Outsourcing rozliczeń - luksus czy konieczność?

Łukasz Włoch, Ogólnopolskie Centrum Rozliczania Kierowców: Trzeba podkreślić, że nie wszystkie przewinienia wynikają ze złej woli spedytorów. Bardzo często przekroczenie czasu pracy kierowcy jest efektem niewiedzy, nieznajomości przepisów, czy też nieumiejętności prawidłowego wyznaczenia czasu pracy. Rozwiązaniem tych problemów może być outsourcing rozliczania czasu pracy kierowców. 
W ostatnich latach zaobserwowaliśmy wzrost zainteresowania firm transportowych usługami rozliczania czasu pracy kierowców, oferowanymi przez specjalizujące się w tym zakresie kancelarie. Dynamika zmian w przepisach dotyczących czasu pracy kierowców, ich różnorodność i rozległość szczególnie na arenie międzynarodowej powodują, że ogólne biura rachunkowe bardzo często nie są w stanie zapewnić kompleksowego rozliczenia czasu pracy kierowców - właśnie m.in. z powodu braku znajomości specyfiki branży lub przepisów. Państwowa Inspekcja Pracy zauważa, że pominięcie analizy danych z tarczek, czy danych z tachografów cyfrowych, przyczynia się tylko do pogłębiania problemu. Ponadto branża transportowa już od dłuższego czasu cierpi na duży deficyt pracowników - zobowiązania przewoźników przewyższają moce przerobowe, co wymusza optymalne wykorzystanie czasu pracy załogi. Łatwo jest wpaść przewoźnikom w błędne koło kar, zobowiązań bez pokrycia i naruszeń przepisów, skutkiem czego mogą ziścić się najczarniejsze scenariusze przedsiębiorców.
Samo rozliczanie nie wystarcza. Przewoźnik, wybierając partnera, do którego zwróci się o pomoc w rozliczaniu czasu pracy i płac kierowców, powinien wziąć pod uwagę także całe spektrum czynników istotnych w prowadzeniu biznesu. Tylko dogłębna i długotrwała znajomość branży jest gwarantem poprawnych wyliczeń. Wybierając podmiot rozliczający czas pracy kierowców, warto zwrócić uwagę na to, w jakim zakresie i z jakim rezultatem obsługiwane są inne firmy transportowe. Podjęcie współpracy z podmiotem, który nie zna przepisów związanych z rozliczaniem kierowców jest wręcz pewnym narażeniem się na błędy, a w rezultacie kary finansowe.
Standardem powinno być doradztwo w zakresie rozliczania czasu pracy i płac kierowców ze strony podmiotów rozliczających transport. Zawiłość przepisów i ich zmienność jest dla przewoźników ogromnym problemem, dlatego warto podjąć współpracę z podmiotem, który doskonale rozumie w jaki sposób należy przygotować się na nadchodzące zmiany i jakie wdrożyć rozwiązania, by sprostać przepisom i wymogom zarówno w Polsce, jak i całej Unii.
Szkolenia dla kierowców i kadry to kolejny z czynników, który przewoźnik powinien wziąć pod uwagę wybierając firmę rozliczającą czas pracy dla swojego przedsiębiorstwa. Jak wynika ze sprawozdania PIP, 21,2% naruszeń dotyczy przekroczenia limitu czasu prowadzenia pojazdu [1]. Na forach dla zawodowych kierowców i branżowych grupach na Facebooku roi się od pytań kierowców na temat tego, w jaki sposób liczyć czas jazdy w określonych okolicznościach. Sytuacja ta wskazuje na dużą niewiedzę kierowców w zakresie obowiązującego ich prawa. Zapewnienie pracownikom merytorycznego szkolenia z pewnością zaprocentowałoby zmniejszeniem ryzyka popełnienia wykroczeń.
Coraz więcej podmiotów rozliczających czas pracy kierowców oferuje usługę reprezentacji podczas kontroli służb, czy też przygotowanie przewoźnika na taką okoliczność. Dzięki pełnemu przygotowaniu do inspekcji dużo łatwiej jest uniknąć błędów i narażenia przedsiębiorstwa na kary finansowe.
Katalog korzyści płynących z podjęcia decyzji o współpracy z wyspecjalizowanym podmiotem rozliczającym czas pracy kierowcy jest ogromny. Przede wszystkim prawidłowo rozliczone czas pracy i wynagrodzenia kierowców zapewniają przewoźnikowi poczucie bezpieczeństwa i spokoju.
Wybór odpowiedniego partnera to także oszczędność kosztów. Dzięki outsourcingowi rozliczania czasu pracy, przewoźnik może być pewien, że czas pracy jego pracowników zostanie wykorzystany najefektywniej, jak to tylko możliwe i zgodne z obowiązującymi przepisami. Także zachowanie norm w czasie pracy kierowców jest jednoznaczne z uniknięciem ewentualnych kar nakładanych na przewoźnika.
Jedną z najistotniejszych korzyści jest również wsparcie merytoryczne na każdym etapie. Nasi eksperci pozostają niemalże przez cały czas do dyspozycji klientów. Odpowiadamy na najtrudniejsze pytania związane z analizą czasu pracy kierowców i zmianami legislacyjnymi w tym zakresie. Dokładamy wszelkich starań, by klienci odczuwali naszą obecność i wsparcie, za którym idzie ogromne doświadczenie, wiedza i profesjonalizm. 
Jest jeszcze jedna zaleta współpracy ze specjalistą w zakresie rozliczania czasu pracy kierowcy - oszczędność czasu.  Osoby, które zajmowały się analizą, rozliczaniem czasu jazdy kierowców i ich wynagrodzeniem będą mogły poświęcić swój czas na inne czynności usprawniające działanie firmy.
Optymalizacja czasu, kosztów i procesów w firmie transportowej to przede wszystkim zwiększenie efektywności działań przedsiębiorstwa, przy zachowaniu poszanowania ustalonych norm, praw i wytycznych. Koszty tego typu usług dobierane są zazwyczaj indywidualnie, pod kątem wielkości floty i specyfiki danej firmy, ale warto przede wszystkim skupić się na profesjonalizmie i doświadczeniu podmiotu, któremu powierzymy tak odpowiedzialne zadanie. Naczelną kwestią jest jednak zaufanie, tym bardziej, że ważą się tutaj kwestie nie tylko efektywności pracy, lecz przede wszystkim bezpieczeństwa oraz komfortu zarówno przewoźników, jak i kierowców.

[1] https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/192642/Sprawozdanie%20z%20dzialalnosci%20PIP%20w%202017.pdf