystane zostały standardy technologii J2EE (Java 2 Enterprise Edition), która opiera się o model komponentowy. Dzięki temu nowe funkcjonalności można dołączać jako kolejne moduły, które z uwagi na ustandaryzowane rozwiązanie mogą być dostarczane przez różnych dostawców. Dodatkowym atutem w kwestii rozwoju nowych funkcjonalności jest brak konieczności instalacji systemu na stanowiskach pracowników. Wszelkie zmiany czy też modyfikacje funkcjonalności systemu odbywają się wyłącznie na serwerach w firmie i są natychmiast dostępne dla pracowników, bez konieczności podejmowania dodatkowych działań.

Jak wdrożenie ZSI wpłynęło na działalność Trans-Południe i jak zareagowali na nie klienci?
Zastosowanie rozwiązań ZSI w firmie znacznie wpłynęło na usprawnienie jej działalności i podniosło poziom koordynacji. Nie jest to bez znaczenia dla naszych klientów, którzy korzystając z ZSI, mają wpływ na jego funkcjonowanie, a także są beneficjentami korzyści z tego wynikających. W praktyce oznacza to lepszy dostęp do informacji, skrócenie czasu obsługi, a co za tym idzie – wzrost zadowolenia ze świadczonych usług.