Jak wybrać firmę sprzątającą w pandemii?

Panuje przekonanie, że usługi utrzymania czystości to prosta w wykonaniu praca, która nie wymaga specjalistycznej wiedzy, skomplikowanych narzędzi oraz uważnego nadzoru. Czy tak jest faktycznie? W przypadku świadczenia usług dla firm, które składują toksyczne odpady produkcyjne, galerii handlowych, gdzie spotykają się dziesiątki tysięcy ludzi czy nieruchomości, w których trzeba zachować szczególną ostrożność wiedza i procedury, wyniesione ze sprzątania mieszkania, czy nawet małego biura nie zdadzą jednak egzaminu.

Czego należy oczekiwać od firmy sprzątającej?
Pracodawca jest odpowiedzialny za zdrowie swoich pracowników. Od jakości pracy firmy sprzątającej zależy dziś nie tylko ogólne wrażenie klientów i pracowników, ale także ich zdrowie, a w skrajnych przypadkach - życie. Szczególnie jest to istotne w obecnej "nowej normalności", czyli pandemii, spowodowanej wirusem SARS-CoV-2. Przedstawiamy nasze top 5 wymagań, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze firmy sprzątającej:

1. Przeszkolenie pracowników

Jednym z najistotniejszych elementów procesu świadczenia danej usługi jest wiedza pracowników o tym, jak ją wykonywać. Od firmy sprzątającej należy wymagać potwierdzenia odbycia szkoleń przez osoby, które mają realizować pracę w danym obiekcie. Ponadto, w przypadku zastosowania sprzętu specjalistycznego, takiego jak np. roboty czyszczące, wymagane są odpowiednie szkolenia obsługi sprzętu. Gdy usługa wykracza poza standardowe utrzymanie w czystości powierzchni i konieczne jest wykorzystanie specjalistycznych środków chemicznych, należy sprawdzić, czy firma przechowuje i wykorzystuje je zgodnie z wymogami prawa oraz czy zapewnia maksymalną wydajność wykorzystanych materiałów.

- Przy bardziej wymagających usługach czystości firmy oczekują, że będą one realizowane przez zespoły z odpowiednim doświadczeniem, najlepiej popartym właściwym dokumentem - mówi Andrzej Chodacz, Prezes Zarządu Seris Konsalnet Cleaning. - Dla nas i naszych partnerów najlepszym dowodem utrzymywania świadczonych przez nas usług czystości na poziomie spełniającym wszelkie krajowe i europejskie standardy, jest norma jakości ISO 45001:2018. To niezwykle rygorystyczny certyfikat, który wymaga wdrożenia i udokumentowania ścieżki zarządzania bezpieczeństwem pracowników, eliminacji zagrożeń dla ich zdrowia i życia. Co ważne, wymaga on także przeprowadzania szkoleń i testów w formule e-learningu, które wdrożyliśmy w firmie, zaś jeszcze ciekawszą opcją jest system szkoleń "od góry do dołu", podczas którego uczymy tych samych rzeczy zarówno managerów, jak i pracowników najniższego szczebla. Pozwala to lepiej zrozumieć procesy funkcjonujące w firmie oraz wydajniej nimi zarządzać.

2. Odpowiednio dobrane narzędzia i środki

Nawet niewielkie pomieszczenia wymagają znajomości technik sprzątania, umiejętności doboru narzędzi i środków tak, by nie zniszczyć czyszczonej powierzchni. Poprzeczka zostaje zawieszona wyżej, gdy w grę wchodzi zapewnienie czystości w galeriach handlowych, supermarketach czy magazynach, w których są np. przechowywane niebezpieczne substancje. Firma sprzątająca musi się wykazać znajomością odpowiednich technologii (jak np. czyszczenie bez użycia środków chemicznych) i możliwością zastosowania profesjonalnego sprzętu (jak np. robotów czyszczących).

- Użycie odpowiednich technologii i sprzętu jest kluczowe dla zagwarantowania standardów realizacji usług utrzymania czystości. Warto zwłaszcza zwrócić uwagę na nowe technologie zautomatyzowanego czyszczenia, których wdrożenie zapewnia powtarzalność usługi, monitoring i najwyższą wydajność wykorzystania środków czyszczących w stosunku do powierzchni - mówi Andrzej Chodacz. - Okres pandemii i konieczność zagwarantowania w procesach czyszczących skutecznej dezynfekcji, spełnienia restrykcyjnych wymogów sanitarnych, zabezpieczenia pracowników i klientów przebywających w sprzątanych obiektach przed rozprzestrzenianiem się wirusa - pokazują, jak ważny jest odpowiedni dobór środków, technologii i elastyczność branży usług czystości, która musi jak najsprawniej dziś dostosować swój rozwój do tych nagłych zmian.

3. Wiedza o sprzątanym obiekcie i jego wymogach

Zatrudniając firmę sprzątającą należy zwrócić uwagę na to, jak podchodzi ona do wykonania zadania. Czy przedstawia swój pomysł na wdrożenie i wykonanie usługi? Czy przeprowadziła wizję lokalną? Na co zwróciła uwagę? Czy jej przedstawiciele fachowo odpowiadają na pytania? Nie należy ufać obietnicom oraz kultowemu powiedzeniu: "Będzie Pan/Pani zadowolony/a!" - powinno być to sygnałem alarmowym: gdy firma posługuje się sloganami lub okrągłymi stwierdzeniami.

4. Własne procedury bezpieczeństwa

Każda firma ma swoje własne procedury odnośnie reguł bezpieczeństwa i każda podlega w tym zakresie Kodeksowi Pracy i aktualnym przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy - zwłaszcza dotyczy to branży usług czystości! Przy prześwietlaniu firmy warto sprawdzić, w jaki sposób firma w procedurach i praktyce wdraża przestrzeganie norm BHP. Jest to szczególnie istotne przy pracy z zagrożeniem epidemicznym lub biologicznym, w pracach wykonywanych na wysokościach, przy czyszczeniu pomieszczeń, w których przechowywane są niebezpieczne substancje oraz w pracy z wykorzystaniem specjalistycznych technik (takich jak np. piaskowanie czy ozonowanie).

- Najważniejsze zawsze jest bezpieczeństwo pracowników - mówi Andrzej Chodacz. - Firma dbająca o swoich pracowników, o ich bezpieczeństwo i komfort pracy, dba także o jakość świadczonych usług. Przy wyborze swoich dostawców zawsze zwracamy na to uwagę, a przy rozmowach z kontrahentami - niepytani - dostarczamy w tym zakresie wszelkie potrzebne informacje. Uważam to za standard rynkowy, do którego powinna dążyć cała branża.

5. Wiarygodny system monitorowania pracy i rozliczeń

Rozliczenia z wykonanej pracy to często drażliwy temat między firmami. Pozorna wymierność tej pracy sprzyja nadużyciom. Dlaczego pozorna? Dane pomieszczenie może być posprzątane profesjonalnie, zgodnie z umową lub tylko powierzchownie. Firma lub nieuczciwy pracownik może użyć tańszych środków chemicznych bądź zastosować je w takim stężeniu, które nie gwarantuje odpowiedniego efektu czystości lub dezynfekcji. Pracownicy mogą używać niewłaściwych maszyn czy urządzeń lub oczyścić mniej powierzchni i realizować usługę rzadziej, niż zostało to zadeklarowane w kontrakcie. Dlatego szczególnie ważny jest monitoring wykonywanej pracy oraz jasny i oparty na obiektywnych danych system rozliczeń za wykonaną pracę.

- W branży usług sprzątających od dawna mamy do czynienia z sytuacjami, gdy klient podchodzi nieufnie do prezentowanych przez nas planów harmonogramów sprzątania bądź kosztów, co wynika z jego złych doświadczeń rynkowych - mówi Andrzej Chodacz. - Właśnie dlatego rozpoczęliśmy rewolucję technologiczną, zaczęliśmy świadczyć usługi za pomocą autonomicznych robotów i wdrożyliśmy internetową platformę Q Eye, która monitoruje czas pracy pracownika sprzątającego. Raport z platformy jest obiektywny i klient dokładnie wie, za co płaci.
Wszelkie obietnice usługodawcy warto sprawdzić - czy mają oparcie w obiektywnych standardach jakości, zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, zarządzaniu środowiskowym. Temu służą certyfikaty ISO - dodaje Andrzej Chodacz.

Dlaczego ISO w branży czystości?
ISO International Organization for Standardization. Jest to nazwa międzynarodowej organizacji zajmującej się opracowaniem ustandaryzowanych międzynarodowo norm jakości. ISO pochodzi od greckiego słowa "isos" oznaczającego "równość". Głównym zadaniem certyfikacji ISO jest zapewnienie spójności w sposobie działania firm z całego świata, zapewniając klientom najwyższą jakość usług i produktów. Normy, o których mowa dotyczą praktycznie każdej dziedziny. Międzynarodowa organizacja ISO tworzona jest przez niezależnych członków - po jednym z każdego państwa. Polska w ISO reprezentowana jest przez Polski Komitet Normalizacyjny. Ważne jest, że ISO to organizacja niezależna, nie podlegająca wpływom przedsiębiorców, korporacji czy rządu.

Czy posiadanie ISO jest potrzebne?
Posiadanie i wdrażanie certyfikatu ISO przynosi wiele korzyści. Niewątpliwie certyfikat ISO potwierdza wysoką jakość produktów lub usług. Klienci podchodzą do firmy posiadającej ISO z większym zaufaniem, widząc ją jako bardziej wiarygodną i profesjonalną. Dlaczego tak jest? Posiadanie przez przedsiębiorstwo certyfikatu ISO daje pewność, że ktoś wcześniej sprawdził jakość oferowanych przez nią usług lub produktów. W związku z tym minimalizujemy ryzyko rozczarowania się produktem. Posiadanie certyfikatu ISO świadczy o dojrzałości i profesjonalizmie organizacji. Określa również powtarzalność procesów i porządkuje ład korporacyjny. Jest koniecznym warunkiem analizowanym często przez klientów w trakcie przetargów.
Certyfikacja ISO przynosi również korzyści wewnętrzne dla firmy. Jego wdrożenie wymaga licznych szkoleń dla kadry zarządzającej oraz pracowników. Wykonywanie obowiązków zgodnie z określonymi normami i standardami powoduje większe zaangażowanie w pracę samych pracowników. To z pewnością wpływa pozytywnie na rozwój firmy. Podczas przygotowań do certyfikacji zwraca się dużą uwagę na poprawę komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa i usprawnienie procesów decyzyjnych, co ma bezpośrednie przełożenie na wzrost skuteczności firm, którym zostaje nadana certyfikacja ISO w danym obszarze.

Grupa Seris Konsalnet, w skład której wchodzi Seris Konsalnet Cleaning posiada aż 22 certyfikaty branżowe. Są to m.in:
- ISO 9001 - System Zarządzania Jakością
- ISO 14001 - System Zarządzania Środowiskowego
- ISO 18001 - System Zarządzania BHP
- ISO 27001 - System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
- ISO 22301 - System Zarządzania Ciągłością Działania
- NCAGE-NATO - Commercial Entity 2021H
- AQAP 2110 - System Zarządzania jakością wymagania NATO
- PN-N 18001 - System Zarządzania BHP
- OHSAS 18001 - System Zarządzania BHP
- ISO 26000 - System Zgodności Standardów CSR
- ISO 37001 - System Zarządzania Działaniami Antykorupcyjnymi
- ISO 45001 - System Zarządzania BHP

Andrzej Chodacz
Andrzej Chodacz jest prezesem Seris Konsalnet Cleaning od listopada 2020 r. Wcześniej kierował spółką Seris Klinet. Jest odpowiedzialny za całokształt pracy spółki oraz linii biznesowej cleaning. Doświadczenie w zarządzaniu zdobywał w wielu branżach rynku, sprawując funkcje zarządcze m.in. w Orange, AmeriGas, GASPOL, w których odpowiadał za obszary sprzedaży, marketingu, komunikacji, transformacji, rozwoju, w tym za przejęcia i akwizycje. Absolwent studiów MBA.

O firmie Seris Konsalnet Cleaning
Seris Konsalnet Cleaning to specjalistyczna firma świadcząca usługi utrzymania czystości w branży B2B. Oferuje kompleksowe usługi porządkowe dla pomieszczeń biurowych, hal produkcyjnych, przemysłu, powierzchni magazynowych, sklepów i supermarketów, kompleksów rekreacyjnych, placówek służby zdrowia, obiektów administracji publicznej. Marka stawia na innowacje, w które inwestuje w trzech kluczowych liniach usług: Q BOT (automatyzacja i robotyzacja usług sprzątających); Q EYE (nowoczesne systemy monitorowania usług utrzymania czystości) oraz Q EKO (odpowiedzialne środowiskowo i ekologicznie rozwiązania dla branży sprzątającej). Mocną cechą marki jest także otwarte i partnerskie podejście do współpracy z klientem biznesowym: wykwalifikowani technologowie dobierają odpowiednie środki czystości i sprzęt na podstawie oględzin obiektu oraz sugerują zakres i harmonogram usług odpowiadających indywidualnym potrzebom Klienta. Seris Konsalnet Cleaning powstała w wyniku konsolidacji spółek Seris Klinet i Seris As Pak. Jest częścią międzynarodowej Grupy Kapitałowej Seris. Ambicją Seris Konsalnet Cleaning jest wdrożenie na polskim rynku w obszarze usług sprzątających dla B2B filozofii Cleaning 4.0.