Dlaczego dokumenty papierowe w firmie to już przeszłość?
- Artykuł sponsorowany
- Kategoria: E-gospodarka
Jeszcze kilkanaście lat temu każda firma pracowała w oparciu o dokumentację papierową. Nie był to jednak wybór, lecz konieczność podyktowana brakiem alternatywy. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej, a firmy, które zdecydowały się na pozostanie przy papierowej dokumentacji, należą do zdecydowanej mniejszości. Większość świadomych przedsiębiorstw prędzej czy później decyduje się bowiem zastąpić tradycyjny obieg dokumentów w firmie jego elektronicznym odpowiednikiem. Dlaczego to jedna z najlepszych decyzji, jakie obecnie można podjąć?
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie i jego bolączki
Tradycyjny obieg dokumentów jest archaicznym i przestarzałym podejściem do zarządzania dokumentacją, które w dzisiejszych czasach nie ma już racji bytu. Sprawdzał się jeszcze kilkanaście lat temu z powodu braku alternatywnego rozwiązania. Dziś tradycyjny obieg dokumentów w firmie ustępuje miejsca swojemu elektronicznemu odpowiednikowi, który eliminuje większość kluczowych problemów związanych z pracą z dokumentacją firmową. Tradycyjny obieg dokumentów wraz z upowszechnieniem się koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów stracił na znaczeniu, a jego użytkownicy w pełni dostrzegli jego problemy.
W tradycyjnym obiegu dokumentów całokształt dokumentacji firmowej musiał być przechowywany w analogowej postaci. Nakładało to na firmę obowiązek stworzenia fizycznego archiwum, zakupu teczek i systemów do organizacji dokumentów, zatrudnienia pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie w nim porządku, a także ponoszenia stałych, comiesięcznych wydatków na zakup papieru, tuszu oraz utrzymania infrastruktury do drukowania.
Praca z dokumentacją papierową zabierała pracownikom mnóstwo czasu, generowała liczne problemy i była narażona na ryzyko błędów, pominięć, a nawet utraty dokumentów często dostępnych w jednym egzemplarzu. Wszystko to spowalniało pracę, wydłużało czas podejmowania decyzji oraz narażało firmę na straty finansowe. Nie sposób było także właściwie chronić wrażliwych i poufnych danych, do których dostęp mógł uzyskać praktycznie każdy, co z kolei negatywnie odbijało się na wizerunku firmy oraz uniemożliwiało jej dostosowanie się do przepisów prawnych w zakresie ochrony danych osobowych.
Jakie zmiany na lepsze wprowadza elektroniczny obieg dokumentów?
Remedium na wszystkie te problemy i bolączki okazał się prężny rozwój nowoczesnych technologii oraz pojawienie się w sprzedaży systemów zarządzania dokumentami, które w praktyce realizują koncepcję elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to swoista odpowiedź na potrzeby współczesnych przedsiębiorstw, które potrzebują rozwiązania ułatwiającego i przyspieszającego ich codzienną pracę z dokumentacją. Co więcej, nowoczesne oprogramowanie klasy DMS, oprócz kluczowych funkcji z zakresu zarządzania dokumentacją, dostarcza również funkcjonalności m.in. z zakresu automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych, workflow oraz zarządzania procesami biznesowymi.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie zakłada przekształcenie do postaci cyfrowej całokształtu firmowych dokumentów oraz ich przechowywanie w cyfrowym archiwum, dostępnym z poziomu dowolnego urządzenia. Dzięki temu zasoby dokumentacji są dostępne z każdego miejsca, ale wyłącznie dla użytkowników posiadających nadane im odgórnie uprawnienia. Wyszukanie potrzebnych pism jest szybkie, a ich procesowanie w pełni zautomatyzowane. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami firma oszczędza czas, pieniądze, zasoby i energię pracowników i sprawniej procesować dokumentację.