Koniec z fakturami w PDF? Obowiązują nowe regulacje w obszarze e-fakturowania

Są drogie w obsłudze, często zawierają błędy i zwiększają ryzyko finansowych wyłudzeń - z tego powodu faktury papierowe, a także te przesyłane w postaci pliku PDF, mają być w UE stopniowo zastępowane przez faktury automatyczne. Komisja Europejska chce w ten sposób m.in. ustandaryzować metodę wymiany i dokumentowania rozliczeń w Unii oraz uszczelnić system podatkowy.

Kilkaset podmiotów
Od 18 kwietnia polska administracja ma obowiązek przyjmowania od dostawców towarów i wykonawców zamówień publicznych faktur w jednolitym, europejskim standardzie.

- To duża zmiana, która w długofalowej perspektywie może wpłynąć na popularyzację automatycznych faktur wśród przedsiębiorców i wyeliminowanie problemów wynikających z przetwarzania faktur papierowych lub tych przesyłanych w plikach PDF. Mam tu na myśli zmniejszenie opóźnień w płatnościach, wyeliminowanie błędów czy obniżenie kosztów obsługi przetwarzania faktur - komentuje Tomasz Kuciel, prezes zarządu firmy Edison, będącej członkiem konsorcjum PEF Expert, które na zlecenie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii przygotowało Platformę Elektronicznego Fakturowania.

Pośredniczy ona w bezpłatnej wymianie automatycznych e-faktur pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a administracją publiczną. Umożliwia także składanie zamówień, awizowanie dostaw, potwierdzanie ich odbioru, a także wystawianie faktur korygujących i not księgowych - także za granicę.

- Faktury automatyczne można wysyłać za pośrednictwem strony WWW lub aplikacji. Można też zintegrować platformę z własnymi systemami IT - tłumaczy Tomasz Kuciel z PEF Expert.

Na razie powyżej 30 tys. Euro
Nowe przepisy o e-fakturach dotyczą wszystkich podmiotów, które realizują zamówienia publiczne w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane i usługi. W praktyce oznacza to, że obowiązkiem przyjmowania automatycznych faktur są objęte m.in.: organy władzy publicznej wszystkich szczebli, w tym jednostki samorządu terytorialnego, urzędy, państwowe szkoły i uczelnie oraz placówki medyczne. Regulacje dotyczą na razie zamówień o wartości powyżej 30 000 Euro. Od 1.08. br. zamawiający będzie miał jednak obowiązek przyjmować także automatyczne faktury na kwotę poniżej 30 000 Euro. Oczywiście oba te przypadki dotyczą zamówień publicznych wszczętych po 18 kwietnia 2019. Co istotne, decyzja o wystawieniu jednolitej e-faktury należy tylko do dostawcy (wykonawcy), gdyż w przypadku zamówień publicznych nie jest już wymagana zgoda nabywców na wystawianie faktur elektronicznych.

- To kolejny krok w stronę informatyzacji państwa. Chcielibyśmy, aby z nowego rozwiązania korzystała nie tylko strona publiczna, która jest do tego prawnie zobowiązana, ale również biznes. Kolejnym krokiem będzie wymiana faktur między przedsiębiorcami, a następnym w relacjach biznes-klient - mówiła podczas prezentacji portalu Jadwiga Emilewicz, minister przedsiębiorczości i technologii.

Zastosowanie ustrukturyzowanych e-faktur sprawia, że dokumenty handlowe wymieniane są automatycznie, a po stronie człowieka jest wyłącznie ich akceptacja. Szacuje się, że wdrożenie takiego systemu zmniejsza koszty obsługi zamówień i fakturowania nawet o 60-80%.
Rejestracji i wymiany dokumentów można dokonywać na stronie https://brokerpefexpert.efaktura.gov.pl/. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.