Wirtualna karta zamiast gotówki

- Wdrożenie płatności bezgotówkowych może przynieść firmie oszczędność czasu i  pieniędzy - mówi Paweł Kałudow, dyrektor sprzedaży Diners Club Polska.

   Dziś aż 80 proc. polskich przedsiębiorstw opłaca delegacje gotówką - wynika z badania Diners Club Polska zrealizowanego przez Instytutu Badań Rynkowych i Społecznych. Służbową kartę i możliwości jakie daje ona w podróży docenia 10 proc. przedstawicieli sektora MŚP. Z kart firmowych korzysta 20 proc. małych i 17 proc. średnich przedsiębiorstw.  

- Przywiązanie polskich przedsiębiorców do gotówki może dziwić, zwłaszcza, że płatności bezgotówkowa zapewnia znacznie większe bezpieczeństwo. Oprócz tradycyjnych kart plastikowych dla firm dostępne są także karty wirtualne, które pozwalają dokonywać płatności, nie posiadając karty fizycznie w portfelu - mówi Paweł Kałudow.

   Wirtualne karty mogą służyć do pokrycia wybranych firmowych wydatków. Ich atutem jest to, że nie muszą być przypisane konkretnej osobie. Dzięki temu firma, której działalność wiąże się np. z wyjazdami zagranicznymi może za pomocą jednego konta opłacić delegacje wszystkich pracowników - kupować bilety lub dokonywać rezerwacji hotelowych, a przedsiębiorstwo transportowe - pokrywać koszty opłat drogowych dla całej floty. Niespersonalizowane karty to także idealne rozwiązanie przy większych płatnościach np. dużych zamówieniach biurowych. 

- Na koniec okresu rozliczeniowego przedsiębiorstwo dostaje zbiorczą fakturę i może opłacić należności związane z wszystkimi wyjazdami jednym przelewem - mówi Paweł Kałudow.

   Odroczony termin spłaty konta pomaga natomiast w zachowaniu płynności finansowej organizacji - szczególnie w branżach, gdzie przepływy pieniężne od kontrahentów spływają z opóźnieniem. Dzięki temu koszty delegacji można opłacić dopiero z zysków jakie przyniosła. Wirtualna karta to także łatwiejsze rozliczenia i większe bezpieczeństwo dokonywanych transakcji. Konto karty nie jest powiązane z podstawowym rachunkiem firmy. Osoba odpowiedzialna za finanse ustala na karcie kategorie wydatków i limity. Dzięki temu dokonywanie nieautoryzowanych transakcji jest niemożliwe.
   Warto pamiętać, że karta firmowa dedykowana podróżom służbowym może oferować nie tylko obsługę wydatków, ale zawierać też dodatkowe funkcje. Jedną z nich jest ubezpieczenie w podróży zagranicznej powiązane z samą kartą. Dzięki temu każdy pracownik w delegacji może zostać objęty taką ochroną, nawet do 1 mln zł. W tym samym pakiecie powinno być zawarte także ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, assistance, zwrot kosztów leczenia czy zakupu leków.