Kontrakt jak cyrograf, czyli korzyści i zagrożenia długoterminowej współpracy z dostawcą

Umiejętne zarządzanie ryzykiem w relacjach z dostawcami to klucz do powodzenia w realizacji kontraktów. Wszelkie niedopowiedzenia w tej dziedzinie już na etapie negocjacji zdecydują o tym, czy kontrakt zakończy się sukcesem, czy też porażką. Niniejszy artykuł, ma za zadanie podkreślenie wagi rzetelnego przygotowania właściwych strategii w budowaniu relacji z dostawcami. Pokaże on korzyści związane z podjęciem długoletniej współpracy oraz wyraźnie zwróci uwagę na zagrożenia, które się z tym wiążą. Zbudowanie strategii w oparciu o pełną świadomość ryzyka, nie tylko przy rozpoczęciu współpracy, ale głównie pod koniec jej trwania, może zdecydować o powodzeniu współpracy właśnie na jej końcowym etapie. Mowa tu między innymi o świadomości tak zwanych "barier wyjścia" z kontraktu oraz opracowanie stosownych scenariuszy wyjścia.

Dodatkowo warto podkreślić, iż sam proces wyboru dostawcy jest tylko jednym z etapów dużego projektu, jakim niewątpliwie jest rozpoczęcie długofalowej współpracy z nowym dostawcą i wdrożenie go w biznesie. Zakres prac z tym związany jest na tyle duży, iż wymaga dedykowanego zespołu ekspertów wewnątrz firmy, zwłaszcza w fazie przygotowania i negocjacji oraz na późniejszych etapach wdrażania. Należy uzmysłowić sobie fakt, iż projekt nie kończy się z chwilą wynegocjowania warunków handlowych i podpisania kontraktu. Projekt kończy się z w dniu zakończenia współpracy z wybranym dostawcą i warto mieć tego świadomość już na jego początku.
Kilkakrotnie w tym artykule zostanie podkreślona waga rzetelnego przygotowania strategii współpracy z dostawcą i zarządzania ryzykiem w relacjach z nim. Jak się do nich przygotować? Na co zwracać uwagę, by o czymś ważnym nie zapomnieć? Jak zabezpieczyć się przed niepożądanymi praktykami dostawcy w trakcie współpracy i tuż po jej zakończeniu? Czy w ogóle warto budować partnerskie relacje? Poniżej kilka wskazówek i odpowiedzi na te pytania.

Buduj długotrwałe relacje, bo to się opłaca
Nie należy obawiać się długoterminowych kontraktów, czyli zawieranych na okres powyżej 1 roku, jeżeli zadbamy o to, by korzyści z niego płynące nie wiązały nam rąk i nie uzależniały firmy od dobrej czy złej woli dostawcy. Biorąc pod uwagę biznesowe korzyści, warto podkreślić następujące:

• uzyskanie przewagi konkurencyjnej poprzez wybór najlepszych z punktu widzenia firmy dostawców
• redukcję kosztów i poprawę zysku netto
• minimalizację ryzyka przerwania łańcucha dostaw
• wymianę wiedzy i stworzenie usług "szytych na miarę"
• maksymalizację innowacji technologicznych i komercyjnych
• kultywowanie wspólnych wartości, jak na przykład rozwój polityki społecznej odpowiedzialności biznesu
• zwiększona satysfakcja klientów wewnętrznych i zewnętrznych płynąca z jakościowej, dopasowanej na miarę, obsługi.

Elementem wyjściowym w procesie budowania strategicznych relacji z dostawcą jest zmiana podejścia do współpracy z nimi, z czysto transakcyjnego na podejście partnerskie. W pierwszym przypadku opieramy się na krótkich kontraktach i częstym odpytywaniu o cenę, negocjacjach opartych tylko i wyłącznie na osiągnięciu efektu obniżki kosztów, tak zwanego "Bit them up" (BTU). W drugim zaś bazą jest praktyka zwana "Bring them In" (BTI), czyli wprowadzenie dostawcy do organizacji na zasadach pełnej integracji. Praktycy, którzy z powodzeniem wdrożyli proces integracji dostawców w swoich firmach, zgodnie stwierdzają, na stronach Purchasing Magazine Online, iż integracja z dostawcami wymaga następujących elementów:

• dedykowane zasoby po stronie odbiorcy
• wysoki stopień komunikacji z dostawcą
• aktywne zaangażowanie osób z poza działu zakupów do współpracy z dostawcami
• wspólne określenie roli dostawcy w procesie integracji.

Zależnie od złożoności dostarczanego produktu czasem konieczne jest wydzielenie zasobów (zarówno finansowych, jak i ludzkich) przeznaczonych tylko i wyłącznie do wdrożenia i rozwoju dostawcy oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za komunikację z dostawcą. Głównym zadaniem takiej osoby będzie pośredniczenie między wewnętrznymi "stakeholderami", a osobami odpowiedzialnymi za współpracę z naszą firmą. Szczególnie ważna jest wczesna komunikacja i zaangażowanie po stronie dostawcy już na etapie negocjacji, i to nie tylko bazująca na wymianie danych liczbowych, telefonów, maili. Dużą rolę w procesie integracji i poprawnego budowania relacji spełniają spotkania, wizyty, rozmowy z osobami zaangażowanymi w projekt po stronie dostawcy, a nawet z reprezentantami kierownictwa wyższego szczebla. Przykładem obszarów w firmie, w których budowanie relacji partnerskich i długoterminowych z dostawcami przynosi najwięcej wymiernych korzyści, są obszary IT i telekomunikacja.

Ze względu na charakter produktów kupowanych w branży zaawansowanych technologii, rozpoczynamy współpracę upatrując w dostawcy naszego partnera na dłuższy czas. Na tym opieramy naszą strategię, natomiast późniejsza realizacja kontraktu w okresie 2-3 lat, wspólne doświadczenia oraz relacje, jakie wówczas zbudujemy, będą stanowić o tym, czy nadal zostanie on naszym strategicznym partnerem czy też, co również możliwe, zostanie z tego grona wykluczony.

Artykuł pochodzi z czasopisma "Logistyka" 6/2010.