Rozliczanie czasu pracy kierowców – ogólne zasady

Dlaczego prawidłowe rozliczanie czasu pracy kierowców jest ważne?

Rozliczenie czasu pracy kierowców odgrywa kluczową rolę w kilku aspektach:

• Zgodność z przepisami – Przestrzeganie przepisów regulujących czas pracy kierowców jest obowiązkowe i ma na celu zapewnienie zgodności z prawem pracy oraz uniknięcie kar. Czas pracy kierowców jest regulowany przez przepisy krajowe oraz unijne, takie jak Rozporządzenie (WE) nr 561/2006. Przepisy te określają maksymalne dzienne i tygodniowe limity jazdy, przerwy oraz okresy odpoczynku. Przestrzeganie tych regulacji jest weryfikowane podczas kontroli drogowych.
• Bezpieczeństwo na drodze – Prawidłowe rozliczanie czasu pracy minimalizuje ryzyko wypadków wynikających z przemęczenia kierowców. Zmęczenie kierowców jest jedną z głównych przyczyn wypadków drogowych; wg badań AAA Foundation for Traffic Safety odpowiada nawet za 20% wszystkich wypadków na drogach. Zapewnienie odpowiedniej liczby przerw i odpoczynków w harmonogramie pracy kierowców pozwala na utrzymanie ich w dobrej kondycji fizycznej i psychicznej, co bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo podczas prowadzenia pojazdu.
• Optymalizacja kosztów transportu – Efektywne zarządzanie przerwami i odpoczynkami wpływa na produktywność kierowców, a tym samym na koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Przerwy zaplanowane w strategicznych punktach trasy pozwalają na maksymalne wykorzystanie czasu jazdy i minimalizację przestojów.
• Komfort pracy kierowców – odpowiednie rozliczanie czasu pracy, w tym zapewnienie wystarczającej liczby przerw i odpoczynków, wpływa pozytywnie na relacje pomiędzy pracownikami a pracodawcą. Zadowoleni kierowcy są bardziej zaangażowani i skłonni do dłuższej współpracy.

Jak jest liczony czas pracy kierowcy?

Definicja czasu pracy kierowcy: Czas pracy kierowcy to nie tylko okres spędzony za kierownicą, ale także inne obowiązki, takie jak załadunek, rozładunek, przegląd techniczny pojazdu oraz okresy gotowości bądź inne prace związane z transportem.

Zasady liczenia czasu jazdy:

• Dzienny limit – Kierowca może prowadzić pojazd maksymalnie przez 9 godzin dziennie. Limit ten można wydłużyć do 10 godzin, ale nie częściej niż dwa razy w tygodniu.
• Tygodniowy limit – Maksymalny czas jazdy w tygodniu wynosi 56 godzin, a dwutygodniowy limit nie może przekroczyć 90 godzin.
• Przerwy i odpoczynki w ciągu doby – Po 4,5 godzinach jazdy kierowca musi odbyć co najmniej 45-minutową przerwę. Można ją podzielić na dwie części: pierwsza trwającą minimum 15 minut i druga minimum 30 minut. Dobowy odpoczynek wynosi minimum 11 godzin (można go jednak skrócić do 9 godzin trzy razy między dwoma tygodniowymi odpoczynkami).
• Odpoczynki tygodniowe – przepisy regulują także okresy odpoczynku kierowcy przypadające na tydzień pracy. Regularny tygodniowy czas odpoczynku kierowcy powinien trwać co najmniej 45 godzin. Kierowca ma prawo go skrócić, jednak do nie mniej niż 24 godzin. Co więcej, każdy skrócony tygodniowy okres odpoczynku musi być zrekompensowany równoważnym okresem odpoczynku, który należy wykorzystać w całości przed końcem trzeciego tygodnia następującego po danym tygodniu.

Rejestracja czasu jazdy, przerw i odpoczynków jest dokonywana za pomocą tachografów, które stanowią obowiązkowe wyposażenie pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej (dmc) powyżej 3,5 tony. Dane z tych urządzeń muszą być regularnie analizowane i archiwizowane. Tachografy odgrywają kluczową rolę w monitorowaniu i przestrzeganiu czasu pracy kierowców. Dzięki tachografom zarówno sami kierowcy, jak i ich pracodawcy dysponują dokładnymi zapisami czasu pracy, co pozwala na bieżąco kontrolować zgodność z obowiązującymi przepisami. Tachografy cyfrowe, wprowadzone jako obowiązkowe w nowych pojazdach od 2006 roku, rejestrują dane w formie elektronicznej, co ułatwia ich analizę i archiwizację. Regularne odczytywanie i analiza danych z tachografów pozwala na identyfikację potencjalnych przekroczeń czasu jazdy czy nieprzestrzegania obowiązkowych przerw i odpoczynków. Tym samym tachografy przyczyniają się do zwiększenia bezpieczeństwa na drogach, minimalizując ryzyko wypadków spowodowanych przemęczeniem. Ponadto, tachografy są niezbędnym narzędziem podczas kontroli przeprowadzanych przez inspekcje pracy oraz służby transportowe. W myśl przepisów obowiązujących od końca 2024 roku dane z tachografów należy przechowywać przez minimum 56 dni.

Realizujesz transport ekspresowy i szukasz ładunków na busy? Zajrzyj tutaj: https://www.timocom.pl/serwis/gielda-transportowa/busy

Kto może rozliczać czas pracy kierowcy?

Zgodnie z przepisami do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego kierowcy zobowiązany jest pracodawca. To pracodawca ponosi odpowiedzialność za zgodność rozliczeń z przepisami. Właściciel firmy może także zlecić prowadzenie ewidencji wykwalifikowanemu pracownikowi. Możliwe jest również skorzystanie z usług zewnętrznej firmy specjalizującej się w rozliczaniu czasu pracy kierowców (outsourcing).

Jak rozliczyć czas pracy kierowcy?

Rozliczenie czasu pracy kierowców wymaga znajomości przepisów z zakresu kodeksu pracy, transportu drogowego oraz regulacji podatkowych.

Istotnym aspektem są zmiany wynikające z pakietu mobilności, a w szczególności nowelizacja z maja 2022 roku, która zmieniła zasady dotyczące rozliczania pracy w kontekście transportu międzynarodowego. Zmiany te wyeliminowały traktowanie transportu międzynarodowego jako podróży służbowej, co znacząco wpływa na sposób rozliczania kosztów związanych z tym sposobem pracy. Co więcej, zniesiona została możliwość wypłaty diet w transporcie międzynarodowym, co wcześniej było powszechną praktyką.

Aby prawidłowo rozliczyć czas pracy kierowcy, niezbędna jest szczegółowa analiza czasu pracy oraz uwzględnienie wszystkich działań wykonywanych przez kierowców. Proces ten wymaga szczegółowego zapisywania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej od 21:00 do 7:00), a także ewidencjonowania liczby nadgodzin przekraczających standardowe 40 godzin tygodniowo. Ważne jest również prowadzenie dokumentacji dotyczącej dni wolnych, godzin dyżuru oraz wszelkich zwolnień z pracy.

Co ważne, zgodnie z art. 6 ustawy o czasie pracy kierowców, czas pracy kierowcy obejmuje nie tylko samo prowadzenie pojazdu, ale także szereg innych czynności, takich jak:

• załadunek i rozładunek towarów,
• nadzór nad załadunkiem i rozładunkiem,
• pomoc pasażerom wsiadającym oraz wysiadającym z pojazdu,
• czynności spedycyjne,
• codzienne utrzymanie pojazdów i naczep,
• wykonywanie zadań służbowych lub zapewnianie bezpieczeństwa osób, pojazdu i towarów,
• czynności administracyjne,
• utrzymanie w czystości i wykonywanie czynności związanych z eksploatacją pojazdu.

Okres gotowości do pracy, w tym czas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, także jest uwzględniany w czasie pracy kierowcy.

Więcej informacji na temat rozliczania czasu pracy kierowcy zgodnie z pakietem mobilności znajdziesz tutaj: https://www.timocom.pl/newsroom/seria-deep-dive-czas-pracy-kierowcy-w-pakiecie-mobilnosci-cz-1-391896

Jakich błędów unikać przy rozliczaniu czasu pracy kierowców?

Najczęstsze błędy obejmują:

• Brak regularnego odczytu danych z tachografów.
• Nieprawidłowe dokumentowanie przerw i odpoczynków.
• Ignorowanie maksymalnych limitów czasu jazdy.
• Niewłaściwe obliczanie dziennych i tygodniowych odpoczynków.
• Błędne zapisywanie okresów gotowości.
• Zbyt długie przechowywanie danych z tachografów.
• Brak odpowiedniego szkolenia dla kierowców.
• Niezgodność rozliczeń z obowiązującymi przepisami.
• Brak monitorowania zmian w przepisach.
• Nieprowadzenie regularnych audytów rozliczeń.

Kary za przekroczenie czasu pracy kierowców

Za naruszenie przepisów dotyczących czasu pracy kierowców przewidziane są kary finansowe, które mogą być nałożone na kierowców oraz przedsiębiorców. Warto zapoznać się z taryfikatorem zawartym w aktach prawnych, aby być świadomym ryzyka i odpowiednio zarządzać czasem pracy kierowców.

Regularne audyty i systematyczne monitorowanie przepisów mogą pomóc w uniknięciu tych kar.