Szpitale kupują po nowemu i martwią się, że stracą małych dostawców

Szpitale korzystają z zewnętrznych dostaw i usług w bardzo szerokim zakresie. Zamawiają przede wszystkim produkty lecznicze i wyroby medyczne, ale też usługi żywienia, sprzątania, ochrony, transportu, budowlane itd. Często prowadzą złożone procesy inwestycyjne. Dostawców wyłaniają w przetargach, które w przypadku dużych zamówień, powyżej progów unijnych, muszą teraz prowadzić za pośrednictwem elektronicznych platform zakupowych. Od stycznia 2020 roku taka forma udziału w postępowaniach obejmie wszystkich dostawców, także małych.

- Z całą pewnością elektronizacja przetargów to dobry pomysł i właściwy kierunek. Jest efektywniej. Niektóre dokumenty generują się automatycznie, bez dodatkowego zaangażowania pracowników. Komunikacja elektroniczna to również oszczędność czasu i pieniędzy. Poprawiła się transparentność całego procesu, co powinno przełożyć się na większe zainteresowanie udziałem w postępowaniach. Nowy sposób organizacji przetargów chroni też pracowników odpowiedzialnych za te procedury i podnosi ich poczucie bezpieczeństwa - wylicza Marek Lipnicki ze szpitala w Bełchatowie.

Szpitale doceniają elektroniczne generowanie wielu dokumentów, np. protokołów z postępowań czy informacji z otwarcia ofert. 

- Dostępność ofert złożonych przez wszystkich wykonawców na platformie elektronicznej zlikwidowała kolejki oferentów, którzy dawniej przychodzili osobiście do naszej placówki, aby zapoznać się ze szczegółami ofert złożonych przez inne firmy - podkreśla przedstawicielka Mazowieckiego Szpitala Specjalistycznego w Radomiu.

Jest więc łatwiej, bo cały proces został uproszczony.

- Nowe przepisy zniosły część obciążeń administracyjnych i jest to zapewne pozytywny aspekt zmian w naszym ustawodawstwie. W istotny sposób zostały zniwelowane obciążenia związane z koniecznością składania licznych dokumentów wraz z ofertą, dzięki wprowadzeniu oświadczenia własnego wykonawcy w postępowaniach krajowych oraz Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia w postępowaniach unijnych - tłumaczy Izabela Chmiel, kierownik Działu Zamówień Publicznych, Wielospecjalistyczny Szpital Powiatowy w Tarnowskich Górach.

Dla wielu szpitali najważniejszy i najdłuższy jest pierwszy przetarg prowadzony w formie elektronicznej. Nowe zasady to duże wyzwanie, bo wymagają zmiany sposobu myślenia i nabytych przez lata przyzwyczajeń. Do tego dochodzi jeszcze poznawanie narzędzi technologicznych i współpraca z ich dostawcami w dostosowywaniu platform do specyfiki pracy placówek medycznych.

- Potrzeby szpitali w zakresie przetargów różnią się od potrzeb innych instytucji zobligowanych do stosowania ustawy. Jednostki medyczne prowadzą rozbudowane postępowania, składające się często z kilkuset części - jak chociażby ostatni duży przetarg w szpitalu w Radomiu podzielony na 218 części. To wyzwanie nie tylko dla prowadzącego postępowanie, ale i dla wykonawców biorących udział w tym procesie. Dostawca technologii, który jest rzeczywistym partnerem szpitala, optymalizuje proces przygotowania takiego przetargu we współpracy z zamawiającym, wsłuchując się jednocześnie w potrzeby wykonawców - mówi Magdalena Szmalec z firmy Marketplanet, dostawcy platformy zakupowej e-Zamawiający.

Elektronizacja przetargów w przypadku szpitali rodzi jednak także niepokoje. Przedstawiciele placówek medycznych zgodnie przyznają, że problem rozpocznie się, gdy nowe przepisy obejmą także małe podmioty. O ile duże przedsiębiorstwa biorące udział w postępowaniach publicznych potrafią przystosować się do nowych wymagań, o tyle mali wykonawcy mogą nie przejść tak łatwo tej próby. A z małych firm szpitale korzystają regularnie, choćby w przypadku dostaw produktów żywnościowych.

- Nasz szpital posiada własną kuchnię i przygotowuje posiłki dla pacjentów. Wiele niezbędnych do tego celu produktów, w tym między innymi warzywa, pieczywo czy nabiał, dostarczają nam mali przedsiębiorcy. Obawiam się, że nie poradzą sobie z nowymi przepisami, skoro problemem bywa dla nich wypełnienie papierowej oferty, mimo iż wymagania formalne ograniczane są do minimum. Nie stać ich na to, aby zaangażować informatyka czy prawnika, który pomoże im przebrnąć przez e-przetarg. Po prostu nie wezmą w nim udziału. Natomiast ci, którzy skorzystają z takiego wsparcia, poniosą dodatkowe koszty, za co ostatecznie i tak zapłaci szpital, prawdopodobnie otrzymując droższą ofertę - mówi Marek Lipnicki.

Udział w e-przetargu oznacza dla wykonawcy konieczność zaopatrzenia się w bezpieczny podpis elektroniczny oraz zaznajomienie się z narzędziem informatycznym, z którego korzysta zamawiający. Dla naprawdę małych firm podjęcie takich działań może okazać się zbyt trudne. Przedsiębiorcy, którzy będą chcieli spróbować swoich sił w e-przetargach, będą mogli jednak skorzystać z pomocy dostawców platform do e-przetargów.

- Wiemy, że małe firmy mogą się obawiać postępowań w formie elektronicznej. Jako dostawcy platformy jesteśmy przygotowani do tego, by pomóc wszystkim tym, którzy jednak będą chcieli w e-przetargu wziąć udział. Do ich dyspozycji przygotowaliśmy specjalną infolinię, której pracownicy podpowiedzą na każdym etapie procesu przetargowego, co należy w danej chwili zrobić. Przygotowaliśmy także szereg szkoleń i instrukcji - wyjaśnia Piotr Kaliński, Head of SaaS and NB.

Kto skorzysta z tej szansy, szpitale przekonają się już w styczniu 2020 roku.

- Elektronizacja zamówień to zmiana o charakterze rewolucyjnym, która zgodnie z zamysłem ustawodawcy ma zmniejszyć obciążenia administracyjne związane z ubieganiem się o zamówienie publiczne, a tym samym ma ułatwić potencjalnym wykonawcom złożenie oferty. Pytanie, czy intencje ustawodawcy pokrywają się z rzeczywistym ułatwieniem procesu i zwiększeniem dostępności do zamówień publicznych? W tej kwestii na razie nie ma jednoznacznej odpowiedzi - podsumowuje Izabela Chmiel.