Jak prawidłowo dbać o flotę samochodową?

Flota samochodowa stanowi zasadniczy koszt działalności przedsiębiorstwa. Powód? Firma musi bowiem płacić raty leasingowe związane z zakupem. Jest zobowiązana pokrywać też wydatki wynikające z zakupu paliwa, ubezpieczenia czy serwisowania. Jak prawidłowo dbać o flotę samochodową? Oto zestaw głównych wskazówek dla przedsiębiorców.

Serwis floty samochodowej

Flota samochodowa w firmie często jest elementem niezbędnym do prowadzenia działalności. Za jej sprawą przedstawiciele docierają do klientów oraz istnieje możliwość realizowania dostaw. I aby pojazdy służbowe spełniały te zadania, muszą być utrzymane w dobrym stanie. A to sprawia, że duże znaczenie ma serwis.

Mniejsze floty wymieniające samochody co 3-4 lata na ogół korzystają z usług ASO. Opcja ta jest wybierana także w przypadku, w którym pracownicy nie mają jednej bazy, a wykonują zadania na terenie całego kraju. W przypadku firm transportowych, obsługa flotowa opiera się na innym schemacie. W takiej sytuacji mechanika pojazdowa zazwyczaj jest realizowana bezpośrednio w bazie firmowej. Rozwiązanie to ma szereg zalet. Mechanik samochodowy jest łatwo dostępny, a sam serwis często okazuje się tańszy.

Samochody eksploatowane w ramach floty firmowej muszą jeździć – inaczej przestaną na siebie zarabiać. Serwis generuje jednak koszty.

- Czasami przedsiębiorcy rezygnują więc z usług ASO i decydują się na wybór warsztatów niezależnych, należących np. do sieci Motointegrator.com lub tworzą własne bazy serwisowe. Nawet cena tak podstawowej usługi serwisowej jak wymiana oleju i filtra oleju ma tutaj ogromne znaczenie. Mechanika samochodowa i zaplecze warsztatowe są tworzone na potrzeby przedsiębiorstwa głównie wtedy, gdy mówimy o dużej firmie transportowej - mówi ekspert Motointegrator.com.

Ile kosztuje ubezpieczenie samochodów floty firmowej?

Serwis stanowi pierwszy z kosztów eksploatacji floty firmowej. Drugim jest ubezpieczenie nowego samochodu. Pełen pakiet potrafi kosztować nawet kilka tysięcy złotych. A jeżeli sumę tę przemnożymy przez wszystkie pojazdy należące do firmy, kwota może być liczona w setkach tysięcy złotych. Przedsiębiorcy długo zastanawiali się nad tym, jak obniżyć ubezpieczenie samochodu. Niektórzy z nich doszli do wniosku, że optymalnym rozwiązaniem jest rezygnacja z AC i wybór samego OC.

Optymalizacja pakietu to pierwszy z kroków. Są też inne sposoby na minimalizację wydatków na ubezpieczenie samochodu. Koszty można ciąć, np. zmieniając ubezpieczyciela - zupełnie jak w przypadku aut prywatnych. W takim przypadku odpowiedź na pytanie, ile kosztuje ubezpieczenie samochodów, może brzmieć tak: potrafi być tańsze nawet o kilka do kilkunastu tysięcy złotych. A to kwota niebagatelna w skali całej floty samochodowej.

Czasami pakiet polis jest rozszerzany. Dzieje się tak w przypadku, w którym kupowane jest ubezpieczenie samochodu na wyjazd za granicę. W niektórych krajach poza strefą UE musi ono zawierać np. zieloną kartę lub być doposażone w miejscową polisę OC (tak jest np. w Kosowie).

Na koniec krótka dygresja. Warto pamiętać o tym, że ubezpieczenie floty samochodowej to coś więcej niż koszty. Zarządca musi też na bieżąco sprawdzać i porównywać oferty towarzystw ubezpieczeniowych, aby wybierać te najkorzystniejsze. Kiedyś zarządca floty musiał jeszcze pilnować terminów ubezpieczeń. Jak sprawdzić ubezpieczenie samochodu w obecnych czasach? Już nie trzeba tego robić samemu. Towarzystwa ubezpieczeniowe mają teraz obowiązek poinformować właściciela aut o kończącym się terminie do 14 dni przed końcem obowiązywania polisy OC.

Spalanie paliwa a koszty floty firmowej

Wydatki na zakup benzyny, oleju napędowego czy LPG stanowią jeden z większych kosztów eksploatacji. Dlatego podczas wyboru samochodu do floty tak duże znaczenie ma zużycie paliwa. Przy intensywnym użytkowaniu pojazdu tankowanie potrafi kosztować do kilku tysięcy złotych miesięcznie. A tak duża kwota daje spore pole do popisu dla oszczędności. Wybór bardziej ekonomicznej jednostki napędowej i obniżone spalanie paliwa mogą zatem oznaczać nawet kilka tysięcy złotych oszczędności.

Flota samochodowa to nie tylko środek transportu. To jeden z zasadniczych kosztów w każdej firmie. Spalanie paliwa ma zatem ogromne znaczenie. Jak zarządcy flot sprawdzają je przed zakupem?

- Nie tylko zaglądają do specyfikacji dostarczonych przez producentów, ale przede wszystkim testują auta. Jednym z haseł przewodnich dla testów jest: oblicz zużycie paliwa - mówi ekspert Motointegrator.com.

Jeżeli chodzi o spalanie paliwa i flotę samochodową, znaczenie ma jeszcze jeden czynnik. Zużycie paliwa można obniżać nie tylko poprzez wybór oszczędniejszego silnika. Wpływ mają też nawyki eksploatacyjne. Dbaniem o koszty we flocie samochodowej mogą być zatem szkolenia z zakresu ecodrivingu. Odpowiednia technika jazdy potrafi obniżyć spalanie paliwa o litr do dwóch na dystansie każdych 100 km.

Silnik Diesla

Bez względu na fakt czy flota zdecyduje się na wyposażenie auta w silnik Diesla, czy benzynowy, jej zarządcę interesuje przede wszystkim rzeczywiste zużycie paliwa. Wskaźnik ten jest jednocześnie analizowany. Najpierw flotowcy sprawdzają, ile spali samochód w perspektywie kilkumiesięcznej eksploatacji, a później zastanawiają się nad tym, czy wynik ten da się obniżyć. A dziś zadanie to jest łatwiej wykonać niż kiedykolwiek. Szczególnie że w rękach flot znajdują się zaawansowane systemy telemetryczne. Te analizują dane, ale też przygotowują wskazówki mówiące o tym, jak można obniżyć rzeczywiste zużycie paliwa. Silniki Diesla palą mniej, ale nadają się głównie do eksploatowania w trasie na długich dystansach. Dlatego nie sprawdzą się w każdej flocie.

Koszty utrzymania samochodu - podsumowanie

Koszty utrzymania samochodu – to słowo klucz w przypadku zarządzania flotą aut. Cena zakupu pojazdu to dopiero pierwszy z czynników. Ogromne znaczenie mają też koszty utrzymania. Mowa w tym przypadku o wydatkach związanych z ubezpieczeniem, serwisowaniem, ewentualnymi naprawami, zakupem paliwa czy utratą wartości. Chcąc wyliczyć, ile kosztuje eksploatacja samochodu, zarządca floty dość szybko dotrze do obliczania całkowitego kosztu użytkowania.

Czemu koszty utrzymania mają tak duże znaczenie w przypadku floty samochodowej? Eksploatacja pojazdu w firmie to zapewnienie środka transportu dla pracowników, ale też jedna z ważniejszych pozycji na liście kosztów. Indeksowanie wydatków sprawia, że w sensie fiskalnym przedsiębiorcy w dużej mierze zwraca się eksploatacja samochodu. Koszty te stają się bowiem kosztem prowadzenia działalności. Eksploatacja samochodu pozwala zatem na wykonanie odliczeń VAT-u, a do tego, w zależności od formy zakupu, może stanowić ważny składnik majątku firmy.