Rezerwacja konferencji on-line

Firma HRS wprowadziła na polski rynek usługę rezerwacji konferencji, spotkania lub seminarium przez Internet.  Zaoferowane przez HRS narzędzie do bezpośredniego rezerwowania konferencji pozwala zarezerwować on-line sale konferencyjne wraz z wyposażeniem i pokoje dla uczestników spotkań, po aktualnych cenach.  Trzeba jedynie sprecyzować swoje wymagania i na ich podstawie można wybrać te hotele, które je spełniają, porównać, po czym dokonać rezerwacji on-line w jednym z nich.

80 procent wszystkich konferencji i seminariów to imprezy zajmujące od 10 do 20 pomieszczeń łącznie z salami konferencyjnymi. To właśnie w ten segment rynku celuje HRS ze swoim nowym narzędziem. Imprezę można zarezerwować w 3 krokach, co zasadniczo skraca cały proces i redukuje związane z nim koszty.

Korzyści odniosą zarówno klienci, jak i same hotele, głównie poprzez wzrost obrotów, ponieważ konferencje bardzo często wiążą się z rezerwowaniem pokojów hotelowych. Równocześnie uproszczenie całego procesu pozwala im zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. W przypadku hoteli posiadających rozbudowaną infrastrukturę konferencyjną może to oznaczać zaoszczędzenie nawet do ośmiu godzin pracy dziennie. Oprócz korzyści, jakie dzięki tej usłudze zyskują klienci, jest to także interesująca innowacja dla sieci hotelowych.

Obecnie w systemie HRS znajduje się ponad 32000 hoteli konferencyjnych na całym świecie. Do końca roku połowa z nich powinna zostać zintegrowana w ramach narzędzia, umożliwiającego rezerwację konferencji on-line.

Bezpośrednie rezerwowanie konferencji jest bardzo proste: na stronie http://www.hrs.pl/ należy przejść do sekcji „Konferencje”. Następnie wybrać miejsce, datę i kategorię hotelu, a także dodatkowe kryteria, takie jak „hotel miejski”, czy też odległości hotelu od dworca kolejowego/lotniska/przystanków transportu publicznego, podać liczbę uczestników, budżet konferencji w przeliczeniu na osobę i na pokój. Na następnej stronie należy  określić wymagania w zakresie rozstawienia stołów, wyposażenia oraz maksymalny budżet konferencji. Po wykonaniu tych czynności wyświetli się lista hoteli, które spełniają podane kryteria.

Serwis wyświetla również takie dane, jak lokalizacja hotelu, zdjęcia, szczegółowe informacje o pokojach oraz maksymalnie 30 pomieszczeniach konferencyjnych, co może się okazać niezwykle pomocne. HRS ustanawia nowy standard usługowy, definiując w jego ramach warunki kaucji i anulowania rezerwacji, jak również elementy konferencyjnej oferty. Rezerwując imprezę, można zamówić dodatkowe usługi, np. wynajęcie projektora. Jeżeli hotel odpowiada klientowi, wówczas ten ostatni może go natychmiast zarezerwować.