Holding Gzella - Portal pracowniczy dla 1400 osób

Macrologic dostarczył narzędzie rozwiązujące problemy Holdingu Gzella w obszarze HR. Macrologic wdrożył w holdingu kompleksowe rozwianie Xpertis Personel. W ramach projektu wdrożono moduły: Kadry i płace, Alerty biznesowe oraz Portal serwis pracowniczy. Rozwiązanie jest skonfigurowane na 15 stanowisk dla jednoczesnych użytkowników z możliwością dostępu przez przeglądarkę internetową oraz szyfrowaniem danych z wykorzystaniem protokołu SSL.


Holding Gzella jest obecny na polskim i europejskim rynku mięsnym od ponad 20 lat. Firma rozwinęła własną sieć dystrybucyjną. Zarządza nimi powołana w tym celu spółka Gzella Net. Obecnie spółka posiada ponad 150 sklepów. Dodatkowo z siecią współpracuje ponad 60 patronackich punktów sprzedaży. W zakładach mięsnych oraz sieci sklepów pracuje obecnie ponad 1300 osób. Dodatkową działalnością holdingu jest budowa i eksploatacja stacji paliw oraz działalność na hurtowym rynku paliw. Spółka zarządzająca stacjami paliw zatrudnia 100 pracowników. Wdrożenie systemu Xpertis w obszarze HR jest odpowiedzią na rosnące potrzeby firmy w zakresie obsługi procesów związanych z rekrutacją, obsługą pracowników zajmujących się dokumentami wymaganymi przez ZUS i banki. Od momentu rozwoju sieci sprzedaży detalicznej procesy te uległy dodatkowej komplikacji z uwagi na logistykę dostarczania i odbioru dokumentacji. Do obiegu informacji kadrowo-płacowej w Holding Gzella wykorzystał własną flotę, zaopatrującą sieć dystrybucyjną. W ten sposób uzależniły się od siebie oba obszary działania - transportu i zarządzania personelem. Trasy przewozów planowano w taki sposób, aby optymalizować wymagania obu procesów biznesowych. Tą drogą dostarczane były pracownikom m.in. paski płacowe oraz druki RMUA. Operacje, w kilku przypadkach, wymagały kontaktu pracownika z centralą w celu zamówienia odpowiedniego druku. Natomiast sam proces wystawienia i dostarczenia zamówionego dokumentu zabierał personelowi backoffice’owemu 2 dni. Wdrożenie rozwiązania Xpertis Personel w oparciu o rozwiązanie portalowe (Xpertis CMS) miało największy wpływ na skrócenie czasu wymiany informacji pomiędzy pracodawcą a mobilnym pracownikiem. Z wykorzystaniem portalu, możliwa jest wymiana informacji kadrowo-płacowych pomiędzy pracownikiem a przełożonymi. Pracownicy zostali pogrupowani w systemie według struktury organizacyjnej. Obecnie każdy menadżer zarządza danymi swojego zespołu. Usystematyzowano w ten sposób przepływ dokumentów od kierowników do brygadzistów, a następnie spływ tych informacji do kadry. Proces odbywa się elektronicznie, a każda osoba na szczeblu kierowniczym przesyła do kadr dyspozycje w procesie work-flow. Indywidualne dane każdego pracownika, po zatwierdzeniu, prezentowane są w portalu. Również po zatwierdzeniu w Dziale Kadr, każdy pracownik może zobaczyć indywidualne informacje w portalu Xpertis. W ten sposób zarządzane są procesy związane z urlopami, wynagrodzeniami, rozliczaniem płac. Ponadto każdy pracownik może przeglądać dane dostarczane dotychczas na tzw. pasku. Dodatkowo rozwiązanie umożliwia wydruk dokumentu RMUA. Dostęp do spersonalizowanych danych, które każdy pracownik może obejrzeć poprzez przeglądarkę WWW jest sprzężony indywidualnym loginem i hasłem. Poprzez wdrożenie rozwiązania Xpertis, Macrologic uelastycznił procesy HR i dał możliwość dalszej rozbudowy kanału komunikacji z pracownikami m.in. o druk dokumentów o zatrudnieniu i przebiegu pracy. Portal umożliwił też tworzenie, na bazie wdrożonego rozwiązania informatycznego, nowych kanałów wymiany informacji, zarówno o charakterze biznesowym jak i administracyjnym. Cała organizacja odczuła skrócenie czasu oczekiwania na dane lub dokument do kilkudziesięciu sekund, które są potrzebne do dokonania wydruku lub zapoznania się z informacją. Poprzednio czas ten oscylował na poziomie 1 dnia w przypadku Gzella sp. z o.o .; 1-2 dni w spółce Eko Tank; 3 dni w sieci Gzella Net. Zmniejszeniu uległy również koszty operacyjne związane z obsługą procesu kadrowo-płacowego w części dotyczącej dystrybucji informacji tj. transportu, wysyłki pocztą oraz części procesów administracyjnych zwianych z tą dystrybucją.