Robotyzacja procesów jako ważny element automatyzacji w logistyce

Dlaczego RPA?
RPA (Robotic Process Automation) to technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych z wykorzystaniem programów komputerowych (robotów). Przez proces biznesowy rozumiemy tu zestaw działań o charakterze mierzalnym, oparty na jasnych regułach, mający określoną kolejność i zaprojektowany w celu dostarczania konkretnego rezultatu. Robot natomiast, to oprogramowanie automatyzujące określone czynności wykonywane przez człowieka (wiernie je odtwarzające na poziomie interfejsu użytkownika bądź w tle) w trakcie realizacji danego procesu biznesowego.

Skuteczność i korzyści płynące z wdrożenia robota można rozpatrywać w różnych aspektach. Kryteria oceny powinny być opracowywane osobno dla każdego projektu. Bardzo często wykorzystywanym wskaźnikiem jest ilość uwolnionych godzin, czyli czas, który pracownik musiałby poświęcić na wykonanie danej czynności, a który może obecnie przeznaczyć na realizację innych zadań. Innym elementem może być poprawa szybkości realizacji danego procesu lub jego elementu, czy też eliminacja błędów wynikających często z ograniczonej dostępności czasowej pracownika, który w natłoku zadań do realizacji może coś przeoczyć, źle skopiować i wkleić, nieprawidłowo przeliczyć itd. Firma FM Logistic CE zauważyła, że po wdrożeniu robota do automatycznej korekty zamówień dla jednego z klientów, proces odbywa się 5 razy szybciej, niż gdy robił to człowiek.

Zalety płynące z zastosowania RPA nie ograniczają się jednak tylko do wskaźników, a są znacznie szersze i wpływają na całą organizację. Zaliczają się do nich m.in.:
- zwiększenie kreatywności pracowników poprzez odciążenie ich od nudnych, żmudnych, powtarzalnych czynności,
- polepszenie komfortu ich pracy np. poprzez brak konieczności nadgodzin (roboty mogą pracować 24 godziny na dobę),
- usprawnienie procesów poprzez likwidację tzw. wąskich gardeł,
- obniżenie kosztów wykonywania procesów,
- zwiększenie zadowolenia klientów.

W wielu organizacjach RPA jest też przyczynkiem do standaryzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Jest to rozwiązanie szybko dostępne, czas wdrożenia robota średnio wynosi ok. 1 miesiąca. Decydując się na RPA, zazwyczaj nie ma też potrzeby znaczącej ingerencji w istniejącą infrastrukturę informatyczną, co z kolei obniża koszty. Przede wszystkim jednak RPA to dla operatora logistycznego ważny element budowania przewagi konkurencyjnej, oferowanie klientom usług dodanych, budowanie kompetencji i kultury automatyzacji w firmie.

Od czego zacząć?
Procesy z potencjałem do robotyzacji powinny spełniać określone kryteria, np. muszą być są ustandaryzowane, nie wymagają dużych modyfikacji w dłuższej perspektywie czasu, są powtarzalne, często realizowane, przetwarzające dane wejściowe ustrukturyzowane w postaci cyfrowej, z małą liczbą wyjątków, w miarę proste. Można także skupić się na procesach najbardziej problematycznych, czyli takich, gdzie występuje najwięcej niezgodności wynikających z błędów ludzkich. Liczba tego typu procesów jest zazwyczaj bardzo długa, dlatego warto zacząć od przeglądu i analizy angażując działy operacyjne w przedsiębiorstwie. Kolejnym etapem jest mapowanie procesów w celu ich uporządkowania i eliminacji zbędnych kroków, a następnie wytypowania tych z potencjałem do robotyzacji. Ten element powinien bowiem pojawić się po maksymalnej optymalizacji procesu manualnego.

Zazwyczaj w pierwszej kolejności automatyzowane są procesy z obszaru finansów, gdyż tam występuje duża schematyczność i łatwo o wymierne korzyści. Pierwszy wdrożony w firmie FM Logistic CE robot automatyzuje procesy finansowe i ma za zadanie nakładać lub zwalniać blokady płatnicze dla dostawców. Są też rozwiązania sprawdzające zobowiązania i należności, a następnie tworzące kompensaty, wynikiem czego jest plik płatności, który należy przesłać do serwisu internetowego banku. Jeszcze inny robot wykorzystujący oprogramowanie OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków) digitalizuje faktury i tworzy listy dostawców w systemie klasy ERP.

W FM Logistic CE projekt robotyzacji procesów rozpoczęto w 2018 i do dziś jest z sukcesem kontynuowany. Obecnie technologia RPA wykorzystywana jest w firmie m.in. jako element usprawnienia takich procesów jak np. powiązanie faktur z zamówieniem magazynowym lub zleceniem transportu, zamawianie i awizacja transportu, przygotowywanie zamówień do pickingu, uzupełnienie statusów zamówień online, weryfikacja wartości, raportowanie, itp. Aktualnie operator pracuje nad około 30 projektami, a do końca 2022 roku chce zrobotyzować ⅓ procesów back office. Jednocześnie szkoleni są pracownicy, w tym kierownicy operacyjni i opiekunowie klientów, aby uwrażliwić ich na planowanie obsługi administracyjnej w kierunku RPA oraz projektowanie zoptymalizowanych usług mających potencjał do robotyzacji. W ten sposób usprawniany jest cały łańcuch dostaw.

Autor artykułu: Maciej Dębiec IT Director, FM Logistic Central Europe