Zastosowanie analizy XYZ w gospodarowaniu zapasami firmy

Utrzymywanie zapasów jest bardzo często niezbędnym warunkiem funkcjonowania przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i wielu przedsiębiorstw usługowych. W firmach produkcyjnych zapasy surowców są warunkiem utrzymania ciągłości produkcji, z kolei zapasy produkcji powstające w trakcie procesów produkcyjnych oraz zapasy wyrobów gotowych i towarów (w przedsiębiorstwach handlowych) umożliwiają zaspokojenie potrzeb klientów. Wielkość zapasów, podobnie jak należności, uzależniona jest od sprzedaży - z tym, że należności są efektem sprzedaży (jednocześnie wielkość sprzedaży jest również uzależniona od strategii zarządzania należnościami), a zapasy tę sprzedaż poprzedzają, są jednym z jej warunków. Poziom zapasów powinien być dostosowany do przewidywanej sprzedaży. Wiele firm może realizować sprzedaż jedynie w sytuacji, gdy dysponuje zapasem wyrobów gotowych czy też towarów (np. tradycyjne przedsiębiorstwa handlowe, wystawiając je w sklepach lub giełdach). Istnieją również przedsiębiorstwa, które w chwili oferowania określonych produktów, towarów potencjalnym odbiorcom, fizycznie nimi nie dysponują. Dotyczy to np. produkcji na zamówienie czy też handlu internetowego. Jednak także w tych przypadkach trudno uniknąć zapasów np. z tytułu produkcji w toku (w pierwszym przypadku) lub towarów (w drugim przypadku - nawet gdy zamówienia realizowane są w ciągu 24 godzin). Utrzymanie zapasów w przedsiębiorstwie kosztuje, ale ma też swoje pozytywne aspekty. Tak więc w praktyce w przedsiębiorstwach produkcyjnych i handlowych wyeliminowanie zapasów nie wydaje się ani możliwe, ani korzystne (zapasy mogą nie występować w niektórych przedsiębiorstwach usługowych). Bez wątpienia jednak należy zwiększać efektywność gospodarowania nimi, tym bardziej, że błędy w zarządzaniu zapasami mogą prowadzić np. do spadku sprzedaży, czy zawyżania kosztów, co może wywoływać negatywne skutki dla wyników firm.

Często w przedsiębiorstwach brakuje prostych mechanizmów zarządzania zapasami. Niekiedy niektóre firmy stosują najprostszą metodę zarządzania zapasami materiałowymi, a więc maksymalne ograniczanie ich. Wylicza się wielkość produkcji (wartościowo) i przyjmuje się, na jaki poziom zapasów firmę stać. Często przedsiębiorstwa muszą działać tak, aby jak przy możliwie najmniejszym mrożeniu pieniędzy (czyli dysponując jak najmniejszymi zapasami magazynowymi) zapewnić bezkonfliktową produkcję, żeby zawsze wymagany surowiec znajdował się do dyspozycji produkcji, gdyż nawet najmniejszy brak zakupu surowca może wstrzymać cały proces produkcyjny, doprowadzając do przestoju. Z kolei jednocześnie nagromadzenie zbyt dużej ilości materiałów może narazić firmę na utratę płynności finansowej. (...)