Dokumentacja online zmienia zasady gry w branży TSL

Rozwiązania chmurowe są jednym z najsilniejszych trendów biznesowych, zgodnie z którym firmy projektują swój rozwój. Wartość światowego rynku cloudowego już teraz przekracza 250 miliardów euro i systematycznie rośnie. Nikogo to nie dziwi, jeśli uwzględnimy, że scyfryzowane rozwiązania chmurowe usprawniają liczne procesy biznesowe, pozwalają lepiej wykorzystywać zasoby organizacji, a ich zastosowanie przekłada się na większą efektywność, wiarygodność firmy jako partnera i zapewnia poziom bezpieczeństwa, o jakim można zapomnieć w przypadku tradycyjnych metod współpracy na procesach i danych. Narzędzia w chmurze dostępne z jakiegokolwiek urządzenia połączonego z internetem znajdują zastosowanie także w administracji. Odpowiednio zaprogramowane, pozwalają na integrację różnych systemów w celu automatyzacji przepływu danych.

Najpopularniejsze rozwiązania i wyzwania w branży TSL w obszarze umów
Obszar zawierania umów i pracy na dokumentach w branży TSL, pomimo jej dynamicznego rozwoju, wciąż jest niewystarczająco scyfryzowany. Nie zmieniło tego bardzo zauważalne przyspieszenie, jakie rozwiązania chmurowe odnotowały w pandemii. Tymczasem umowy przewozu, spedycji i na usługi logistyczne potrzebują uwzględnienia indywidualnych, specyficznych dla danego klienta warunków, takich jak zakres usług czy różne formy płatności. Bardzo często, aby sfinalizować wspomniany kontrakt, potrzebne są negocjacje z większymi z partnerami o mocnych argumentach. Praca z takimi umowami i innymi dokumentami w tradycyjnej formie, czyli wykorzystującej edytor tekstu, bywa żmudna i blokuje działania wymagające elastyczności oraz szybkiej reakcji na potrzeby klienta. W branży wciąż króluje Word, który tak trudno porzucić ze względu na przyzwyczajenie oraz powszechność zastosowania wśród kontrahentów. Do negocjacji wykorzystywany jest tryb śledzenia zmian, a zanim dojdzie do akceptacji powstają kolejne wersje dokumentu, przez co nietrudno o pomyłkę, nadpisanie pliku, a w efekcie – odwleczenie w czasie finalizacji umowy. Te kroki wieńczy uzyskanie podpisu na drukowanym dokumencie, przesyłanie umowy między stronami kurierem albo wymiana skanów dokumentów, które nie pozwalają na identyfikację podpisującego.

Niewykorzystany potencjał automatyzacji
Największą stratą jest być może to, że w szerszej perspektywie biznesowej papierowe, drukowane dokumenty, podobnie jak te zapisywane w formacie PDF-a, nie mają żadnej wartości analitycznej – pochodzące z nich dane nie mogą być wykorzystywane jako baza do optymalizacji procesów w firmie w przyszłości. A przecież już obecnie sporo firm w branży TSL ma wdrożony CRM (najczęściej z API), w którym dane biznesowe są przechowywane w tabelach i który pozwala na komunikację z innymi systemami. To marnotrawstwo, że pozyskanych danych nie wykorzystuje się podczas przygotowywania i negocjowania umowy. Warto przy tym zauważyć, że duża liczba obsługiwanych zleceń transportowych i spedycyjnych generuje wysokie ryzyko pomyłek i wiąże się z czasochłonnymi procesami, równolegle pozwala jednak czerpać spore korzyści z automatyzacji właśnie w obszarze umów. Wynika z tego, że branża TSL ma potencjał i zdecydowanie potrzebuje automatyzacji dokumentów w nowoczesnym wydaniu, która zapewni jednocześnie połączenie z elastycznym podpisem elektronicznym. To wymóg niezbędny w obliczu dynamicznie zmieniających się oczekiwań klientów przed lub w trakcie usługi przewozowej lub spedycji. Elastyczność i szybkość reakcji są dwoma czynnikami decydującymi o przewadze na konkurencyjnym rynku. Od tego, ile czasu mija od złożenia zapytania o usługę do zamknięcia formalności, może zależeć decyzja klienta o wyborze usługodawcy.

Inicjatywy cyfryzujące rynek TSL
W sektorze od dawna znajdują zastosowanie systemy EDI (Electronic Data Interchange), w ramach których wykształciły się takie rozwiązania jak elektroniczny konosament (Electronic Bill of Lading). W ostatnim czasie dużo się mówi o PCOL (Polski Cyfrowy Operator Logistyczny), który ma spopularyzować elektroniczny list przewozowy i eCMR, a także pozwalać na weryfikację, czy została dołączona do nich faktura. Co znamienne, ten zakres usprawnienia ma dotyczyć usługi na etapie listu przewozowego i faktury, a to nie rozwiązuje problemu administracyjnego. Na razie brak informacji o chęci udoskonalenia wcześniejszego etapu, czyli przygotowania i zawarcia umowy, z której dane mogą być następnie wykorzystane do wytworzenia CMR-a bądź faktury. Wydana w 2017 roku przez Komisję ONZ ds. Międzynarodowego Prawa Handlowego (UNCITRAL) ustawa Model Law on Electronic Transferable Records dopuściła nawet wykorzystanie tzw. smart kontraktów, ale na istniejące potrzeby potencjał systemów do automatyzacji pozostaje niewykorzystany. Praktyka pokazuje, że podpisy kwalifikowane nie przyniosły oczekiwanej zmiany, ponieważ ich uzyskanie jest sformalizowane i muszą je posiadać obie strony, aby spełnić wymogi formy elektronicznej. Z pomocą przychodzą natomiast elastyczne podpisy elektroniczne, pozwalające na składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej. Przeszkodą w ekspansji tego rozwiązania może być wciąż relatywnie niska świadomość w zakresie elastycznych podpisów elektronicznych w formie dokumentowej, czyli umożliwiających zawieranie umów np. za pomocą maila i SMS-a. Tymczasem większość umów wykorzystywanych w branży TSL może być zawarta właśnie w formie dokumentowej. Umowa przewozu, spedycji, umowa najmu powierzchni magazynowych czy pojazdów albo umowa na obsługę logistyczną (Logistic Services Agreement) nie wymaga ani podpisu odręcznego, ani podpisu kwalifikowanego. Poza umowami leasingu maszyn i środków transportu podpis kwalifikowany nie jest potrzebny. To oznacza, że większością umów można zarządzać mobilnie i online za pomocą nowoczesnych platform do tworzenia, podpisywania oraz archiwizacji umów.

Automatyzacja zawierania umów w Volvo Trucks
Jedną z firm już teraz wspierających swoje działania automatyzacją w obszarze zawierania umów jest Volvo Trucks. Producent ciężarówek zdecydował się na wykorzystanie platformy Pergamin, ułatwiającej współpracę z dokumentem, która z założenia miała wspierać dział biznesowy i sprzedaży w szybkim oraz kompleksowym zarządzaniu dokumentami oraz ich podpisywaniu. Celem wdrożenia systemu było stworzenie cyfrowego ekosystemu, pozwalającego wielu osobom pracować na dokumencie w jednym miejscu. W ten sposób Volvo Trucks zadbało o jakość kontaktu z klientem, a także odciążyło handlowców, którzy dzięki temu sprawnie otwierają i zamykają kwestie związane z umowami sprzedaży i wynajmu ciężarówek. Podpisywanie umowy SMS-em, jedna z najważniejszych funkcjonalności, pozwala wygodnie domykać transakcje w terenie. Firma zrezygnowała z dotychczasowych rozwiązań, które okazały się niewystarczające – na rzecz narzędzia, dzięki któremu handlowcy tworzą kontrakty, wykorzystując sprawdzone, bezpieczne szablony składające się z modułów. W efekcie dział sprzedaży odetchnął z ulgą, ponieważ ma do dyspozycji gotowe szablony zgodne z polityką prawną, co pozwala mu skupić się na kontakcie z klientem. Zastosowanie takich rozwiązań chmurowych jest jedyną drogą do optymalizacji pracy z umowami w branży TSL. Czy wykaże się ona otwartością na usprawnienia i zdecyduje na wykorzystanie narzędzi, które spinają wszystkie systemy w jeden spójny flow, uwieńczony podpisaniem umowy? Czas pokaże.

Artykuł pochodzi z czasopisma LOGISTYKA 6/2021.
e-wydanie czasopisma jest dostępne w naszej ofercie!

Bądź na bieżąco, zamów prenumeratę czasopisma LOGISTYKA!