Podręcznik przebudowy procesów przepływu leków, materiałów medycznych i pacjentów

1. Wprowadzenie
Niewystarczające nakłady na służbę zdrowia oraz trudna sytuacja ekonomiczna większości szpitali stawia je przed koniecznością szukania źródeł wszelkich możliwych oszczędności. Takim potężnym i często niedostrzeganym źródłem są nakłady na realizacje procesów logistycznych związanych z przepływem leków i materiałów medycznych. Wg danych ze szpitali europejskich mogą przekraczać one nawet 15% budżetu szpitala.

W niniejszym podręczniku przedstawiono wytyczne przebudowy wybranych procesów szpitalnych oraz wdrażania informatycznych rozwiązań wspomagających efektywne funkcjonowanie tych procesów. Proponowane podejście zakłada stworzenie heterogenicznego systemu informatycznego w oparciu o istniejące i użytkowane w szpitalu aplikacje informatyczne. Podstawowym celem przebudowy jest wdrożenie efektywnych rozwiązań procesów logistycznych, wykorzystujących technologie elektronicznej gospodarki, które usprawnią efektywność zarządzania przepływem leków i materiałów medycznych oraz umożliwią rejestrację materiałowych kosztów procedur medycznych. Znajomość tych kosztów ma kluczowe znaczenie dla zarządzania szpitalem w warunkach gospodarki rynkowej. Ponadto dzięki niej szpital będzie lepiej przygotowany do tworzenia ofert do Narodowego Funduszu Zdrowia i będzie potrafił prawidłowo zaplanować swoją działalność w ramach przyznanych mu środków. Niniejszy podręcznik opracowano na bazie doświadczeń uzyskanych w trakcie realizacji projektu w WSS we Wrocławiu.

Pilotowe wdrożenie obejmowało następujący wycinek działalności szpitala:
• Apteka Centralna
• Chirurgia
• Blok Operacyjny
• Anestezjologia

Podręcznik stanowi przewodnik dla innych szpitali wskazujący, w jaki sposób można polepszyć ich funkcjonowanie. Zawsze jednak należy uwzględnić specyfikę danego szpitala. Dlatego też niniejszego podręcznika nie należy traktować jako przepisu na usprawnienie działalności.

2. Założenia proponowanego podejścia
Podstawowym celem dla wytycznych sformułowanych w niniejszym podręczniku, jest efektywne wdrażanie rozwiązań logistycznych w szpitalach, z wykorzystaniem technologii elektronicznej gospodarki, które przyczynią się do usprawnienia zarządzania przepływem leków, materiałów medycznych i pacjentów oraz umożliwią rejestrację materiałowych kosztów procedur medycznych.

Proponowane podejście zaprojektowane zostało w oparciu o następujące założenia:
• mapowanie procesów przepływu leków i materiałów medycznych oraz ich optymalizacja i zintegrowanie z ruchem pacjentów umożliwia wyeliminowanie wszystkich zbędnych lub powtarzających się czynności, które nie przynoszą wartości a są źródłem niepotrzebnych kosztów.
• wprowadzenie systemu automatycznego gromadzenia danych (tzw. systemu ADC - Automatic Data Capture) w oparciu o kody kreskowe, do rejestracji zużycia leków i materiałów medycznych oraz do monitorowania ruchu pacjentów, pozwoli na zautomatyzowanie szeregu czynności administracyjnych, znaczne skrócenie czasu ich trwania oraz wprowadzenie pełnej kontroli nad wydawanymi lekami i materiałami medycznymi.
• zastosowanie sprawdzonych modeli zarządzania zapasami, dostosowanych do zapotrzebowania występującego w szpitalu powinno, wg danych ze szpitali europejskich, doprowadzić do obniżenia zapasów o ok. 15% i tym samym do zwiększenia dostępności kapitału obrotowego.
• wprowadzenie elektronicznej wymiany danych handlowych (tzw. systemu EDI - Electronic Data Interchange) z dostawcami szpitala umożliwi zautomatyzowanie procesu zamawiania
• wykorzystywanie globalnych standardów systemu GS1 ułatwi i przyspieszy proces wdrażania.

Prawidłowe funkcjonowanie procesów przepływu leków, materiałów medycznych i pacjentów powinno być monitorowane przez system informatyczny. Prawidłowe funkcjonowanie procesów będzie nadzorowane poprzez moduł integrujący, zbudowany na zasadzie hurtowni danych, w której będą zbierane i analizowane dane ze wszystkich aplikacji informatycznych szpitala. Z modułem tym zostaną zintegrowane systemy ADC i EDI. Dodatkowo zostanie on wyposażony w funkcje raportowania dla kierownictwa szpitala i sprawozdawczości do Narodowego Funduszu Zdrowia.