Elektroniczny list przewozowy drogą do przyszłości

Każdy kierowca w transporcie międzynarodowym posiada co najmniej dwa zestawy listów przewozowych CMR oraz innych dokumentów, których łączna objętość przekracza aż 55 arkuszy A4. Razem z fakturami i zaświadczeniami zbiera się góra papieru o wysokości 100 arkuszy A4 – wynika z analizy organizacji Transport Innovation Association (TIA). W samej Unii Europejskiej rocznie zużywa się aż 377 miliardów papierowych CMR, co odpowiada 600 ciężarówkom w pełni obładowanym papierowymi dokumentami i równowartości 166 000 drzew, które giną w imię biurokracji – wskazują dane TIA.

Odejście od papierowych dokumentów przewozowych jest jednym ze sposobów realizacji inicjatywy Zielonego Ładu Unii Europejskiej (UE) w zakresie efektywnego wykorzystania infrastruktury transportowej – dyrektywa eFTI. U jej podstaw leży zastąpienie dokumentacji papierowej współdzielonej przez wszystkie podmioty w łańcuchu przez wersję elektroniczną. Cyfryzacja sektora transportu pomogłaby również firmom obniżyć koszty i sprawić, że procesy transportowe byłyby bardziej przejrzyste, płynniejsze i szybsze. Elektroniczna dokumentacja nie tylko oszczędza drzewa, ale także zmniejsza koszty administracyjne, ponieważ nie ma potrzeby archiwizowania, kopiowania, wysyłania i przechowywania dokumentów.

Jurgis Adomavičius, szef agencji celnej Bunasta, uważa, że cyfrowe listy przewozowe znacznie ułatwiłyby pracę agentów celnych, a jednocześnie zapewniłyby płynniejszy i szybszy proces transportu dla przewoźników.

 – Główną wadą papierowych listów przewozowych jest to, że zawartych w nich danych nie można szybko skopiować ani poprawić. Można je jedynie odczytać. Co gorsza, listy przewozowe docierają do zgłaszających jedynie w formie fotografii. Często zdjęcia są bardzo słabej jakości i pracownik musi je drukować i czytać z lupą (bo na ekranie komputera po prostu się rozmywają i stają się nieczytelne). Jeśli zgłaszający otrzyma elektroniczny list przewozowy, może łatwo skopiować dane do zgłoszenia, ponieważ większość danych w zgłoszeniu pochodzi z listu przewozowego – mówi Adomavičius.

Jurgis Adomavičius zgadza się również, że cyfryzacja dokumentów znacząco przyczyniłaby się do zwiększenia wydajności sektora.

 – Obecnie pracownicy wykonują wiele powtarzalnych zadań, przepisując te same dane z jednego dokumentu do drugiego. Kierowcy tracą czas w drodze na przetwarzanie zgłoszeń tranzytowych. Wraz z wprowadzeniem cyfrowego systemu, kierowcy będą mogli uzyskać wszystkie dokumenty, których potrzebują w drodze i mieć je w wersji elektronicznej. Posiadanie pod ręką cyfrowych dokumentów znacznie przyspieszy procesy kontrolne, które tradycyjnie trwają dłużej. Na przykład administracja celna mogłyby szybko uzyskiwać dostęp do dokumentów online, przeglądać je i zatwierdzać, zmniejszając w ten sposób obciążenia biurokratyczne. Dla kierowców te usprawnienia oznaczałyby mniej przestojów, mniejsze zmęczenie i większą gwarancję terminowych dostaw. Z kolei przewoźnicy byliby w stanie przewieźć więcej ładunków przy tych samych dostępnych zasobach – mówi Adomavičius.

 – Zaawansowane systemy cyfrowe mogą automatycznie łączyć dokumenty ładunkowe z innymi deklaracjami finansowymi lub systemami. Na przykład, jeśli firma deklaruje określoną wartość towarów do wysyłki, ale podaje inną podlegającą opodatkowaniu, takie rozbieżności mogą być wykrywane automatycznie, ostrzegając władze o możliwym uchylaniu się od płacenia podatków – mówi Adomavičius.

Zasadniczo, elektroniczne dokumenty przewozowe zapewniają poziom rygoru, przejrzystości i wydajności, z którym nie mogą się równać tradycyjne dokumenty papierowe. Dokumentacja cyfrowa gwarantuje, że każda transakcja, ruch i zaangażowana strona zostaną zarejestrowane. Gdy każdy ruch ma cyfrowy ślad, próby obejścia zasad stają się ryzykowne i łatwe do wykrycia.