TMS - Nowoczesne zarządzanie transportem

dr inż. Marcin Hajdul, Instytut Logistyki i Magazynowania: Organizacja przewozów, zarówno całopojazdowych jak i drobnicowych, jest niezwykle złożonym procesem. Składają się na niego takie czynności jak: przyjęcie zlecenia od klienta, zaplanowanie trasy przewozu, uzgodnienie wartości transportu po stronie przychodowej i kosztowej, przygotowanie dokumentów transportowych, monitorowanie postępu realizacji dostawy w czasie rzeczywistym, na rozliczeniu transportu kończąc. Niestety, opisany powyżej proces jest bardzo czasochłonny, a co za tym idzie kosztochłonny i mało wydajny. Można go jednak znacząco usprawnić, wdrażając nowoczesne systemy do zarządzania transportem (Transport Management System - TMS).
Według firmy Nova-Tracking, nowoczesne systemy TMS umożliwiają: obsługę zleceń, planowanie tras, zlecanie usług przewozowych, monitorowanie stopnia realizacji dostawy, komunikację z kierowcą przy pomocy aplikacji mobilnej, elektroniczne przesyłanie dokumentów oraz pełne rozliczenie za zrealizowaną usługę z przewoźnikiem jak i klientem.
Wszystko to dzięki unikalnemu połączeniu systemu informatycznego do komunikacji i zarządzania transportem, aplikacji mobilnych dla kierowców, dyspozytorów i klientów oraz urządzeń do monitorowania pojazdów, czyli klasycznego modułu Track&Trace.

Podstawowe funkcje nowoczesnego TMS to:
- Koordynacja wszystkich punktów w sieci transportowej.
- Obsługa zleceń całopojazdowych i drobnicowych.
- Planowanie transportu.
- Komunikacja z kierowcą w oparciu o aplikacje mobilne.
- Globalne monitorowanie pojazdów oraz stopnia realizacji zleceń.
- Automatyczne przesyłanie awizacji jak i statusów na temat ich zleceń do klientów.
- Zarządzanie i organizacja wszystkich przychodzących i wychodzących wysyłek.
- Analizowanie wskaźników transportowych.
- Rozliczanie zleceń.
- Autofakturowanie przewoźników.
- Tworzenie sprawozdań finansowych do analizy efektywności TMS.

TMS, jeszcze nie tak dawno, było postrzegane jako drogie i ekskluzywne rozwiązania dla dużych operatorów logistycznych. Obecnie są one także dostępne dla małych i średnich firm branży TSL. Stało się tak, między innymi dzięki dynamicznemu rozwojowi Internetu. Pojawiły się rozwiązania oferujące system jako usługę dostępną przez przeglądarkę internetową (tzw. "chmurę").  To właśnie systemy dystrybuowane w chmurze, pozwalają znacząco zminimalizować koszty wdrożenia takiego rozwiązania.

Najważniejszymi zaletami TMS są:
- Zmniejszenie łącznych kosztów transportu i obsługi spedycyjnej dzięki bardziej wydajnemu planowaniu.
- Natychmiastowy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.
- Skrócenie czasu obsługi jednego zlecenia nawet o kilkadziesiąt procent. TMS integruje w jednym systemie informacje pochodzące z różnych źródeł: od klienta, od przewoźnika, od kierowcy, odbiorcy ładunku.
- Minimalizacja błędów ludzkich i poprawa jakości obsługi klienta.
- Kompleksowe zarządzanie transportem - od momentu przyjęcia zlecenia do jego rozliczenia.

Transport Management System zapewnia nie tylko bieżące wsparcie w codziennej pracy, ale może także służyć jako narzędzie do długoterminowego planowania. Dzięki swojej zdolności do przechowywania i interpretacji danych, firmy mogą otrzymywać szczegółowe raporty dotyczące m.in. wykorzystania taboru, rentowności, jakości pracy spedytorów.
Wyposażenie systemu TMS w moduł monitorowania pojazdów i ładunków pozwala na automatyczne wysyłanie informacji o swoim położeniu i statusie do spedytora oraz bezpośrednio do klienta. Przykładem takiego systemu jest rozwiązanie T-Traco. Dzięki temu firma może zapewnić lepszą jakość obsługi i wyróżnić się na tle konkurencji. Przykładowo klient, który złożył zamówienie, zamiast niejasnej informacji o tym, że jego ładunek jest "w drodze", może otrzymać dokładną informację o położeniu ładunku wraz z precyzyjnie wyliczonym przewidywanym czasem dostawy.
Popularność systemów klasy TMS dostępnych w chmurze ciągle wzrasta. Firmy branży TSL korzystające z tego typu rozwiązań zauważają realne wzrosty przychodów oraz poprawę relacji zarówno z klientami jak i podwykonawcami.