Dlaczego najtańsza reguła handlowa może okazać się najdroższą?

W świecie logistyki hasło INCOTERMS raczej nie jest czymś nieznanym: to zbiór formuł handlowych, które określają zakres odpowiedzialności w handlu. W zależności od tego, zgodnie z którą regułą realizujemy swój transport, w różnym stopniu odpowiadamy za proces. Każda reguła charakteryzuje się innym zakresem odpowiedzialności transportowej, finansowej i ubezpieczeniowej. Na bazie naszego spedycyjnego doświadczenia możemy powiedzieć, że pośród wszystkich reguł, najpopularniejszą jest EXW – kupujący jest w niej odpowiedzialny za przeważającą część importu. On (bądź jego przedstawiciel) musi skupić się na organizacji wszystkiego od wyjścia towaru z fabryki, oznacza więc koszty. Z kolei CIF pozwala martwić się o ładunek dopiero od portu, w którym się go odbierze, czyli mniej kosztów i mniej działań. Perspektywa oszczędności energii i funduszy kusi wielu importerów, jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę, z czym może się wiązać pójście na łatwiznę.

Na czym polega i czym kusi importerów reguła CIF?
Reguła CIF to formuła, według której odpowiedzialność za towar aż do rozładunku w porcie docelowym ponosi sprzedawca. To on opłaca transport, załadunki i rozładunki oraz ubezpieczenia. Kupujący staje się w pełni odpowiedzialny za towar dopiero w momencie, w którym towar przejmie wskazany przewoźnik. Ten, po podjęciu towaru w porcie rozładunku, może dokończyć dostawę pod drzwi kupującego.

Magią CIF jest to, że sprzedający często działają w porozumieniu z zaufanymi podmiotami. Taka współpraca pozwala na obniżenie stawek oraz zaprezentowanie kupującemu bardzo atrakcyjnej ceny. Umowy pozwalają zaoszczędzić znaczne kwoty, co przy transporcie całych kontenerów nieraz może stanowić niebywałą korzyść.

Czego nie wiedzą kupujący na regule CIF?
Sęk w tym, że to, co jest korzystne w transporcie FCL, niekoniecznie jest takie w transporcie LCL. Kupujący, zazwyczaj korzystający z tej reguły po raz pierwszy, często nie są świadomi, że kusząca "tańsza opcja" może zawierać w sobie ukryte koszty. Dzieje się tak głównie dlatego, że sprzedający – często działający we współpracy z załadowcami i przewoźnikami – w ramach współpracy odbijają sobie niższą stawkę procentem z zysku i dodatkowymi kosztami. Dodatkowo to rozwiązanie często oznacza brak informacji o przebiegu transportu, nie mówiąc już o kontroli nad ładunkiem. Jednocześnie często kontrola procesu jest luźniejsza niż w przypadku reguły EXW, co skutkuje tym, że kupujący do samego końca nie ma świadomości tego, co sprowadza. Po części wynika to z niskiej świadomości sprzedawców co do wymaganych w Europie atestów, certyfikatów, dokumentów i pozwoleń oraz klasyfikacji towarów.
INCOTERMS CIF ma zastosowanie zarówno dla drobnicy, jak i dla całych kontenerów w transporcie morskim. O ile w transporcie FCL można na nim faktycznie skorzystać, o tyle prawdziwie problematyczny staje się przy transporcie drobnicy.

Jak w praktyce wygląda import na CIFie? Rozmowa z Janem Piwowarskim

Jan Piwowarski – przedstawiciel handlowy BBA Transport System. Specjalizuje się w imporcie z Chin i krajów Azji Południowo-Wschodniej, wyszukuje również nowe możliwości organizacji eksportu z Polski do Chin.

 Czym CIF kusi importerów sprowadzających towary z Chin do Europy?
Przede wszystkim niskimi kosztami początkowymi. Cena usługi realizowanej w CIF jest niska, a odpowiedzialność nie przytłacza. W końcu nadawca przejmuje ją na siebie praktycznie w całości – importer musi jedynie wskazać przewoźnika, który odbierze towar z portu. No i ewentualnie uiścić jakieś dodatkowe opłaty, ale rzadko kiedy zapowiada się na to, że będą wysokie.

W takim razie na czym polega problem?
Na tym, że klient często nie jest poinformowany, jak będą wyglądać opłaty w porcie docelowym. Ponieważ sprzedawca musi jedynie dostarczyć towar do portu, nie przejmuje się tym, jakie koszty kupujący poniesie na miejscu. A te potrafią być bardzo wysokie: składowanie, odprawy, licencje… Dość powiedzieć, że spotkaliśmy się z sytuacjami, w których ostateczna opłata była nawet 16 razy wyższa od początkowej. Dodatkową kwestią jest to, że często kupujący nie ma do końca świadomości, co zostało mu wysłane. Często brakuje odpowiednich licencji, a kontrole przeprowadzane są albo niewystarczająco dokładnie, albo w ogóle pomijane. Taka sytuacja grozi nawet niedopuszczeniem ładunku do obrotu w Europie.

"Problemem CIFu jest to, że w procesie bardzo trudno o skuteczną komunikację. W praktyce na każdą odpowiedź czeka się po kilka dni."

Moim "ulubionym" problemem CIFu jest jednak to, że w procesie bardzo trudno o skuteczną komunikację. Ponieważ to nie my organizujemy transport, każde pytanie musi przechodzić przez sprzedawcę, który przekierowuje je do innego podmiotu. I tak, żeby zapytać przewoźnika o to, gdzie znajduje się przesyłka, musimy przejść co najmniej trzech pośredników. W praktyce oznacza to czekanie na odpowiedź po kilka dni.

Możesz podać jakiś przykład takiej utrudnionej komunikacji?
Wyobraźmy sobie, że potrzebujemy jakiejś informacji o stanie przesyłki. Pytamy producenta (najczęściej jest jednocześnie załadowcą), ten z kolei pyta spedytora w Chinach, ten armatora. Armator przesyła odpowiedź spedytorowi, spedytor producentowi, producent nam. W uzyskiwaniu informacji może pomagać agent – często skraca się w ten sposób ścieżkę kontaktu. Nie zmienia to faktu, że na każdy strzęp informacji musimy czekać wiele dni. A co, jeśli zadaliśmy pytanie nie tak, jak powinniśmy? Albo podmiot odpowiedzialny nie zna na nie odpowiedzi? Do wysokich kosztów trzeba doliczyć mnóstwo nerwów wynikających z braku informacji. Ten zaś często przekłada się na opóźnienia, a opóźnienia to koszty, więc koło się domyka.

Często zdarza ci się działać na CIFie? Jak wygląda wtedy realizacja zlecenia?
Na szczęście nie zdarza się to aż tak często, ale gdy już się zdarzy, pamięta się o tym do końca życia. Kilka miesięcy temu pomagałem klientce, która wpadła w pułapkę reguły. Rzecz działa się krótko przed Chińskim Nowym Rokiem – jednym z najważniejszych świąt w międzynarodowym kalendarzu transportowym. Jak to przed CNY, ceny systematycznie rosły, czas transportu się wydłużał i klientka zamiast naszego EXW wybrała formułę CIF oferowaną przez producenta. Rozwiązanie było szybsze, a czas grał tutaj ważną rolę. Po wyruszeniu przesyłki kontakt z producentem się urwał. W tym momencie wkroczyłem do akcji jako niezależny konsultant, doradzając klientce, co należy zrobić. Dotarły do nas informacje o problemach z konosamentem (morskim listem przewozowym), jednak nie mogliśmy skontaktować się z producentem przez ponad cztery tygodnie. Po tym czasie dowiedzieliśmy się, że ładunek, który miał dotrzeć do Gdyni, dotarł jednak do Słowenii.
W tym momencie zaczęła się zabawa: Słowenia jest dość daleko od Polski, a droga od Adriatyku do Bałtyku jest długa – niezależnie od tego, czy statkiem, czy samochodem. Ładunek musiał zostać rozformowany i przetransportowany do portu w Gdyni lub Gdańsku. Ciągle nie znaliśmy dat. Ostatecznie, po kolejnym miesiącu transportowane palety dotarły do celu i można było działać. Przypominam, klientce zależało na czasie.

Te komplikacje po drodze mogły stresować, ale czy faktycznie przełożyły się na wysokie koszty?
Oj tak. Transport, który pierwotnie miał kosztować 600 USD, kosztował na tym etapie już 3500 USD, do tego doszła marża. Ale przygoda jeszcze się nie skończyła. Po wyładunku w Gdyni okazało się, że towar nie ma certyfikatów, a zawartość przesyłki odbiega od deklaracji. W tym momencie przedstawiciel strony Chińskiej stracił resztki zapału do kontaktów z nami i odpowiadał od niechcenia, raz na jakiś czas. Ponieważ nie wiadomo było, czy towar w ogóle dałoby się wprowadzić do obiegu, wisiało nad nami widmo odprawy retrospektywnej. Wiąże się ona z dodatkowymi kosztami i znacznie wydłuża procedurę.
Na szczęście nie była konieczna, ale samo zdobycie certyfikatów trwało dwa tygodnie. Nasz agent nie mógł skontaktować się z producentem, ładunek czekał w porcie, a procedury generowały dodatkowe wydatki i opóźnienia. Ostatecznie, po kilkukrotnym przebiciu początkowych kosztów, udało się zakończyć sprawę powodzeniem, nie był to jednak sukces. Od momentu podjęcia decyzji do odbioru przesyłki minęły 4 miesiące.

Jak ta historia skończyła się dla klientki?
Cóż, ten import był wyjątkowo przykry. Pomimo że wszystko skończyło się względnie dobrze, straty wywołane nieznajomością reguł i ryzyka znacznie przerosły korzyść, która wynikłaby z czasowej realizacji zlecenia nawet na innych, pozornie droższych regułach. Cała sytuacja nauczyła wiele zarówno mnie, jak i klientkę. Obecnie jestem zagorzałym przeciwnikiem realizowania transportów drobnicowych na CIFie i zdecydowanie odradzam go przy każdym zleceniu, a klientka korzysta już tylko z reguły EXW.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości importu z Chin? Skontaktuj się ze specjalistą!
Jeśli powyższa rozmowa nie dostarczyła Ci wszystkich odpowiedzi na pytania o regułę CIF, skontaktuj się ze specjalistami BBA Transport System. Chętnie wytłumaczymy wszystkie kwestie związane z importem i eksportem oraz znajdziemy rozwiązania, które pozwolą satysfakcjonująco przeprowadzić każdy transport. Odwiedź nas na naszej stronie internetowej: https://bbats.pl