Zarządzać dokumentem czy procesem?

Systemy obiegu, usprawniające zarządzanie informacją w firmie, cieszą się w Polsce niesłabnącym powodzeniem. Tymczasem na Zachodzie powoli odchodzi się od wąsko pojętego zarządzania samymi tylko dokumentami - Electronic Data Management (EDM) w kierunku Business Process Management (BPM), czyli zarządzania całymi procesami biznesowymi.

Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest niewątpliwie mizeria naszej gospodarki, bowiem firmy nie mogą sobie pozwolić na kompleksową informatyzację typu BMP, wydając pieniądze o rząd wielkości większe od kosztów systemu EDM. Kolejnym powodem są – i tu paradoks - stosunkowo nowoczesne systemy informatyczne ERP, funkcjonujące w dużych polskich przedsiębiorstwach. Zostały one wprowadzone stosunkowo niedawno i zarządy firm nie decydują się na razie na ich wymianę. Obserwujemy obecnie raczej uzupełnienie funkcjonalności systemów ERP elementami rodem z BMP.

Systemy typu Business Process Management są stosunkowo młode – ten nurt w informatyce i zarządzaniu pojawił się w swej wykrystalizowanej oraz zdefiniowanej postaci kilka lat temu. ERP ewoluuje z uszczegółowionych procesów w firmie (typu: kadry, księgowość, finanse itp.) w kierunku bardziej ogólnego spojrzenia na procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, BMP przeciwnie - zmierza z przeciwnego kierunku – od ogólnego spojrzenia na procesy zarządzania do szczegółowych rozwiązań niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania firmy.

Przykładem pierwszego podejścia jest SAP, w którym pojawił się moduł zarządzania wiedzą, a ten jest niezbędny do konstruowania modelu typu BPM. Po przeciwnej stronie mamy system FileNet i architekturę P8, w której oferowany jest najszerszy na rynku zbiór funkcji ECM (Enterprise Content Management – zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa), dzięki połączeniu zasobów informacyjnych, procesów oraz komunikacji. Połączenie to ma jeden cel: rozwiązanie faktycznych problemów pojawiających się podczas działalności biznesowej.

Koncepcja obiektów biznesowych FileNet P8 wykorzystuje założenie „architektury systemowej, skoncentrowanej na zdarzeniach”, co pozwala firmom bezpośrednio reagować na zmieniające się żądania klientów i na zdarzenia systemowe. Dzięki temu można zwiększyć tempo reakcji w ramach całej organizacji firmy, a także wykorzystać zasoby informacyjne o odpowiedniej strukturze w charakterze „inteligentnej”, aktywnej części procesów biznesowych.

Naprzeciw wzmożonemu zainteresowaniu systemami BPM lub ECM (Enterprise Content Management) wychodzi oferta firm, których nazwy są u nas wręcz nieznane. Oprócz uznanych przedsiębiorstw, takich jak IBM, BEA, SAP, Microsoft czy Documentum, występują tu m.in. Hummingbird, Ixos, Open Text czy Hyland Onbase. W Europie znane są także firmy takie jak: Saperion, Ceyoniq oraz SER. W Polsce skala problemów jest znacznie mniejsza, stąd większe zainteresowanie mniejszymi systemami typu EDM lub Workflow.

Systemy Workflow powstały w wyniku rozwoju technologii informatycznej, umożliwiającej zarządzanie przepływem dokumentów elektronicznych. Współczesne systemy zarządzania Workflow realizują w praktyce ideę „biura bez papierów”. Obejmują w swoim obszarem znacznie więcej zagadnień niż same systemy do zarządzania dokumentami typu DMS (Document Management System) lub EDM (Electronic Document Management). W systemach tych dochodzi do analizy procesów realizowanych przez przedsiębiorstwo.

Workflow definiowany jest jako platforma automatyzacji procesów, podczas których dokumenty, informacje, dane lub zadania są przekazywane pomiędzy uczestnikami tychże procesów. Mogą to być zarówno aplikacje, jak i ludzie. Dzięki temu możliwe jest wykonanie określonych czynności zgodnie z regułami biznesowymi.

System WMS (Workflow Management System) odpowiada za organizację, kontrolę, koordynację, rejestrację oraz wykonanie poszczególnych zadań w procesach biznesowych. W Polsce najpopularniejszymi wykorzystywanymi systemami są: Lotus Domino Workflow, WebSphere MQ Workflow (IBM), Oracle Workflow 11i (Oracle). Z drugiej strony każdy, nawet najmniejszy system obiegu dokumentów musi być wyposażony w moduł realizujący funkcję Workflow. Dlatego można też mówić o modułach Workflow występujących w oprogramowaniu EDM. Tu przykładem może być moduł DDM9000 Workflow systemu DDM9000 firmy Logotec, będący własną platformą Workflow dla oprogramowania firmy Logotec. Mechanizmy typu Workflow zawierają też platformy Microsoft Exchange czy Novell GroupWise.

Wśród polskich firm działających na rynku EDM warto wymienić: Rodan System (Office-Objects), MIS (MIS Partner), Logotec Engineering (DDM9000, Web@DDM), Exell (Korespondencja, Co-Liber, Archiv@rius), AutoID (Documind) oraz klika innych, oferujących wycinkowe jak i wyspecjalizowane narzędzia do automatyzacji obiegu dokumentów elektronicznych.