Koordynacja przepływów materiałowych i dokumentacji w procesie przyjęcia dostawy

 Przykładowo:

• opóźnienia - oczekiwanie - praca w pośpiechu w celu nadrobienia opóźnienia;
• dublowanie pracy - zbędne działania - pokrywanie się zakresów obowiązków;
• zamęt - krzyżujące się polecenia - brakujące informacje - niezrozumienie;
• stracone dane - luki w informacjach - ubogie wykorzystanie środków - utracone okazje;
• brak elastyczności - schematyzm - przedwczesne "zamrożenie" postanowień - przestarzałe standardy - stagnacja.

Coraz bardziej konkurencyjny rynek oraz wzrastające wymagania klientów sprawiają, że przedsiębiorstwa nie mogą już dłużej pozwalać sobie na ponoszenie skutków braku właściwej koordynacji w realizowanych przez nich procesach. Z tego też względu szczególna uwaga menedżerów skupia się obecnie na analizie dotychczasowych reguł postępowania, ich ocenie i doskonaleniu procesów poprzez zmiany w obowiązujących procedurach oraz podziale zadań. Właściwa koordynacja działań w procesach może bowiem przynieść w efekcie nie tylko większą sprawność ich realizacji, ale również ograniczyć koszty z nimi związane, wynikające z występującego marnotrawstwa.

Celem niniejszego artykułu jest przedstawienie na autentycznym przykładzie, jak niewielkie zmiany koordynacyjne w przebiegu procesu logistycznego przynoszą w efekcie skrócony okres jego realizacji, usprawnienie przepływu materiałowego, jak również zwiększenie efektywności wykorzystania posiadanej powierzchni magazynowej. Do analizy wybrano proces przyjęcia dostawy materiałowej u badanego producenta.

Znaczenie koordynacji w procesach logistycznych
Przez koordynację logistyczną należy rozumieć wszelkie przedsięwzięcia, które doprowadzają do uzgodnienia działań, pozwalają osiągnąć pewien określony cel, względnie poprawiają realizację działań. Jest to więc działalność harmonizowania w czasie i przestrzeni poszczególnych zadań cząstkowych procesów realizowanych w łańcuchu logistycznym, mająca na celu:

• uzyskanie jak największej sprawności,
• ustalenie relacji czasowych w przepływie towarów i informacji,
• określenie zasad korzystania ze wspólnych zasobów i infrastruktury.

Koordynacja wiąże się ze współzależnością zadań do wykonania. Taka współzależność zadań stojących przed różnymi podmiotami wymaga zastosowania mechanizmów koordynacyjnych w stosunku do czynności zmierzających do realizacji współzależnych zadań. Dobrze zarządzający menedżer potrafi stworzyć warunki do bezkolizyjnej realizacji działań w ramach podległych mu procesów. Jego uwaga powinna więc być skupiona na takim zarządzaniu swoim zespołem, aby doprowadzić do harmonijnego wykonywania zadań oraz zgodności między poszczególnymi pracownikami. Celem koordynacji jest bowiem uzyskanie zgodności w realizacji procesów. (...)