Cyfryzacja umów w branży TSL

 Jakub Barwaniec - CEO Pergamin - platformy do generowania i podpisywania umów online dla firm: Obszar zawierania umów i pracy na dokumentach w branży TSL, pomimo jej dynamicznego rozwoju, wciąż jest niewystarczająco scyfryzowany. Nie zmieniło tego bardzo zauważalne przyspieszenie, jakie e-rozwiązania odnotowały w pandemii. W sektorze od dawna znajdują zastosowanie systemy EDI (Electronic Data Interchange), w ramach których wykształciły się takie rozwiązania jak elektroniczny konosament (Electronic Bill of Lading), a od pewnego czasu stosowane są także dokumenty takie jak eCMR (elektroniczny list przewozowy w ramach międzynarodowego przewozu drogowego towarów). Wydana w 2017 roku przez Komisję ONZ ds. Międzynarodowego Prawa Handlowego (UNCITRAL) regulacja Model Law on Electronic Transferable Records dopuściła nawet wykorzystanie tzw. smart kontraktów, jednak jak na istniejące potrzeby potencjał systemów do automatyzacji pozostaje niewykorzystany.

Czy to dziwi? Tak, ponieważ sprawne zarządzanie dokumentami należy do znaczących wyzwań TSL, a transformacja cyfrowa byłaby odpowiedzią na wiele z nich. Często umowy są zawierane tuż przed rozpoczęciem usługi, wymagają wprowadzania szybkich zmian w wyniku elastycznych okoliczności, współpraca ma charakter zdalny, a ze względu na powtarzalne czynności dużą rolę odgrywa optymalizacja czasu.

Praktyka pokazuje, że podpisy kwalifikowane nie przyniosły oczekiwanej zmiany, ponieważ ich uzyskanie jest sformalizowane i muszą je posiadać obie strony, aby spełnić wymogi formy elektronicznej. Z pomocą przychodzą natomiast elastyczne podpisy elektroniczne pozwalające na składanie oświadczeń woli w formie dokumentowej. Przeszkodą w ekspansji tego rozwiązania może być wciąż relatywnie niska świadomość w zakresie elastycznych podpisów elektronicznych w formie dokumentowej, czyli umożliwiających zawieranie umów np. za pomocą maila i SMS-a.

Tymczasem większość umów wykorzystywanych w branży TSL może być zawarta właśnie w formie dokumentowej. Umowa przewozu, spedycji, umowa najmu powierzchni magazynowych czy pojazdów albo umowa na obsługę logistyczną (Logic Services Agreement) nie wymagają ani podpisu odręcznego, ani podpisu kwalifikowanego. Poza umowami leasingu maszyn i środków transportu podpis kwalifikowany nie jest potrzebny. To oznacza, że większością umów można zarządzać mobilnie i online za pomocą nowoczesnych platform do tworzenia, podpisywania oraz archiwizacji umów. Czy rozwiązania do załatwiania formalności w sieci przyjmą się na rynku TSL? Na pewno tak, a na razie pozostaje zadać sobie pytanie, czy branża jest gotowa na straty wynikające z opornego przyswajania nieuchronnych zmian w modelu zarządzania dokumentami.