Lepsze zarządzanie danymi mogłoby zmniejszyć obawy menedżerów przed audytami

– Nowe technologie rewolucjonizują współczesne biura, gdzie wymiana informacji odbywa się zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej, tworząc hybrydowy sposób komunikacji. Wraz z tymi zmianami pojawiają się nowe oczekiwania dotyczące zarządzania danymi. Informacje stają się kluczowym elementem, decydującym o zdolności firm do adaptacji i efektywnego reagowania na nowe wyzwania. Jednak nasze badania wykazują, że niepewność związana z ochroną danych oraz niską wydajnością w zarządzaniu dokumentacją stanowią przeszkodę w pełnym wykorzystaniu potencjału informacji, który mógłby przyczynić się do wzrostu wartości całego przedsiębiorstwa – podkreśla Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation w Canon Europe.

Niepokój o dane

Niepokój związany z zarządzaniem danymi staje się zauważalny wśród liderów IT, szczególnie w obliczu nadchodzących audytów. W odpowiedzi na pytanie, dlaczego on się pojawia, wskazywano na dwa główne powody: brak kontroli nad zachowaniem pracowników oraz niewystarczający dostęp do dokumentów i danych, które odgrywają kluczową rolę.

Te obawy są uzasadnione. Ponad jedna trzecia (36%) liderów podejrzewa lub wie, że pracownicy nie zawsze przestrzegają procedur zgodności takich jak np.: RODO. Ponadto, jeden na pięciu menedżerów IT (17%) zgłosił przypadkowe naruszenie bezpieczeństwa przez pracownika w ciągu ostatniego roku. Powoduje to wewnętrzne napięcia, ponieważ ponad połowa menedżerów przyznaje, że kwestie bezpieczeństwa informatycznego zajmują im znaczną część ich dnia pracy.

Łagodzenie ryzyka, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa systemów IT i zgodności, pozostaje priorytetem dla liderów IT. 60% menedżerów wymienia bezpieczeństwo jako jedno z trzech największych wyzwań, a ponad jedna czwarta (28%) uważa je za najważniejsze.

Brak rzeczywistego postępu

Menedżerowie IT są przekonani o dojrzałości cyfrowej swoich organizacji - 78% z nich uważa, że ich firmy mają już zdigitalizowane i zautomatyzowane procesy. Jednak z bardziej pogłębionych badań wyłania się inny obraz:

• Stwierdzono, że organizacje są na podobnym poziomie, jak w 2022 roku, jeśli chodzi o śledzenie, dostęp, udostępnianie i usuwanie dokumentów do celów audytu.
• Automatyczne nadawanie praw dostępu do dokumentów - najczęściej spotykana funkcja - występuje tylko w 53% organizacji, co oznacza, że do pełnego wdrożenia automatyzacji zarządzania informacjami i dokumentami jest jeszcze daleko.
• 28% pracowników wciąż, za każdym razem musi ręcznie wypełniać standardowe dokumenty organizacyjne, a 26% z nich doświadcza błędów lub niespójności spowodowanych przez silosy danych.
• Jeden na dziesięciu liderów zrezygnował z projektów wdrożeniowych w ciągu ostatnich dwóch lat. Wyzwania związane z wdrożeniami obejmują problemy z kompatybilnością (28%), opóźnienia (27%) oraz ciągłe usterki w nowych urządzeniach nowej (21%).

Chociaż korzyści, jakie cyfryzacja może wnieść do firmy są oczywiste – prawie wszyscy, którzy wdrożyli automatyzację (99%), wskazują na wartości, która one może generować w postaci m.in: wydajniejszej pracy (37%), poprawy doświadczenia pracowników (35%), poprawą jakości obsługi klienta (34%). Jednak te wszystkie potencjalne korzyści nie są w pełni realizowane. Mimo że zarządzanie informacjami jest uznawane za czynnik zwiększający produktywność, co podkreśla 37% liderów IT, wielu menedżerów IT nie korzysta w pełni z dostępnych rozwiązań do zarządzania dokumentami. Brak postępu cyfrowego ogranicza potencjał zespołów IT i stanowi przeszkodę w maksymalnym wykorzystaniu ich wartości.

– Zdigitalizowana rzeczywistość wymaga od nas tego, aby nowoczesne miejsca pracy miały zapewnione dostępy do wysokiej jakości informacji lub nieustrukturyzowanych danych. Jednak zarządzanie rosnącą ilością nieustrukturyzowanych informacji w środowisku hybrydowym stanowi wyzwanie. Rozwiązaniem jest skuteczne zarządzanie informacjami, zapewniające lepszy dostęp do nich, większą kontrolę, zgodność z przepisami, a także nowe możliwości, które się pojawiają dzięki już istniejącym informacjom – mówi Tori Miller Liu, prezes i dyrektor generalny Association for Intelligent Information Management (AIIM).

Canon prezentuje rozwiązania do zarządzania informacjami

Korzystając z ponad 30-letniego doświadczenia w zakresie usług i rozwiązań, firma Canon opracowała szereg rozwiązań do zarządzania informacjami (Information Management Solutions), które wspierają firmy w usprawnianiu procesów i przepływie informacji w całej organizacji. Oferta IMS firmy Canon zapewnia organizacjom technologie, usługi i doradztwo, które pomagają w digitalizacji i hiper-automatyzacji procesów biznesowych.

Obsługując różnorodne branże, takie jak m.in.: produkcję, finanse, sektor publiczny i telekomunikację, firma Canon dysponuje dogłębną wiedzą specjalistyczną, która pozwala jej oferować kompleksowe rozwiązania, które pomagają mierzyć się z różnymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem informacjami. Obecnie Canon zatrudnia ponad 300 specjalistów ds. zarządzania informacjami w regionie EMEA, którzy pomagają obsługiwać ponad 2000 klientów z Europy.

Marc Bory kontynuuje: "Organizacje coraz częściej zwracają się do zespołów IT, aby pomogły im dostarczyć wartość biznesową dzięki sile technologii. Niezależnie od tego, czy organizacja jest bankiem, sprzedawcą detalicznym, startupem czy przedsiębiorstwem, to sposób, w jaki przechwytuje, przetwarza i dostarcza informacje ma kluczowe znaczenie dla jej ogólnego sukcesu. Canon IMS pomaga naszym klientom przejąć kontrolę nad procesami przetwarzania informacji i dokumentów, osiągać nowe poziomy wydajności i zrównoważone wzrosty, które się od nich oczekuje.

Raport dostępny pod adresem https://www.canon.pl/business/workspace/ims-research-report

Uwaga:

Canon Europe zlecił firmie Walnut Unlimited przeprowadzenie kompleksowej ankiety online wśród 1 709 ITDM w okresie od listopada do grudnia 2023 roku. Badanie dotyczyło siedmiu rynków: Wielkiej Brytanii, Francji, Niemiec, Włoch, krajów nordyckich, Holandii i Hiszpanii. Respondenci reprezentowali różne poziomy kompetencji w firmach o różnej wielkości i z różnych sektorów.

Źródło: Canon Europe