E-przetargi - krajobraz po zmianach

Przetargi publiczne organizowane są przez wszystkie instytucje korzystające ze środków publicznych. Są to zatem, między innymi: ministerstwa, szpitale, szkoły, uczelnie, urzędy miast i gmin czy wojewódzkie. W procesie postępowań przetargowych kupowany jest: sprzęt medyczny, papier do drukarek czy usługi utrzymania zieleni lub wywozu nieczystości. W każdym przetargu biorą udział zamawiający oraz wykonawcy, czyli firmy które mogą dostarczyć potrzebne przedmioty i usługi. Obie strony musiały dostosować się do nowości w ustawie PZP.

Według nowych przepisów, czyli jak?
Największą zmianą w ustawie jest ta, która mówi o konieczności elektronicznej komunikacji między zamawiającymi a wykonawcami. A to oznacza, że instytucje publiczne, które przeprowadzają postępowania powyżej progów unijnych, muszą skorzystać z portalu e-Usług. Do wyboru mają rozwiązania komercyjne lub rządowy miniPortal. Co ważne, każde z dostępnych na rynku tego typu narzędzi jest dziś oparte na chmurze. Zamawiający nie potrzebują więc wielkich zmian technologicznych, bo wdrożenie takiego rozwiązania jest proste i szybkie.
Z punktu widzenia wykonawcy najważniejszy jest kwalifikowany podpis elektroniczny, bez którego nie będzie w stanie złożyć swojej oferty. Wzięcie udziału w przetargu elektronicznym wymaga zalogowania się na platformie dostarczonej przez zamawiającego, wypełnienia wymaganych dokumentów i przesłania potwierdzonej podpisem oferty. Jeśli zamawiający korzysta z miniPortalu, wykonawca musi mieć także aktywne konto na platformie e-PUAP. Co istotne, również otwarcie i publikacja ofert mogą odbywać się teraz w pełni elektronicznie, bez bezpośredniego spotkania stron.

Trudne dobrego początki
Jak każda zmiana, tak i ta wiąże się z pewnymi trudnościami, przede wszystkim po stronie zamawiających. Problematyczne może być samo przestawienie się na elektroniczny tryb obsługi całego procesu przetargowego. Zwłaszcza dla tych, którzy od lat działali inaczej. Tu z pomocą przychodzą narzędzia informatyczne, które - jeśli dobrze przygotowane - są intuicyjne i proste w obsłudze.
Wykonawcy muszą przestawić się na pracę z systemami, które wymagają od nich dyscypliny czasowej. Złożenie oferty na ostatni moment w przypadku korzystania z portali e-Usług jest ryzykowne, choćby dlatego że samo podpisywanie oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym może potrwać do kilkunastu minut. Obie strony przetargów publicznych muszą zatem, choć minimalnie, przygotować się i poznać narzędzia. Pomogą w tym dostawcy portali e-Usług.

- Nowa rzeczywistość, z którą od niedawna mierzą się zamawiający i wykonawcy, wymaga wsparcia nie tylko ze strony instytucji tworzących i interpretujących prawo, ale i od dostawców technologii. Portale e-Usług to dla wielu podmiotów publicznych nieznany teren, którego trochę się obawiają. To po stronie usługodawców leży odpowiednie przygotowanie sektora do korzystania z tych narzędzi. Szkolenia, webinary, instrukcje, a także infolinie obsługiwane przez doświadczonych konsultantów powinny być dziś standardem zapewnianym przez dostawców usług - mówi Piotr Matysik, prezes zarządu Marketplanet.

W spokojnym przystosowaniu się do nowych przepisów nie pomaga też niepewność co do przyszłości rozwiązań technologicznych, które mają wspierać elektronizację. 11 marca Urząd Zamówień Publicznych poinformował, że odstąpił w całości od umowy na zaprojektowanie i wdrożenie Platformy e-Zamówienia. Powodem tej decyzji była zwłoka wykonawcy w realizacji umowy. Zamawiający zastanawiają się, jak wpłynie to na ich funkcjonowanie.

- Portale e-Usług w zupełności wystarczają do tego, aby przeprowadzać postępowania publiczne zgodne z ustawą PZP. I według modelu obowiązującego w Polsce - to na nich nadal będzie się opierać komunikacja między uczestnikami e-przetargów, nawet kiedy powstanie Platforma e-Zamówienia. Zamawiający, korzystający z komercyjnych portali e-Usług lub rządowego miniPortalu,  są w pełni gotowi do udziału w e-przetargach. I to się nie zmieni w przyszłości - uspokaja Piotr Matysik.

Potyczki prawne
Niejasna bywa także interpretacja nowego prawa. Krajowa Izba Odwoławcza, organ odpowiedzialny za rozpatrywanie odwołań wnoszonych w toku postępowań o udzielenie zamówień publicznych, wydała już kilka pierwszych wyroków w sprawach spornych między zamawiającymi a wykonawcami. Największe wątpliwości do tej pory wzbudził sposób tworzenia ofert. KIO najpierw zadecydowała, że podpisanie podpisem elektronicznym skanu papierowego dokumentu z klasycznymi podpisami i przesłanie go za pomocą portalu e-Usług zamawiającemu nie jest zgodne z ustawą Prawo Zamówień Publicznych - trudno bowiem ustalić, czy jest to kopia czy oryginał oferty, później jednak zmieniła linię orzeczniczą w tym zakresie (wyrok o sygn. KIO 119/19). Wątpliwości budzi także jednoznaczna odpowiedzialność za problemy techniczne platformy e-Usług. W tym drugim przypadku KIO uznała, że to wykonawca musi udowodnić, że nie dostarczył oferty z powodu wadliwego działania platformy zakupowej.
Nowa ustawa wzbudza wiele dyskusji, nie tylko między najbardziej zainteresowanymi stronami. Do wyroku KIO uznającego nieważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego z powodu zastosowania skrótu SHA-1 odniosła się niedawno Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, nie zgadzając się z tą linią orzeczniczą KIO. Sama izba zmieniła też linię orzeczniczą, uznając w sprawie KIO 137/19, że jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ) podpisany przy użyciu algorytmu SHA-1 jest ważny. Takich wyroków i sporów na pewno przed uczestnikami przetargów publicznych jeszcze wiele.

Zmiany na korzyść
Mimo wciąż pojawiających się pytań i wątpliwości e-przetargi działają sprawnie i bez większych problemów. Podmioty publiczne weszły w nową rzeczywistość z optymizmem, widzą bowiem korzyści, jakie przyniosły im zmiany w ustawie Prawo Zamówień Publicznych. To dobra wiadomość zwłaszcza dla tych, którzy wdrożenie procedury e-przetargów mają jeszcze przed sobą. Ustawodawca upomni się bowiem niedługo o kolejną dużą grupę zamawiających - tych, którzy przeprowadzają postępowania poniżej progów unijnych. Ich nowe prawo obejmie już 1 stycznia 2020 roku.

- Zamawiający organizujący przetargi na mniejsze kwoty mają bardzo dobrą sytuację. Na rynku są już gotowe rozwiązania oraz pierwsze praktyki. Szlaki zostały zatem przetarte. To od nich zależy, czy skorzystają z doświadczeń większych instytucji i zawczasu przygotują się do zmian. Warto to zrobić, tym bardziej że nic nie stoi na przeszkodzie, aby z portalu e-Usług w postępowaniach poniżej progów unijnych korzystać już dziś. Wiele mniejszych instytucji zresztą już tak robi. Dzięki tym połączonym siłom dużych i małych zamawiających, tylko za pośrednictwem naszego portalu e-Zamawiający od 18 października 2018 roku, przeprowadzonych zostało ponad 900 przetargów, w których złożono 1500 ofert. Te liczby będą rosnąć - podsumowuje Piotr Matysik z Marketplanet.

Ustawa Prawo Zamówień Publicznych zmieniła sposób przeprowadzania przetargów publicznych. I choć zdarzają się wątpliwości i niejasności, instytucje przystosowały się do nowych warunków bez większych problemów. Niebawem ten sam proces będą przechodzić także mniejsze podmioty. Jeśli wykorzystają doświadczenia instytucji objętych nową ustawą w ubiegłym roku, styczeń 2020 nie wpłynie znacząco na ich codzienność.