Aukcje elektroniczne

Polskie Górnictwo Naftowe i Gazownictwo SA (PGNiG SA) w ramach powołanego w 2003 r. Biura Zakupów Centralnych zakończyło kolejny etap prac nad opracowaniem Centralnego Systemu Zakupów, którego celem jest stworzenie nowej organizacji struktury zakupowej i lepszego zarządzania kosztami procesu zakupowego w przedsiębiorstwie. Doradcą PGNiG SA w zakresie opracowania i wdrożenia tego projektu jest firma Marketplanet. Jednym z zaproponowanych narzędzi obniżających ceny zakupów są właśnie aukcje elektroniczne. Pierwsza taka aukcja elektroniczna w PGNiG SA została zrealizowana 16 marca 2005 r. Jej przedmiotem był zakup papieru biurowego.

Aukcja została poprowadzona przy współudziale firmy Marketplanet, w zgodzie z Instrukcją Udzielania Zamówień, będącą wewnętrzną regulacją PGNiG, dotyczącą udzielania zamówień. PGNiG było odpowiedzialne za przygotowanie specyfikacji papieru i jego wolumenu. Poprzednio wybór dostawcy był dokonywany w ramach trybu zapytania o cenę, wysyłanego do co najmniej trzech oferentów. Po stronie operatora pozostało wstępne badanie rynku w celu ustalenia potencjalnych dostawców, ceny wywoławczej i kroku cenowego. Następnie operator przygotował, we współpracy z Komisją Przetargową, regulamin aukcyjny zawierający zasady składania ofert w trakcie trwania aukcji oraz potwierdzenia ofert po jej zakończeniu. Regulamin zawierał również wzorzec umowy na dostawy papieru i zakładał elastyczne składanie zamówień według potrzeb. W ramach badania rynku zostało wyłonionych 5. dostawców, którzy spełniali wymagania jakościowe dotyczące papieru. Wszyscy dostawcy pochodzili z bazy dostawców Marketplanet i brali już wcześniej udział w wydarzeniach aukcyjnych.

Przygotowanie aukcji, łącznie z badaniem rynku, trwało ok. tygodnia, sama aukcja zaś niecałą godzinę. W ciągu tego czasu zostały wynegocjowane upusty na poziomie od 20 do 43 proc. w zależności od rodzaju papieru. Za ceny referencyjne, od których liczone były oszczędności, przyjęto najniższe ceny z pięciu ostatnich faktur. Oprócz znaczącej redukcji cen, aukcja jest jedynym obiektywnym źródłem wiedzy o obowiązującej "cenie rynkowej" na dane dobro. Ponadto aukcja zdecydowanie skraca czas postępowania przetargowego. W przypadku papieru organizacja aukcji trwała dwukrotnie krócej niż "klasycznego" przetargu, a sam element negocjacji skrócił się z kilku dni to jednej godziny.